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办公室日常运营流程手册模板

一、手册适用范围与核心价值

本手册适用于各类企业、事业单位及社会组织日常办公场景，旨在规范办公室运营流程、明确各岗位职责、提升事务处理效率。无论是新员工入职培训、现有员工操作指引，还是管理者优化办公资源配置，均可通过本手册快速掌握标准化流程，保证办公事务有序开展，减少沟通成本与操作误差。

二、日常运营核心流程操作指南

（一）日常办公事务管理

考勤管理

打卡规范：员工每日上下班需在考勤系统（如指纹/人脸识别机）进行打卡，上午上班时间为8:30，下午下班时间为17:30（具体时间以单位规定为准）。迟到、早退、旷工记录将作为考勤核算依据。

请假流程：员工因事需请假，提前1天填写《请假申请表》，说明请假类型（事假/病假/年假等）、时间、事由，经部门负责人审批后提交行政部备案。病假需提供医院证明，紧急情况可先电话报备，补交手续。

办公环境维护

个人区域：每日下班前整理桌面文件，归位办公用品，保持桌面整洁。

公共区域：每周五下午为“办公环境维护日”，各部门轮流负责会议室、茶水间、走廊等区域的清洁，行政部进行检查通报。

设备使用：空调、照明设备使用后及时关闭，下班前确认电脑、打印机等设备电源断电，节约能源。

（二）会议组织与执行

会议申请与审批

发起人提前2个工作日填写《会议申请表》，明确会议主题、时间（建议避开工作高峰期，如9:00-10:00或14:00-15:00）、地点、参会人员（含职务）、议程及所需设备（投影仪、麦克风、白板等）。

表单提交部门负责人审核，涉及跨部门会议需同步告知相关部门负责人，再报行政部备案（大型会议需报总经理审批）。

会议通知与准备

审批通过后，行政部提前1个工作日通过OA系统或邮件发送会议通知，附会议议程及预参会名单，提醒参会人员提前准备相关材料。

会议室管理员提前30分钟调试设备，摆放席卡、茶水、纸笔等，保证会议环境就绪。

会议召开与记录

主持人提前10分钟到场，引导会议按议程进行，控制各环节时长（如总会议时长≤1小时，每项议程≤15分钟）。

指定专人记录会议内容，重点记录决议事项、责任部门及完成时限，形成《会议纪要》初稿。

会议后续跟进

会议结束后2个工作日内，《会议纪要》经主持人审核无误后，分发至所有参会人员及相关部门，并抄送行政部存档。

责任部门需在规定时限内落实决议事项，行政部每周跟进进度，未完成事项需说明原因并协调解决。

（三）文件档案规范管理

文件分类与编号

按来源分为“红头文件”“业务文件”“行政文件”“财务文件”等；按密级分为“公开”“内部”“秘密”三级（秘密文件需单独存放并加密管理）。

文件需统一编号（格式：部门代码-年份-序号，如“XZ-2024-001”），标注于文件首页右上角。

文件起草与审核

起草文件需使用单位统一模板，内容准确、逻辑清晰，涉及数据、政策等内容需注明来源。

部门内部文件由部门负责人审核；跨部门文件需会签相关部门负责人；重要文件（如制度、方案）需报总经理审批。

文件流转与归档

纸质文件填写《文件流转单》，明确传阅顺序及停留时间，每环节接收人签字确认；电子文件通过OA系统线上流转，审批留痕。

每月25日前，各部门整理当月文件，按编号顺序归档至指定档案柜，填写《文件归档登记表》，注明档案柜编号、存放位置及经手人。

文件借阅与销毁

借阅内部文件需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批；借阅秘密文件需经总经理审批，借阅期限不超过3个工作日，归还时检查完整性。

超过保存期限的文件（如年度总结、临时通知等），由行政部列出销毁清单，经总经理审批后，至少2人监销并签字确认，保证信息不外泄。

（四）办公用品申领与发放

需求统计与汇总

每月20日前，各部门统计次月办公用品需求（如笔、本、文件夹、打印纸等），填写《办公用品需求表》，经部门负责人签字后提交行政部。

行政部汇总各部门需求，核对库存量，制定采购计划（避免重复采购或积压），提交财务部审核后报总经理审批。

采购与入库管理

采购需选择合格供应商（至少比价2家），保证产品质量及价格合理；到货后由行政部、财务部共同验收，核对物品名称、数量、规格，填写《办公用品入库登记表》。

入库物品分类存放于行政部指定货架，标注名称、数量及入库日期，定期盘点（每月1次），保证账实相符。

发放与登记

每周一、周三下午为固定发放时间，员工填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、领用事由，经部门负责人审批后领取。

高价值物品（如U盘、计算器等）需领用人签字确认，行政部每季度核对一次，如有遗失需及时报备。

（五）访客接待与引导

访客预约与登记

外部访客需提前1天联系行政部或直接对接部门，提供姓名、单位、事由、到访时间、预计停留时长及陪同人员信息。

访客到访时，前台人员主动问候，核对身份信息（如证件号码、工作证），填写《访客登