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采购申请审批流程标准化作业手册

一、适用范围与启动条件

本手册适用于公司各类采购事项的申请与审批管理，涵盖办公物资、生产原材料、设备购置、服务外包等场景。当部门因业务开展、日常运营或项目实施需要采购物品或服务时，均需按本流程启动审批。具体包括但不限于：

办公用品（如文具、耗材）补充采购；

生产所需原材料、零部件采购；

固定资产（如电脑、仪器）新增或更换；

外部服务（如咨询、维修）委托；

其他经公司认定的采购事项。

启动条件：采购需求已明确，包含品名、规格、数量、预估用途及预算金额，且部门内部初步确认必要性。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购需求发起与申请单填写

发起人：由采购需求部门指定人员（如部门助理、项目负责人）发起。

操作内容：

登录公司采购管理系统（或填写纸质《采购申请单》），准确填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、预算金额、用途说明（需简述采购目的及与业务的关联性）；

附件：如技术参数表、市场询价单（单笔金额≥5000元需至少提供2家供应商报价）、项目立项批复（如涉及项目采购）等。

保证信息真实、完整，无漏填、错填项。

输出结果：《采购申请单》（电子版或纸质版）及附件材料。

（二）第二步：部门负责人初审

审核人：需求部门负责人（或其授权人）。

审核重点：

采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划或当前业务紧急需求；

数量与规格的合理性：是否与实际工作量匹配，是否存在过度采购；

预算金额是否符合部门预算额度。

操作内容：

在系统中“初审”或纸质申请单签字确认，并填写审核意见（如“同意”“建议调整数量”“需补充说明”等）；

对初审不通过的申请，退回申请人并注明修改意见，重新发起流程。

输出结果：部门负责人审核通过的《采购申请单》或退回修改意见。

（三）第三步：采购部门复核

复核人：采购部门指定专员（如采购主管、采购专员）。

复核重点：

采购明细规范性：品名、规格、数量等是否清晰，技术参数是否明确；

供应商合规性：是否为公司合格供应商名录内企业（如需新增供应商，需确认其资质材料是否齐全）；

市场行情合理性：预估单价与近期市场价格是否偏差过大（单笔金额≥10000元需复核询价记录）；

采购方式适用性：根据金额、品类判断是否适用公开招标、询比价或直接采购（具体标准参照公司《采购管理办法》）。

操作内容：

对复核通过的申请，标记“复核通过”并流转至下一环节；

对需补充信息的申请（如缺少技术参数、供应商资质不足），联系申请人补充材料；

对不符合采购规定的申请（如预算超支、供应商不合格），出具《采购复核意见表》说明原因，退回申请人。

输出结果：复核通过的申请单或《采购复核意见表》。

（四）第四步：财务部门预算审核

审核人：财务部门指定专员（如预算会计、成本会计）。

审核重点：

预算科目匹配性：采购事项是否归属对应预算科目，有无超预算情况；

资金来源明确性：是否已落实资金（如项目预算、部门年度预算）；

付款方式合规性：是否符合公司财务制度（如预付款比例、发票类型要求）。

操作内容：

对预算内且合规的申请，确认“预算审核通过”；

对超预算的申请，根据《预算管理办法》判断是否需调整预算或提交特批；

对资金来源不明的申请，退回并要求补充资金证明材料。

输出结果：财务部门《预算审核意见》或退回通知。

（五）第五步：分级审批决策

根据采购金额与事项类型，由不同层级管理人员审批：

采购金额（预估）

审批人

＜5000元

需求部门负责人+采购部门负责人

5000元（含）-2万元

需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总

2万元（含）-5万元

需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总+总经理

≥5万元

需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总+总经理+董事长

操作内容：

审批人通过系统查看申请单全流程信息，重点审核采购必要性、预算合规性及风险控制；

对审批通过的申请，签署“同意”意见；

对需调整的申请（如降低金额、变更采购方式），注明修改意见退回采购部门协调；

对重大采购事项（如≥5万元），可组织审批会议集体决策。

输出结果：最终审批意见（电子签批或纸质签字）。

（六）第六步：采购执行与结果反馈

执行部门：采购部门（或其指定的采购执行人）。

操作内容：

收到最终审批通过的申请后，2个工作日内启动采购流程：

公开招标/询比价：按公司招标流程组织，邀请至少3家合格供应商参与，形成比价记录；

直接采购：针对小额、标准化物品，从合格供应商中择优选择；

确定供应商后，签订采购合同（或订单），明确交付时间、质量标准、付款方式等条款；

跟踪采购进度，保证供应商按时交付，并对到货物品/服务进行验收（需求部门、采购部门共同参与）。

反馈内容：

采购完成后，在系统中更