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企业文件档案管理规范指南

一、适用范围与背景说明

本规范适用于各类企业及组织内部的文件档案管理工作，涵盖行政部、档案室、各业务部门等涉及文件产生、流转、归档、保管的场景。企业规模扩大及合规要求提升，科学管理文件档案既是满足《_________档案法》等法律法规的必要举措，也是提高工作效率、保障信息安全、支撑决策追溯的重要基础。通过规范化的档案管理，可实现文件“全生命周期可控、关键信息可查、责任追溯可依”，避免因档案散乱、丢失或泄露带来的管理风险。

二、档案管理全流程操作指引

（一）文件分类与编号：建立有序管理体系

文件分类标准

按文件性质与来源，分为以下大类（可根据企业实际情况调整）：

管理类文件：包括制度、流程、会议纪要、年度计划、总结报告等；

业务类文件：包括项目方案、合同协议、客户资料、产品技术文档等；

财务类文件：包括凭证、账簿、报表、审计报告等（需与财务部门单独确认归档要求）；

人事类文件：包括员工简历、劳动合同、异动记录、培训档案等（需与人事部门协同）；

其他特殊文件：包括涉密文件、资质证书、荣誉奖牌等（需标注密级或保管要求）。

文件编号规则

采用“部门代码-年份-文件类别流水号”格式，示例：

行政部2023年第1号制度文件：XZ-2023-ZD-001；

市场部2023年第5个项目合同：SC-2023-HT-005。

（部门代码可自行定义，如“XZ=行政部”“SC=市场部”“CW=财务部”等，保证全公司统一。）

（二）归档范围与时间界定：明确“归什么、何时归”

归档范围

凡是企业经营管理活动中形成的有保存价值的文件材料，均需纳入归档范围，包括纸质文件、电子文件、音频视频等载体；

特殊文件（如涉密合同、资质证书）需单独归档，标注“绝密/机密/秘密”及保管期限。

归档时间

即时归档：会议纪要、合同协议、项目验收报告等关键文件，需在事项完成后3个工作日内完成归档；

定期归档：年度工作计划/总结、财务年报、人事花名册等，需在次年1月31日前完成归档；

阶段归档：跨年度项目文件，需在项目阶段性成果确认后15日内归档，项目整体结束后30日内完成总归档。

（三）归档操作流程：从收集到入库的标准化步骤

Step1：文件收集

各部门指定专人（如“档案联络员”）负责本部门文件收集，保证文件内容完整、字迹清晰（纸质文件）或格式规范（电子文件）；

涉及多部门协作的文件，由牵头部门负责收集，协办部门配合提供相关材料。

Step2：文件审核

部门负责人对收集的文件进行内容审核，确认文件有效性（如合同需审核签字盖章完整性、会议纪要需审核参会人签字等）；

审核通过后，在《文件归档审核表》（见模板三）中签字确认。

Step3：移交归档

审核通过的文件由档案联络员填写《文件归档登记表》（见模板二），连同纸质文件（或电子文件刻录光盘）移交至档案室；

档案管理员核对文件数量、编号、完整性，确认无误后接收，并在《文件归档登记表》上签字，留存一份联作为档案室台账。

Step4：入库上架

纸质档案：按照编号顺序装入档案盒，标注档案盒名称（如“行政部-2023-制度文件”），存入指定档案柜，建立实体索引；

电子档案：至企业档案管理系统，设置访问权限，同步备份至本地服务器及云端（双备份机制），保证数据安全。

（四）借阅使用管理：规范“谁借、怎么借、何时还”

借阅申请

员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅申请表》（见模板三），注明借阅人信息、文件编号及名称、借阅事由、借阅期限；

普通文件经部门负责人审批即可借阅；涉密文件需经部门负责人及分管副总审批，涉密绝密文件需经总经理审批。

倚阅与归还

档案管理员核对审批通过后的《文件借阅申请表》，与借阅人当面交接档案（纸质档案需检查页数是否完整，电子档案需确认权限）；

借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天提交续借申请，续借期不超过3个工作日；

归还时，档案管理员检查档案是否完好（如无涂改、无缺失），确认无误后在《文件借阅申请表》上登记归还状态，借阅人签字确认。

特殊规定

涉密档案仅限在档案室阅览，不得带出；

借阅的档案禁止擅自复印、摘抄或外传，如确需复印，需经审批后由档案管理员负责复印，并标注“复印件仅供本次使用”字样。

（五）保管维护与鉴定销毁：保证档案“安全留存、合规退出”

保管维护

实体档案：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、除湿机、温湿度计），保持温度14-24℃、湿度45-60%；每季度检查一次档案状态，对破损档案及时修复；

电子档案：每年进行一次数据备份，更新存储介质；定期对档案管理系统进行病毒查杀，保证系统安全；电子档案格式建议采用PDF、DOC、XLS等通用格式，避免因格式过时无法打开。

鉴定与销毁

档案管理员每两年组织一次档案鉴定工作，会同相关部门对到期