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行政事务流程管理标准化手册

一、手册目的与适用范围

本手册旨在规范企业内部行政事务的处理流程，明确各环节职责分工，提升行政工作效率，保证行政工作标准化、规范化运作。适用于公司各部门日常行政事务管理，包括会议组织、办公用品管理、固定资产管理、印章使用、文件流转等场景，覆盖行政事务从发起、审批到执行、归档的全流程管控。

二、行政事务流程概述

行政事务流程标准化是提升管理效能的基础，通过统一流程节点、责任主体及输出成果，减少沟通成本，规避操作风险。本手册以“流程清晰、责任明确、记录完整、可追溯”为原则，针对高频行政事务制定标准化操作指引，保证各项工作有序开展。

三、会议组织与管理标准化流程

3.1会议组织适用情境

部门例会、项目推进会、跨部门协调会、公司级年会、临时专项会议等需提前规划、规范组织的各类会议场景。

3.2会议组织操作步骤

步骤1：会议需求提出

需求部门（或发起人*）根据工作需要，明确会议主题、目标、预计时间、参会人员范围及核心议题，填写《会议申请表》（见表3.1），提交至行政部门。

步骤2：会议审批

行政部门收到申请后，1个工作日内审核会议必要性、时间及场地冲突情况：

常规会议（部门例会等）：由行政部门负责人审批；

公司级会议（年会、跨部门协调会等）：需提交至分管领导*审批；

涉及外部人员参会：需额外提交至总经理*审批。

审批通过后，行政部门确认会议时间、场地及所需设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）；审批不通过，需反馈原因并建议调整方案。

步骤3：会议通知发布

行政部门在会议召开前1-2个工作日，通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议议程及准备材料（如需）。

步骤4：会议准备与现场执行

会前1小时，行政部门布置会场（摆放席卡、调试设备、准备茶水等），并通知参会人员提前到场；

会议开始前，由主持人*确认参会人员到会情况，宣布会议纪律；

会议过程中，指定专人（行政部门或发起部门人员）记录会议要点，包括讨论决议、待办事项及责任人和完成时限。

步骤5：会议纪要与归档

会议结束后2个工作日内，由记录人整理《会议纪要》（见表3.2），经会议主持人及部门负责人审核后，分发至参会人员及相关部门；

行政部门将会议申请表、会议通知、会议纪要等资料整理归档，保存期限不少于2年。

3.3会议管理模板表格

表3.1会议申请表

申请部门

申请日期

会议名称

会议时间

会议地点

参会人员（姓名/部门）

会议议题

申请部门意见

负责人签字

日期

行政部门审核

负责人签字

日期

分管领导审批

负责人签字

日期

表3.2会议纪要

会议名称

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参会人员

会议议题

讨论内容

决议事项

待办事项

责任人

完成时限

附件

3.4会议管理关键要点

会议主题需聚焦，避免临时追加无关议题；

重要会议需提前测试视频设备、网络等，保证远程参会顺畅；

会议纪要需明确“决议事项”和“待办事项”，避免模糊表述；

参会人员需提前10分钟到场，特殊情况需提前向主持人请假。

四、办公用品申领与发放标准化流程

4.1用品申领适用情境

部门及员工日常办公所需消耗品（如纸张、笔、文件夹等）的申领，以及办公设备（如计算器、U盘、订书机等）的领用场景。

4.2用品管理操作步骤

步骤1：需求统计与提报

各部门每月25日前，统计次月办公用品需求，填写《办公用品申领表》（见表4.1），提交至行政部门；临时急需用品可提交紧急申领，注明“紧急”及预计使用时间。

步骤2：需求审核与采购

行政部门汇总各部门需求，核对库存情况，编制《月度办公用品采购计划》，提交至行政部门负责人审批；

审批通过后，由行政部门对接供应商进行采购（优先选择定点供应商，保证质量与价格合规）；采购后需核对物资数量、规格，办理入库登记。

步骤3：发放与登记

员工凭部门负责人签字的《办公用品申领表》到行政部门领用，或由行政部门按部门统一分发；

发放时，双方在《办公用品发放登记表》（见表4.2）上签字确认，明确申领人、领用时间、物品名称及数量。

步骤4：库存盘点与补充

行政部门每月末对办公用品进行盘点，保证账实相符；对于库存不足或临近保质期的物品，及时补充采购或清理。

4.3用品管理模板表格

表4.1办公用品申领表

申领部门

申领日期

申领人

部门负责人签字

物品名称

规格

单位

申领数量

用途说明

表4.2办公用品发放登记表

发放日期

物品名称

规格

数量

申领部门

申领人签字

发放人签字

4.4用品管理注意事项

申领需按实际需求提报，避免过度囤积；消耗品按月申领，办公设备按需领用（遗失需报备并说明原因）；

采购需选择正规渠道，留存采购凭证（如采购清单），保证可追溯；

严禁将办公用品挪作私用，一经发觉将按公司规定处理。

五、固定