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商会成员管理与工作记录模板

一、商会成员管理：精准画像，动态维护

（一）成员管理要义

1.信息掌握：全面、准确地掌握成员的基本信息、企业概况、需求与资源。

2.分类分级：根据成员企业规模、行业属性、贡献度等进行适当分类分级，以便于针对性服务。

3.动态更新：成员信息是动态变化的，需建立定期更新机制，确保信息的时效性。

4.沟通联络：保持与成员的常态化沟通，了解其动态，传递商会信息。

5.服务对接：基于成员信息与需求，匹配商会资源，提供精准服务。

（二）成员信息档案模板

1.基础信息表

序号

成员姓名

性别

出生年月

政治面貌

所属企业

企业性质

担任职务

商会内职务

入会日期

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2.联系方式表

序号

成员姓名

所属企业

办公电话

移动电话

电子邮箱

企业网址

企业地址

邮政编码

微信账号

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3.会员类别与权益表

序号

成员姓名

所属企业

会员类别

会费标准

会费缴纳情况

享有权益

备注

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4.联络与通讯表

序号

成员姓名

所属企业

主要联系人

联系人职务

联系人电话

常用邮箱

紧急联系人

紧急联系电话

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5.兴趣与参与表

序号

成员姓名

所属企业

参与商会委员会/小组

感兴趣的活动类型

可提供的资源/服务

希望获得的帮助/资源

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6.备注与更新记录

序号

成员姓名

所属企业

重要变动记录(如职务、联系方式变更等)

记录日期

记录人

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（三）成员管理注意事项

*保密性：成员信息涉及个人及企业隐私，需建立严格的保密制度，仅限商会内部授权人员查阅使用。

*动态更新：指定专人负责，定期（如每季度或每半年）提醒并收集成员信息更新，确保档案的准确性和时效性。

*信息化管理：建议采用会员管理系统或CRM软件进行电子化管理，便于查询、统计和分析。若条件有限，也可使用Excel等电子表格工具，但需注意数据备份。

*分级授权：根据商会内部职责分工，对成员信息的访问权限进行分级设置，确保信息安全。

*信息利用：成员信息是商会开展活动、提供服务的重要依据，应充分利用这些信息，增强服务的针对性和有效性。

二、工作记录：规范流程，沉淀经验

工作记录是商会各项工作开展过程的真实反映，是总结经验、改进工作、追溯责任、提升效率的重要依据。规范的工作记录有助于形成良好的工作习惯，促进团队协作，并为商会的持续发展提供数据支持。

（一）工作记录的价值

1.工作留痕：清晰记录各项工作的起止、过程、结果，做到有据可查。

2.经验传承：将成功经验、失败教训记录下来，便于新老员工学习和借鉴，形成组织记忆。

3.问题追溯：当工作中出现问题时，可通过记录快速定位原因，明确责任。

4.绩效评估：为员工工作考核、评优评先提供客观依据。

5.决策支持：积累的工作记录数据可以为商会的战略规划和日常决策提供参考。

（二）常用工作记录模板

1.会议记录模板

会议名称：[例如：XX商会第X届第X次会长办公会]

会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点：[商会会议室/线上会议平台等]

主持人：[姓名](职务)

记录人：[姓名](职务)

出席人员：(名单及职务，可附签到表)

列席人员：(名单及职务，如有)

缺席人员：(名单、职务及缺席原因，如有)

会议议题：

1.[议题一]

2.[议题二]

3.[其他议题]

会议议程与主要内容：

序号

议题

主要发言要点(发言人)

讨论情况

形成决议/共识

备注

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