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小区物业办公室装修告知书范文

尊敬的XX小区业主/住户：

为进一步提升物业服务质量，优化业主办事体验，经小区业主委员会审议通过及物业企业内部综合评估，我司拟于2024年X月X日至2024年X月X日对小区物业办公室（位于X号楼X层，原办公区域面积约200㎡）进行全面装修改造。本次装修以“功能优化、服务便民、安全环保”为核心目标，旨在解决现有办公空间布局不合理、设施老化、服务窗口容量不足等问题，为业主提供更高效、舒适的沟通与服务环境。现将装修相关事宜向全体业主详细说明，恳请理解与支持。

一、装修背景与必要性说明

自2018年小区交付以来，物业办公室承担着业主咨询、报修受理、费用缴纳、社区活动组织等核心服务职能。随着小区入住率持续提升（当前已达98%），业主日常服务需求显著增加，现有办公空间逐渐显现出功能性不足：其一，前台接待区面积仅15㎡，高峰时段（如物业费缴纳期、节假日）常出现业主排队等待现象，平均等待时长超20分钟；其二，档案资料室与维修调度室共用20㎡空间，文件存放杂乱，维修工单与设备台账管理效率较低；其三，墙面涂料因潮湿已出现脱落，电路系统因负荷增加多次跳闸，存在安全隐患；其四，无障碍通道宽度不足0.8米，轮椅通行困难，不符合《无障碍环境建设条例》要求。

2023年10月，我司通过业主问卷调研（回收有效问卷826份）、业主代表座谈会（参会业主32人）等形式广泛征集意见，92%的业主支持对物业办公室进行功能升级，重点提出“扩大接待区域”“完善无障碍设施”“优化档案管理空间”等需求。基于此，我司委托专业设计单位（XX建筑设计有限公司，具备建筑装饰工程设计专项乙级资质）制定改造方案，并经业主委员会审核通过，确保装修内容贴合业主实际需求。

二、装修时间安排与阶段划分

本次装修工期共计60个自然日，具体分为三个阶段推进，各阶段时间节点与重点任务如下：

（一）准备阶段（2024年X月X日—X月X日，共10日）

1.完成办公设备、档案资料的搬迁与临时存放：将现有电脑、打印机、档案柜等设备转移至X号楼X层临时办公点（面积50㎡，已提前配置空调、网络及基础办公用具）；纸质档案（2018-2023年）统一密封存放于小区地下二层防潮仓库（温湿度可控，配备监控），电子档案同步备份至云端服务器（阿里云，已通过信息安全等级保护三级认证）。

2.施工围挡搭建与现场交底：在物业办公室所在楼层公共区域设置高度2米的硬质围挡（材质为PVC板，表面张贴“施工便民提示”），围挡与业主通行区域保持1.2米以上间距；组织施工方（XX装饰工程有限公司，具备建筑装修装饰工程专业承包二级资质）、设计方、监理方（XX工程监理有限公司）进行现场交底，明确水电点位、墙面拆改范围等细节。

3.环保与安全审批：向属地街道城管科报备施工方案（含噪音、扬尘控制措施），取得《临时施工备案证明》；向小区消防控制室提交《装修消防承诺书》，确保施工期间消防通道畅通，配备2具4kg干粉灭火器至作业区。

（二）主体施工阶段（2024年X月X日—X月X日，共40日）

1.结构优化与基础改造（X月X日—X月X日，15日）：拆除原非承重墙（经结构安全鉴定确认可拆除），将原前台接待区（15㎡）与相邻闲置储物间（10㎡）打通，形成25㎡开放式接待区；扩大无障碍通道宽度至1.2米，增设扶手（高度0.85米）与防滑地砖；重新规划强弱电线路，新增12个网络接口（满足未来5年服务系统升级需求），更换6平方毫米铜芯主线（原4平方毫米），避免负荷过载。

2.墙面与地面施工（X月X日—X月X日，10日）：铲除原墙面脱落涂料，进行防水处理（卫生间区域涂刷2遍K11防水涂料），采用环保型乳胶漆（立邦“抗甲醛五合一”，符合GB18582-2020标准），确保VOC含量≤50g/L；地面拆除原瓷砖，铺设800×800mm通体大理石瓷砖（防滑等级R10），重点区域（接待区、走廊）增设踢脚线（高度120mm，与墙面齐平）。

3.功能区分隔与设备安装（X月X日—X月X日，15日）：使用钢化玻璃隔断（厚度10mm，带磨砂花纹）划分接待区（25㎡）、办公区（80㎡）、档案资料室（30㎡）、维修调度室（20㎡）、卫生间（15㎡）五大功能区；安装6组定制档案柜（高度2.2米，带锁具）、8套办公桌椅（人体工学设计）、1台自助缴费机（支持微信、支付宝、刷卡）及1台电子显示屏（用于公示服务流程、通知公告）；卫生间安装无障碍马桶（高度450mm）、扶手（双侧）及感应式水龙头。

（三）收尾阶段（2024年X月X日—X月X日，共10日）

1.清洁与异味处理：使用专业清洁设备（洗地机、吸尘器）清除装修垃圾（日均产生量约0.5立方米，由正规清运公司每日18:00后运离小