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供应链管理采购流程标准化操作模板

一、适用场景与范围

二、标准化操作流程详解

1.需求确认与提报

操作主体：需求部门、采购部门

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目需求、日常运营等），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、用途说明、期望交付日期及预算金额。

需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，保证符合部门预算及企业发展规划。

采购部门收到需求表后，对采购内容（如是否属于集中采购目录、是否涉及特殊资质要求）进行初步审核，与需求部门确认需求的准确性和可执行性，避免因描述模糊导致后续采购偏差。

输出物：《采购需求申请表》（需求部门负责人*签字、采购部门审核确认）。

2.供应商寻源与评估

操作主体：采购部门、质检部门、法务部门

操作内容：

采购部门根据采购需求，通过企业合格供应商名录、公开招标、邀请招标、询价等方式筛选潜在供应商。

对候选供应商进行资质审核（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）及现场考察（针对关键物料或大额采购），评估其生产能力、供货稳定性、质量保障能力及履约记录。

组织相关部门（如质检、技术）对供应商进行综合评分（评分维度包括价格、质量、交期、服务、合作历史等），形成《供应商评估报告》，确定入围供应商。

输出物：《供应商评估报告》（采购经理、质检主管、法务专员*签字确认）。

3.比价议价与订单

操作主体：采购部门、需求部门、财务部门

操作内容：

采购部门向入围供应商发出询价单，明确采购需求、报价要求（含增值税价）、交付周期及付款方式。

收集供应商报价后，组织比价分析（需保留至少3家有效报价记录，特殊情况需说明原因），结合评估结果与供应商进行议价，确定最终采购价格及合作条款。

议价达成后，采购部门根据双方确认的细节，拟定《采购订单》，注明订单编号、物料信息、数量、单价、总金额、交付地址、质量标准、验收方式、违约责任等条款，经采购经理*审核后下达给供应商。

输出物：《采购订单》（采购经理*签字、供应商盖章确认）。

4.订单执行与交付跟踪

操作主体：采购部门、供应商

操作内容：

供应商收到《采购订单》后，需在2个工作日内确认订单并反馈预计生产/备货时间。采购部门建立订单跟踪台账，定期与供应商沟通进度（如生产状态、物流安排），保证按期交付。

若出现可能影响交期的风险（如供应商生产异常、物流延误），供应商需提前3个工作日通知采购部门，双方协商解决方案（如调整交付时间、更换备用供应商等）。

输出物：《订单跟踪台账》（采购专员*实时更新）。

5.到货验收与入库

操作主体：仓库管理部门、需求部门、质检部门

操作内容

供应商按订单交付物料时，仓库管理员*核对送货单信息（物料名称、数量、批次号等）与《采购订单》是否一致，确认无误后签收。

质检部门根据《采购订单》及质量标准对物料进行检验（包括外观、规格、功能等），出具《到货验收单》。验收合格物料由仓库办理入库手续；不合格物料则按《不合格品控制程序》标识、隔离，并通知采购部门联系供应商退换货或索赔。

需求部门参与对专用物料或定制化物料的验收，保证符合使用要求。

输出物：《到货验收单》（仓库管理员、质检员、需求部门代表*签字确认）。

6.付款结算与档案归档

操作主体：财务部门、采购部门

操作内容：

采购部门根据《采购订单》《到货验收单》及供应商开具的合规凭证（如发票、结算单），填写《付款申请表》，附相关合同、验收单等支撑材料，按企业审批流程提交财务部门。

财务部门审核无误后，按约定付款方式（如电汇、承兑汇票）办理付款，并同步更新供应商付款台账。

采购部门负责整理采购全流程文件（需求申请、评估报告、订单、验收单、付款凭证等），按类别、时间顺序归档保存，保存期限不少于3年。

输出物：《付款申请表》（财务经理审批通过）、采购档案（采购专员整理归档）。

三、关键环节配套表单

1.采购需求申请表

序号

物料/服务名称

规格型号

技术参数

需求数量

用途说明

期望交付日期

预算金额（元）

需求部门

负责人签字

1

X原材料

A-2023

符合GB标准

1000kg

生产使用

2023–

50,000

生产部

张*

2.供应商评估报告

供应商名称

资质文件完整性

质量认证

过往合作评分（满分10分）

报价合理性（元）

综合得分

推荐结果

评估人

有限公司

完整

ISO9001

9.2

48,000

92

入围

李*

3.到货验收单

订单编号

物料名称

数量

批次号

验收标准

检验结果

验收结论

验收人

日期

PO-2023001

X原材料

1000kg

BG2301

GB/T19001

合格

合格

王*

2023–

四、操作要点与风险提示

需求准确性：需求部门需详细描述物料/服务参数，避免因信息不全导致采购错误；采购部