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工程项目文档归档与管理制度手册
一、总则
（一）目的与依据
为规范公司工程项目文档的全生命周期管理，保证文档的完整性、准确性、系统性和安全性，保障项目可追溯、可审计、可复用，依据《_________档案法》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）及公司《项目管理办法》，特制定本手册。
（二）适用范围
本手册适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目（含EPC、施工总承包、专业承包等模式）的文档归档管理，覆盖项目从立项、设计、招投标、施工、竣工验收至后评估的全过程。各参建单位（含业主方、总包方、分包方、监理方、设计方等）均应遵守本制度。
二、组织职责与分工
（一）项目部
项目经理（*）：为项目文档管理第一责任人，审批文档管理计划，协调解决文档归档中的重大问题。
技术负责人（*）：负责指导项目技术文档（如施工组织设计、图纸会审记录、技术交底等）的编制与审核，保证内容准确、规范。
资料员（*）：具体负责项目文档的日常收集、整理、组卷、移交工作，建立项目文档台账，定期向档案管理部门汇报归档进度。
（二）档案管理部门
档案主管（*）：制定公司文档归档管理制度，监督、指导各项目文档管理工作，组织归档文档的验收。
档案管理员（*）：负责接收、登记、分类、编目、保管、利用及销毁项目文档，维护档案管理系统，保证文档安全与完整。
（三）参建单位
设计方、监理方、分包单位等应明确本单位文档管理人员，按照本制度要求及时形成、收集本单位职责范围内的文档，并同步移交至总包项目部或业主方。
三、文档归档范围与分类
（一）归档范围
项目文档包括但不限于以下类型：
立项决策阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复文件、环境影响评价报告、节能评估文件等。
设计阶段：初步设计文件、施工图设计文件（含图纸、设计变更、洽商记录）、地质勘察报告、设计评审意见等。
招投标阶段：招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同、分包合同等。
施工阶段：施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、工程变更单、材料进场报验资料、检验批/分项/分部工程质量验收记录、施工日志、监理通知及回复、安全检查记录、会议纪要等。
竣工验收阶段：竣工验收报告、竣工图、质量保修书、消防验收报告、规划验收文件、环保验收文件等。
后评估阶段：项目后评估报告、项目总结、运营维护手册、产权证明文件等。
（二）分类标准
按“项目-阶段-专业”三级分类法进行组卷：
一级分类：按项目名称（如“产业园一期项目”）。
二级分类：按项目阶段（如“立项阶段”“设计阶段”“施工阶段”“竣工阶段”）。
三级分类：按专业类型（如“土建”“安装”“造价”“安全”）。
四、文档归档操作流程
（一）第一步：文档形成与收集（项目启动至竣工）
责任分工：各参建单位在文件形成时，同步明确文件编制人、审核人、批准人，保证签字、盖章手续齐全。
收集要求：
项目部资料员每周对接各专业工程师，收集本周形成的新增文档，核对文件完整性（如是否含签字、盖章、日期）。
设计、监理等单位每月25日前向项目部移交本月形成的职责范围内文档，移交时填写《文档移交清单》（见附件1）。
（二）第二步：整理与组卷（每月/每阶段末）
排序与编码：按文件形成时间顺序排序，编制档号（规则：项目代码-阶段代码-专业代码-流水号，如“P001-C-S-001”）。
组卷要求：
按二级分类（阶段）和三级分类（专业）组卷，同一卷内文件按“依据性文件、基础性文件、成果性文件”顺序排列。
每卷文件厚度不超过3cm，采用统一规格的档案盒（310×220×30mm），卷内文件逐页编制页码（从“1”开始，正面右下角、正面左下角）。
编制卷内目录：每卷首页附《卷内目录》（见附件2），包含序号、文件编号、文件题名、责任者、日期、页号、备注等信息。
（三）第三步：移交与接收（竣工后30日内）
移交准备：项目部完成所有文档组卷后，编制《工程项目归档目录》（见附件3），打印一式三份（项目部、档案管理部门、业主方各执一份）。
移交手续：
项目经理*组织档案管理部门、监理单位共同进行文档预验收，重点检查文档完整性、规范性、组卷合理性。
验收合格后，资料员与档案管理员办理移交，填写《文档移交登记表》（见附件4），双方签字确认，注明移交日期、文档数量、盒数。
（四）第四步：入库保管与维护
入库登记：档案管理部门接收文档后，1个工作日内录入档案管理系统，标注项目名称、档号、保管期限（永久、30年、10年）、密级（公开、内部、秘密）。
保管要求：
档案库房保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，定期检查（每季度1次）。
电子文档同步存储于公司服务器，定期备份（每周1次），备份介质异地存放。
动态管理：项目运营期间如需补充文档，由项目部填写《文
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