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机关单位档案管理工作制度

第一章总则

第一条为规范本机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位工作实际，制定本制度。

第二条本制度所称档案，是指本机关单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是机关单位工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌的基础性工作。全体人员应自觉遵守本制度，共同做好档案管理工作。

第四条档案管理工作遵循统一领导、分级负责、完整准确、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理机构与职责

第五条本机关单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位办公室（或指定专门部门）为档案工作的职能管理部门，负责对本单位档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。

第六条档案管理部门的主要职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；

（二）制定和完善本单位档案管理工作制度、细则和工作计划；

（三）负责本单位各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和销毁等工作；

（四）指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（五）组织档案业务培训，提高工作人员的档案业务素质；

（六）负责档案信息化建设和数字档案管理工作；

（七）维护档案的完整与安全，做好档案保密工作；

（八）开展档案利用服务，为单位各项工作提供支持。

第七条各部门应确定一名负责人分管本部门档案工作，并指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作。兼职档案员应保持相对稳定。

第三章文件材料的收集与归档

第八条各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文件材料（包括纸质文件、电子文件、声像材料、实物等），均属归档范围。具体归档范围由档案管理部门会同各部门根据相关规定共同制定，并根据单位职能变化及时调整。

第九条文件材料的归档应遵循“谁形成、谁整理、谁归档”的原则。各部门兼职档案员负责本部门应归档文件材料的收集、整理和初步审核，确保归档材料的完整、准确、系统。

第十条归档时间：

（一）文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。

（二）专门档案（如会计档案、基建档案、科研档案等）：应按照相应专业档案管理规定的时限进行归档。

（三）电子文件：应与纸质文件同步形成、同步归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

（四）重大活动、重要会议形成的文件材料，应在活动结束后一个月内完成归档。

第十一条归档要求：

（一）归档的文件材料应齐全完整，手续完备。

（二）文件材料应为原件，字迹清楚、图像清晰、规格统一。复印件需注明原件保管处并加盖公章。

（三）已破损的文件应予以修复，字迹模糊或易褪变的文件应复制备份。

（四）归档文件材料应按照档案管理部门规定的整理要求进行分类、排序、编目，并填写《档案移交清册》，办理交接手续。

第四章档案的整理

第十二条档案整理应按照国家档案管理部门颁布的相关标准和规范进行，做到分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、目录清晰。

第十三条档案分类应根据本单位工作性质、职能特点和档案形成规律，采用适当的分类方法，建立科学的分类体系。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况组合使用。

第十四条案卷（或件）内文件材料应按照一定顺序排列，一般可按时间顺序或逻辑关系排列。

第十五条档案应按照规定进行编号和编目。案卷（或件）应有规范的题名，卷内文件应填写卷内文件目录和备考表。

第五章档案的保管

第十六条档案管理部门应设立专门的档案库房，并配备必要的档案装具和设施设备，确保档案安全。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。

第十七条档案库房管理：

（一）严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

（二）库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

（三）保持库房内整洁、干燥、通风，定期对温湿度进行监测和调控。

（四）档案装具应符合国家标准，排列整齐，便于管理和利用。

第十八条档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、霉变、虫蛀、褪色的档案，应及时采取修复、复制等抢救措施。

第十九条档案管理部门应建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行详细记录和统计。

第二十条涉密档案的保管应严格执行国家保密法律法规，单独存放，专人管理，确保绝对安全。

第六章档案的利用

第二十一条档案利用是档案工作的根本目的。档案管理部门应建立健全档案利用制度，简化利用手续，为单位各项工作和社会合理利用档案提供服务。

第二十二条本单位工作