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企业电子档案管理制度与操作规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业电子档案的管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，有效发挥电子档案在企业运营、管理和发展中的支撑作用，依据国家相关法律法规及行业标准，并结合本企业实际情况，特制定本制度与操作规范。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门及全体员工在各项业务活动中形成的，具有保存价值的电子文件及其管理过程。凡涉及企业电子档案的形成、收集、整理、著录、存储、保管、利用、鉴定、销毁等环节，均须遵守本规范。

（三）基本原则

电子档案管理遵循以下原则：

1.真实性原则：确保电子档案的内容与形成时的原始信息一致，其生成、流转、修改过程可追溯。

2.完整性原则：保证电子档案的内容、结构、背景信息及相关元数据的齐全完整。

3.可用性原则：电子档案应具备长期可读取性和可理解性，其存储格式和载体应符合相关技术标准。

4.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，防止电子档案的泄露、丢失、损坏和篡改。

5.规范化原则：电子档案的管理流程和操作行为应符合本制度及相关规范要求，实现标准化管理。

二、电子档案的收集与整理

（一）电子文件的形成与积累

各部门在业务活动中形成的电子文件，应由相关业务人员按照本制度要求进行积累。电子文件的形成应符合国家及行业关于电子文件格式的规定，优先采用通用、开放、稳定的格式。文件形成过程中，应同步记录必要的背景信息和元数据。

（二）电子档案的收集范围

电子档案的收集范围包括但不限于：

*企业在生产经营、行政管理、科研开发等活动中形成的各类电子文件，如文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据文件等。

*与电子文件内容相关的元数据，如文件名称、形成时间、形成部门、责任人、版本号、关联文件等。

*确保电子文件真实、完整、可用的支持性技术文件和管理记录。

（三）电子档案的整理要求

电子档案的整理应遵循文件的形成规律和内在联系，便于管理和利用。整理工作包括分类、排列、命名、编号等环节。

1.分类：应根据企业档案分类方案对电子档案进行分类，确保分类体系科学合理、层次清晰。

2.排列：在同一类别内，可按形成时间、业务流程或重要程度等方式进行排列。

3.命名与编号：电子档案的命名应具有唯一性和可识别性，能准确反映文件的内容和特征。编号应遵循企业统一的档案编号规则。

三、电子档案的著录与标引

（一）著录规则

电子档案的著录应按照国家或行业相关著录规则执行，确保著录项的齐全、准确、规范。著录内容通常包括档案的基本信息、内容特征、形式特征等。

（二）元数据管理

元数据是电子档案管理的核心，应建立完善的元数据管理机制。在电子档案的整个生命周期中，应确保元数据的捕获、存储、维护和利用。元数据应与电子档案内容关联紧密，同步管理。

（三）分类标引

根据电子档案的内容特征和管理需求，对其进行分类标引，赋予相应的分类号和主题词（或关键词），以提高检索效率。标引应准确反映档案的核心内容。

四、电子档案的存储与保管

（一）存储载体与环境

1.电子档案的存储应选择质量可靠、性能稳定、符合长期保存要求的存储载体。

2.存储环境应符合相关技术规范，注意温度、湿度、防尘、防磁、防静电等条件的控制。

（二）数据备份与恢复

1.建立电子档案定期备份制度。备份方式可采用多种介质、多个副本，并进行异地存放，以防止数据丢失或损坏。

2.定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的有效性和可恢复性。制定数据恢复预案，并定期演练。

（三）存储格式与迁移

1.电子档案应优先采用长期保存格式或开放格式。对于非长期保存格式的电子档案，应监控其格式的有效性，并适时进行格式转换或迁移。

2.随着技术更新，当原有的存储系统、硬件设备或软件平台面临淘汰时，应及时对电子档案进行迁移，确保其可读性和可用性。迁移过程中应进行全程监控和记录，并对迁移结果进行验证。

（四）保管期限与到期处理

电子档案的保管期限划分应参照国家及企业档案保管期限表执行。对已到保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行鉴定，对确无保存价值的，按规定手续予以销毁；对有继续保存价值的，应重新确定保管期限并续存。

五、电子档案的利用与共享

（一）利用权限与审批

1.建立电子档案利用权限管理制度，根据档案的密级和重要程度，以及用户的工作职责和需求，赋予不同的利用权限。

（二）利用方式与行为规范

2.用户在利用电子档案时，应遵守相关规定，不得擅自篡改、删除、复制、传播电子档案内容，不得将所获取的档案信息用于未经授权的目的。

（三）档案共享与交换

在确保信息安全和知识产权的前提下，鼓励企业内部各部门之间以及与外部相关单位之间进行电子档案的共享与交换。共享与交换应遵循相关协议和规范，采用安全可靠的方式