行政采购与费用申请双面审查标准流程.docVIP

行政采购与费用申请双面审查标准流程工具指南

一、适用工作场景与范围

本流程适用于企业内部所有行政类采购事项（如办公用品、固定资产、服务外包等）及员工费用申请事项（如差旅费、会议费、业务招待费等），旨在通过标准化双面审查机制，保证采购与费用的真实性、合规性、合理性及预算匹配度，防范管理风险，提升资源使用效率。适用于各部门发起的常规采购及费用申请，特殊情况（如紧急采购）需在流程中注明并简化部分环节，但核心审查要点不得缺失。

二、标准化操作流程详解

（一）申请发起：需求确认与材料准备

责任主体：申请人（部门经办人）

操作内容：

明确需求：申请人根据部门工作需要，确认采购物品/服务的具体规格、数量、用途或费用支出的具体事由、标准，保证需求与工作目标直接相关。

准备材料：

采购类：《采购需求申请表》（含物品/服务名称、规格、预估单价、数量、预算金额、供应商推荐理由等）、3家以上供应商报价单（若为公开招标采购）、相关技术参数说明（如设备采购需提供配置要求）。

费用类：《费用申请表》（含支出事由、时间地点、参与人员、金额明细、预算科目）、原始凭证（如行程单、会议通知、服务验收单，电子凭证需打印并签字确认）。

内部初审：申请人将材料提交至部门负责人，确认需求必要性及部门预算额度，部门负责人在《采购/费用申请初审表》中签字同意后，流转至审查小组。

（二）双面审查：采购与费用专项审核

责任主体：审查小组（由行政部、财务部、需求部门负责人组成，必要时邀请法务部参与）

操作内容：

1.行政采购专项审查

需求真实性审查：核对《采购需求申请表》与部门工作计划、年度预算的匹配度，确认是否存在“虚假采购”“超预算采购”或“非必要采购”（如重复采购同类物资）。

供应商合规性审查：核查供应商资质（营业执照、相关行业许可证、经营授权书等），保证供应商具备合法经营资格；若为长期合作供应商，需核对历史合作评价记录；若为新供应商，需通过“信用中国”等官方渠道核实无失信记录。

价格合理性审查：对比3家以上供应商报价，结合市场行情（参考近期采购价格、行业平均价格）判断预估单价是否合理；若单价偏离市场均价超过10%，要求申请人提供书面说明并补充比价材料。

流程合规性审查：确认采购方式是否符合公司规定（如单项金额5000元以下采用询价采购，5000-50000元采用竞争性谈判，50000元以上采用公开招标），审批流程是否完整。

2.费用申请专项审查

支出必要性审查：核对费用事由与工作任务的关联性（如差旅费需附出差审批单、会议费需附会议通知），确认是否存在“与工作无关的费用”“超标准支出”（如住宿费超出公司规定的地区限额）。

预算匹配度审查：核对申请金额是否在部门年度预算额度内，预算科目使用是否正确（如“业务招待费”不得挤占“办公费”预算）。

原始凭证合规性审查：核查原始凭证的真实性、完整性（如行程单需含往返时间、交通方式，会议通知需含时间、地点、参会人员），凭证抬头、金额、日期等信息是否准确无误，电子凭证是否经申请人签字确认。

标准符合性审查：对照公司《费用管理办法》，确认支出标准是否合规（如市内交通费凭票据实报销，每日限额50元；招待费需提前申请并明确招待对象、事由）。

（三）复核审批：结果确认与授权

责任主体：分管领导、总经理（或授权审批人）

操作内容：

审查小组汇总双面审查意见，形成《审查结果汇总表》，明确“同意”“补充材料后同意”“不同意”三种结论，并说明具体理由。

分管领导根据审查意见，对金额较小（如采购金额≤10000元、费用金额≤5000元）的事项进行复核审批，直接在《审批表》中签字确认。

重大事项（如采购金额＞10000元、费用金额＞5000元，或涉及核心业务、高风险领域）需提交总经理审批，总经理重点审查战略匹配度、预算影响及风险控制点，审批通过后生效。

（四）结果反馈与执行

责任主体：行政部、财务部、申请人

操作内容：

审批通过后，行政部向申请人反馈结果，同步《审批确认单》，明确采购执行计划（如供应商对接、交付时间）或费用报销流程（如提交凭证至财务部）。

采购类事项由行政部负责与供应商签订合同、跟进交付，需求部门参与验收，验收合格后在《采购验收单》上签字确认。

费用类事项由申请人凭审批通过的《费用申请表》及原始凭证至财务部报销，财务部在5个工作日内完成审核并支付款项。

（五）归档管理：资料留存与复盘

责任主体：行政部、财务部

操作内容：

行政部负责采购类资料的归档（含申请表、审查表、合同、验收单、供应商报价等），按“年度+部门+采购类型”分类编号，保存期限不少于3年。

财务部负责费用类资料的归档（含申请表、审查表、原始凭证、报销单等），按“年度+月份+费用类型”分类编号，保存期限符合会计档案管理规定。

每季度末，审查小组组织复盘会议，分析采购与费用申请中的