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通用办公文档格式规范模板

一、适用范围与典型场景

本模板适用于各类办公场景中的标准化文档编写，涵盖企业内部管理、跨部门协作、对外商务沟通及项目全流程文档管理。典型场景包括但不限于：

内部管理文件：公司制度、通知公告、会议纪要、工作总结；

商务协作文档：合作方案、合同草案、项目建议书、对外函件；

项目交付材料：项目计划书、进度报告、验收文档、成果汇编；

日常事务处理：申请单、审批表、调研报告、培训材料。

通过统一格式规范，保证文档逻辑清晰、视觉统一，提升信息传递效率与专业度。

二、文档创建与格式规范操作流程

（一）明确文档类型与核心目标

确定文档用途：根据场景选择文档类型（如“报告类”“方案类”“通知类”），明确核心目标（如“汇报项目进展”“申请资源支持”“规范操作流程”）。

梳理内容框架：按“总-分-总”逻辑搭建结构，通常包括封面、目录、（引言/主体/结论）、附录等模块（复杂文档需增加摘要、关键词）。

（二）设置基础格式规范

页面布局

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合A4纸标准打印区域）；

页面方向：默认纵向，特殊图表可插入横向页面（需在页眉标注“横向”）；

页码：从开始编号，页脚居中，格式为“第X页共Y页”（封面、目录不编号）。

字体与字号

封面：文档标题（黑体/微软雅黑二号加粗）、副标题（宋体三号）、编制部门/人（宋体小四）、日期（宋体小四）；

标题层级按“一、→（一）→1.→（1）→①”区分，一级标题（黑体三号加粗）、二级标题（楷体GB2312三号加粗）、三级标题（宋体小四加粗）、（宋体/仿宋GB2312四号）；

表格/图表：表头（宋体五号加粗）、表内文字（宋体五号），图表标题（宋体五号加粗）置于图表上方。

段落与行距

行距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；

表格内文字：单倍行距，单元格内容对齐方式（表头居中，表左对齐）；

段落缩进：首行缩进2字符，避免使用空格缩进。

（三）规范标题层级与内容逻辑

标题层级规则：同一层级标题格式统一，避免跳级使用（如“一、”后直接接“1.”）；

内容衔接：每部分标题需与下级内容高度匹配，例如“一、项目背景”下需包含“1.1项目起因”“1.2现状分析”等子项；

关键信息标注：重要数据、术语首次出现时需标注说明（如“ROI（投资回报率）”）。

（四）页眉页脚与附加元素

页眉：左侧为“公司名称+文档类型”（如“集团·项目进度报告”），右侧为页码（格式“-X-”）；

页脚：仅保留页码，禁止添加无关信息（如个人联系方式）；

附录：非核心支撑材料（如调研问卷、数据来源）单独成章，标题为“附录A：调研问卷”，附录内图表编号续编（如图A-1、表B-1）。

（五）内容填充与校对

撰写：语言简洁、客观，避免口语化表达（如“我觉得”改为“分析表明”）；

数据与图表：数据需标注来源（如“数据来源：部门2023年Q3报表”），图表下方添加编号与标题（如图1-12023年Q3销售额趋势）；

交叉引用：中提及图表或附录时，需标注编号（如“详见附录A”）。

（六）审核修订与版本控制

修订流程：初稿完成后由部门主管审核，修订处使用“修订模式”标注（Word功能），修订后形成“终稿V1.0”；

版本命名规则：格式为“文档名称-版本号-修订日期”（如“项目方案-V1.0），每次修订更新版本号；

终稿确认：经相关负责人（如总监、经理）签字确认后归档，签字页置于封面后（签字格式：姓名+职位+日期）。

三、通用文档格式规范要素表

规范要素

具体要求

示例说明

封面

标题二号加粗，副标题三号，编制部门/人小四，日期小四，居中对齐

《2023年度第四季度工作总结》，编制：人力资源部*经理，日期：2023-10-30

一级标题

黑体三号加粗，段前段后间距1行，左对齐

一、项目背景

二级标题

楷体GB2312三号加粗，段前段后间距0.5行，左对齐

（一）市场现状分析

三级标题

宋体小四加粗，段前段后间距0.5行，左对齐

1.竞争格局

宋体/仿宋GB2312四号，1.5倍行距，首行缩进2字符

根据市场调研数据，2023年Q3行业整体规模同比增长12%，其中A类产品占比达45%。

表格

表头宋体五号加粗居中，表内宋体五号左对齐，单倍行距，三线表格式

表1-12023年Q3产品销量对比（单位：万台）┌─────┬─────┐│产品│销量│├─────┼─────┤│A类│120│└─────┴─────┘

图表

标题宋体五号加粗置于上方，图表下方注明编号（图1-1）及数据来源

图1-12023年Q3各产品销量占比数据来源：销售部内部报表

页眉页脚

页眉左侧“公司名+文档类型”，右侧“-X-”；页脚居中“第X页共Y页”

页眉：科技·项目进度