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人事档案材料及工作规范操作模板

一、适用范围与工作目标

本模板适用于企业、事业单位等组织的人事部门，用于规范员工人事档案材料的收集、整理、审核、归档、保管及查阅等全流程工作。通过标准化操作，保证人事档案材料的完整性、真实性和安全性，为人事决策（如晋升、考核、薪酬调整、劳动纠纷处理等）提供可靠依据，同时规避因档案管理不规范引发的法律风险。

二、标准化操作流程

（一）档案材料收集与交接

操作目标：保证员工档案材料全面、及时归档，避免材料遗漏。

操作步骤：

明确收集范围：根据《中华人民共和国档案法》及单位人事管理制度，收集以下类别的材料（根据员工类型动态调整）：

入职类：入职登记表、身份证复印件、学历/学位证书复印件、职业资格证复印件、体检报告、离职证明（社招员工）、劳动合同签订记录；

在职类：转正申请表、岗位调整审批表、培训记录表、考核评估表、奖惩决定书、薪资调整通知单、社保公积金缴纳证明；

离职类：离职申请表、工作交接清单、离职证明、保密协议签署记录。

材料交接规范：

员工入职/转岗/离职时，由所在部门负责人或HRBP在3个工作日内将相关材料移交至人事档案管理员；

双方填写《人事档案材料交接清单》（见表1），注明材料名称、份数、交接日期，并签字确认，各执一份备查。

（二）档案材料审核与校验

操作目标：保证档案材料真实、合规，符合归档要求。

操作步骤：

完整性审核：对照《人事档案材料清单》，检查材料是否齐全，重点核对必备材料（如劳动合同、入职登记表）是否存在缺失。

真实性校验：

学历/学位证书：通过“学信网”等官方渠道验证（电子版需验证码截图，纸质版需加盖“学信网验证章”）；

身份证复印件：核对原件与复印件是否一致，保证清晰无遮挡；

劳动合同：检查条款是否与《劳动合同法》一致，签字盖章是否完整（员工签字、公司盖章、日期）。

合规性检查：

材料填写是否规范（如无涂改、字迹清晰、信息完整）；

审批流程是否完整（如岗位调整需部门负责人、HR负责人、总经理签字）。

问题处理：对审核中发觉的问题（如材料缺失、信息错误），填写《档案材料审核问题记录表》（见表2），注明问题类型、处理意见（如“退回补充”“联系员工确认”），并跟踪解决，直至材料符合归档标准。

（三）档案整理与分类

操作目标：实现档案系统化、规范化管理，便于后续查阅。

操作步骤：

分类排序：按“员工个人”为单位，将材料分为以下大类（每类用颜色区分标签）：

A类：基本信息（入职登记表、身份证、学历证书等）；

B类：合同协议（劳动合同、保密协议、竞业限制协议等）；

C类：考核奖惩（考核表、奖惩决定、晋升审批表等）；

D类：培训发展（培训记录、职业资格证、岗位说明书等）；

E类：薪酬福利（薪资调整单、社保缴纳证明、公积金缴纳证明等）；

F类：离职相关（离职申请、交接清单、离职证明等）。

每类材料按“时间倒序”排列（最近的材料在前）。

装订与封装：

每份材料左侧装订（避免遮挡文字），使用无酸纸档案袋封装；

档案袋正面标注“员工姓名”“工号”“所属部门”“入职日期”“档案编号”（格式：部门代码+入职年份+工号，如“HR2023001”）。

（四）档案归档与登记

操作目标：实现档案有序存放和信息可追溯。

操作步骤：

归档存放：

按部门、工号顺序将档案存入档案柜，档案柜张贴《档案存放索引表》（注明部门、工号范围、档案柜编号）；

涉密档案（如高管薪酬、核心技术人员信息）单独存放，加锁管理，钥匙由人事负责人专人保管。

信息登记：

将档案信息录入《人事档案总台账》（电子版），内容包括：档案编号、员工姓名、工号、部门、入职日期、档案材料清单、归档日期、保管人；

每季度核对台账与实物档案，保证账实一致。

（五）档案保管与维护

操作目标：保证档案物理安全和信息安全。

操作步骤：

环境管理：

档案室保持干燥（湿度45%-60%）、通风（温度14-24℃），配备防火、防虫、防潮设备（如灭火器、除湿机、樟脑丸）；

每月检查档案存放环境，记录温湿度，异常情况及时处理。

日常维护：

每季度对档案进行清点，查看是否有破损、受潮，发觉问题及时修复或复制备份；

员工在职期间，档案材料每年更新一次（如年度考核表、薪资调整单），更新后重新排序归档。

电子档案管理：

所有纸质档案扫描为PDF格式（分辨率300DPI以上），命名规则为“档案编号+材料名称+日期”（如“HR2023001_入职登记表）；

电子档案存储于单位内部加密服务器，设置访问权限（仅人事管理员可读写，部门负责人可查阅本部门员工档案），每周进行增量备份，每月全量备份。

（六）档案查阅与借阅

操作目标：规范档案使用流程，保护员工隐私和档案安全。

操作步骤：

查阅权限：

员工可查阅本人档案（需提前1个工作日申请）；

部门负责人可查阅本部门员工档案（