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采购流程审批与执行规范模板

一、引言

为规范企业采购行为，明确采购各环节职责分工，保证采购过程合规、高效、透明，降低采购成本，防范采购风险，特制定本规范。本规范适用于企业所有采购活动，包括但不限于日常办公用品采购、生产物料采购、固定资产采购、服务类采购等，涵盖从需求提出到最终付款的全流程管理。

二、适用范围与业务场景

本规范适用于企业各部门、各分支机构的采购活动，具体业务场景包括：

日常运营采购：如办公用品、劳保用品、清洁用品等常规消耗品采购；

生产物料采购：如原材料、零部件、包装材料等生产所需物资采购；

固定资产采购：如设备、仪器、车辆等价值较高、使用期限长的资产采购；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等专业服务采购；

项目专项采购：如研发项目、基建项目等专项所需物资或服务采购。

三、采购全流程操作细则

（一）需求申请与审批

需求发起

申请人（部门经办人）根据部门工作需求或项目计划，填写《采购申请单》，注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途说明、期望交付日期等关键信息，并附相关需求说明（如项目立项批复、库存盘点表等）。

对于固定资产或大额采购（单笔金额≥5万元），需提供《固定资产采购需求表》或《项目采购可行性分析报告》，说明采购的必要性和经济性。

部门审核

部门负责人*对申请需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字批准。

若需求超出部门年度预算，需提交《预算调整申请表》，经财务部门审核后，报分管领导审批。

采购部门复核

采购部门*收到《采购申请单》后，重点审核：

（1）需求内容是否清晰、完整，规格型号是否明确；

（2）预算是否符合公司采购政策（如是否达到招标标准）；

（3）是否存在库存积压（可通过库存系统查询，避免重复采购）。

复核通过后，进入供应商选择环节；复核不通过的，退回申请人并说明理由。

（二）供应商选择与合同签订

供应商寻源

采购部门*根据采购需求，通过以下方式确定候选供应商：

（1）合格供应商库（优先选择已合作且评价良好的供应商）；

（2）公开招标（单笔金额≥10万元或达到公司招标标准的项目）；

（3）询价比价（单笔金额5万-10万元，至少邀请3家供应商报价）；

（4）单一来源采购（因技术专利、唯一供应商等特殊情况，需经总经理*审批）。

供应商评估与选定

成立供应商评估小组（由采购部门、使用部门负责人、技术专家、财务部门组成），从供应商资质（营业执照、相关行业资质）、报价合理性、产品质量、交付能力、售后服务、信用记录等方面进行综合评分。

评估结果形成《供应商评估报告》，按得分高低排序选定中标/成交供应商，并公示结果（公示期不少于3个工作日）。

合同拟定与审批

采购部门*与选定供应商洽谈合同条款，拟定《采购合同》，内容需包括：双方主体信息、采购物品/服务详情、价格及付款方式、交付时间与地点、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等。

合同审批流程：

（1）采购部门负责人*审核合同条款的合规性、完整性；

（2）法务部门*审核法律风险（重点审查违约责任、知识产权、保密条款等）；

（3）财务部门*审核付款方式、发票类型等财务相关条款；

（4）分管领导*审核合同金额与预算匹配性；

（5）总经理*审批（单笔金额≥20万元的合同需总经理最终审批）。

审批通过后，双方加盖公章（或合同章），合同正式生效。

（三）订单下达与执行跟踪

订单

采购部门*根据生效的《采购合同》，填写《采购订单》（PO单），注明订单编号、供应商信息、物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交付日期、收货地址等，并加盖采购专用章后送达供应商。

《采购订单》需与合同条款保持一致，如有变更，需签订《订单补充协议》并履行审批流程。

执行跟踪

采购部门*负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按约定时间交付。

若供应商可能延期交付，需提前3个工作日书面通知采购部门，并说明原因及预计交付时间；采购部门需评估延期对业务的影响，协调解决方案（如调整交付顺序、更换供应商等），并同步告知使用部门*。

（四）验收与入库

到货核对

供应商送货至指定地点后，收货人（仓库管理员*或使用部门指定人员）核对送货单信息（订单编号、物品名称、数量、规格型号）与《采购订单》是否一致，检查外包装是否完好。

数量或规格不符的，当场拒收并通知采购部门*与供应商沟通处理；包装破损的，拍照留存并要求供应商签字确认。

质量验收

常规物品：由仓库管理员*对照《采购订单》和验收标准（如国家标准、行业标准、技术协议）进行抽检或全检，重点检查外观、功能、功能等，填写《物品验收单》。

技术复杂物品/服务：由使用部门、技术专家、采购部门*共同组成验收小组，按照合同约定的技术参数和验收方案进行验收，出具《技术验收报告》。

验收合格的，在《物品