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公文写作格式规范及范文

在机关、企事业单位的日常工作中，公文扮演着不可或缺的角色。它是传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要工具。一份格式规范、内容严谨、表述准确的公文，不仅能有效提高工作效率，更能体现发文单位的专业素养和工作作风。作为一名长期从事文字工作的笔者，深知公文写作并非易事，其格式的规范性与内容的实用性同等重要。本文旨在结合实践经验，系统梳理公文写作的通用格式规范，并辅以精选范文，为各位同仁提供一份相对全面的参考。

一、公文写作的基本格式规范

公文种类繁多，如通知、报告、请示、函、纪要等，虽各有侧重，但基本格式要素相对统一。掌握这些通用规范，是写好任何一种公文的基础。

（一）版头部分

版头是公文首页红色分隔线以上的部分，通常包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。这些要素并非所有公文都需具备，需根据公文的涉密程度、紧急程度及发文机关级别等具体情况确定。例如，涉密公文应当标注份号、密级和保密期限；紧急公文应当标注紧急程度；上行文（如请示、报告）应当标注签发人姓名。

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，三者缺一不可，且年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。

（二）主体部分

主体是公文的核心内容所在，位于版头分隔线之下，版记之上。

1.标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，例如“XX单位关于开展XX工作的通知”。标题应力求简洁明了，避免冗长和歧义。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。

2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

3.正文：正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般而言，正文开头应简明扼要地说明发文的缘由、依据或目的；主体部分则详细阐述具体事项、要求、措施或意见；结尾部分通常以“特此通知”、“妥否，请批示”、“以上报告，请审阅”等惯用语作结。正文内容应逻辑清晰，层次分明，语言准确、庄重、平实、简明。

4.附件说明：公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前，注明附件的顺序和名称。

5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

6.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

8.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。

9.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

（三）版记部分

版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素，位于公文末页下端。抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。印发机关和印发日期一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

（四）页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

二、常见公文范文精选

以下选取几种日常工作中使用频率较高的公文类型，提供范文示例，旨在更直观地展示公文格式规范与写作要点。

（一）通知

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。其特点是应用广泛，形式灵活，时效性强。

【范文示例】

XX市XX局关于召开全市XX工作会议的通知

各区（县）XX局，市局各处室、直属各单位：

为深入贯彻落实上级关于XX工作的最新指示精神，总结上一阶段我市XX工作成效与不足，分析当前面临的形势与任务，部署下一阶段重点工作，经研究，决定召开全市XX工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间

XXXX年X月X日（星期X）上午X:XX，会期X天。

二、会议地点

XX会议中心X号会议室（地址：XX路XX号）。

三、参会人员

1.市局领导班子成员；

2.各区（县）XX局主要负责同志；

3.市局各处室、直属各单位主要负责同志。

四、会议内容

1.传达学习上级领导关于XX工作的重要讲话及