行政公文写作与处理工具.docVIP

行政公文写作与处理实用工具

一、适用办公场景

本工具模板适用于各类行政办公场景，涵盖日常工作中高频使用的公文类型，助力规范、高效完成行政事务处理。具体包括：

事务通知：如会议安排、工作部署、假期通知、事项变更等需全员或特定范围知悉的事务；

请示报告：如向上级请求指示、批准事项，或汇报工作进展、问题反馈、总结计划等；

会议纪要：记录会议时间、地点、参会人员、讨论内容及决议事项，作为后续工作依据；

函件往来：与平级单位或不相隶属单位商洽工作、询问答复、请求协助等非隶属关系的沟通；

批复回复：针对下级单位请示事项的明确答复，或对来函的正式回应。

二、标准化操作流程

（一）通知类公文处理流程

明确发文目的与范围

确定通知的核心内容（如“召开工作会议”“调整作息时间”），明确需知悉的部门或人员范围（如“各部门全体员工”“相关科室负责人”）。

收集基础信息

提取关键要素：会议时间（年/月/日/上/下午）、地点（具体会议室）、事项内容（如“需提交的材料”“会议议程”）、联系人及联系方式（如“行政部*，电话X”）。

起草内容

结构：标题（“关于的通知”）→主送机关（“各部门：”）→（开头说明发文目的，主体分条列明事项，结尾提出要求）→落款（发文机关、成文日期）。

示例“为推进项目进度，定于2023年X月X日（周五）14:00在3楼会议室召开项目协调会，请各部门负责人准时参加，并携带本部门工作进展汇报材料。”

审核校对定稿

检查要素完整性（是否包含时间、地点、人物、事件）、语言准确性（无错别字、表述清晰）、格式规范性（标题居中、主送顶格、落款右对齐）。

规范印发归档

通过OA系统或纸质文件印发，保证范围覆盖到位；发文后扫描存档，电子版按“通知+年份+序号”命名（如“通知2023001”）。

（二）请示类公文处理流程

梳理请示事项

明确需上级指示或批准的具体事项（如“申请采购设备”“举办活动的经费预算”），说明事项背景及必要性（如“现有设备老化，影响工作效率”）。

准备支撑材料

整理相关依据（如政策文件、前期调研数据）、可行性分析（如设备报价对比、活动方案）及需明确的请求事项（如“恳请批准采购预算万元”）。

起草结构

标题（“关于的请示”）→主送机关（“领导：”）→（开头说明请示缘由，主体阐述事项详情及理由，结尾用“妥否，请批示”“以上请示，请批准”等规范用语）→附件（如有，注明“附件：1.设备报价单”）→落款（请示部门、日期）。

逐级审核签发

部门负责人初审（内容真实性、必要性）→办公室复核（格式规范性、附件完整性）→报送相关领导审批（根据事项重要性确定审批层级）。

跟踪反馈归档

记录领导批示意见，及时向相关部门传达结果；请示件及批复件一并归档，电子版按“请示+年份+序号”命名。

（三）会议纪要处理流程

会前准备

明确会议主题、时间、地点、参会人员（主持人、记录人、发言嘉宾等），提前发放会议议程，通知参会人员准备相关材料。

会中记录

准确记录会议时间（精确到分钟）、参会人员（签到表）、发言要点（按议题顺序记录各人核心观点，避免口语化表述）、决议事项（明确“谁负责、做什么、何时完成”）。

会后整理

24小时内完成纪要初稿，按“会议基本信息→议题讨论情况→决议事项→待办事项”结构梳理；核对决议内容与发言一致性，标注“责任人”“完成时限”。

审核确认

送主持人审阅（保证内容准确、重点突出），根据反馈修改后分发给参会人员及相关部门；要求相关人员签字确认存档。

归档跟踪

纪要原件（签字版）及电子版归档，待办事项纳入工作台账，定期跟踪进度并更新。

三、通用模板示例

（一）《关于工作的通知》模板

要素

内容要求

标题

居中，字体二号小标宋简体，如“关于2023年国庆节放假安排的通知”

主送机关

顶格，字体三号仿宋，如“各部门：”

三号仿宋，首行缩进2字符，分条列项：一、放假时间（X月X日至X月X日，共X天）；二、值班安排（值班表见附件）；三、注意事项（关闭电源、锁好门窗）

附件

如有，另起一行注明“附件：1.2023年国庆节值班表”，字体三号仿宋

发文机关

右对齐，字体三号仿宋，如“公司办公室”

成文日期

右对齐，字体三号仿宋，如“2023年X月X日”（用阿拉伯数字）

（二）《关于事项的请示》模板

要素

内容要求

标题

居中，字体二号小标宋简体，如“关于申请购置办公电脑的请示”

主送机关

顶格，字体三号仿宋，如“总经理：”

三号仿宋，首行缩进2字符：一、请示缘由：现有办公电脑使用超5年，频繁出现卡顿，影响数据处理效率（附《设备现状调研表》）；二、请示事项：拟采购联想台式电脑10台，预算元（详见报价单）；三、请求：恳请批准采购方案及预算。

附件

另起一行注明“附件：1.办公电脑现状调研表；2.设备报价单”，字体三号仿宋

落款

右对齐，