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业务合同审查及签订标准化流程工具模板

一、适用业务场景

本标准化流程适用于企业日常经营中各类对外业务合同的审查与签订，包括但不限于：

采购类合同（原材料采购、设备采购、服务采购等）；

销售类合同（产品销售、服务提供、定制开发等）；

合作类合同（项目合作、联合研发、渠道代理等）；

其他商业协议（保密协议、租赁协议、委托合同等）。

通过标准化流程，可保证合同条款合规、权责清晰，降低履约风险，提升业务协作效率。

二、标准化操作流程

步骤1：业务需求发起与合同立项

操作内容：

业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合作背景、对方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的（产品/服务名称、规格、数量等）、核心商务条款（价格、付款方式、交付期限等）及特殊要求（如质量标准、验收方式）。

责任主体：业务部门负责人发起，需求经办人填写信息。

输出成果：《合同需求申请表》（需部门负责人签字确认）。

步骤2：合同文本起草

操作内容：

根据已审批的《合同需求申请表》，由法务部门或指定业务人员起草合同文本；

合同文本需包含核心要素：合同主体信息、合作标的、权利义务条款、价格与支付条款、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等；

参考企业标准合同模板，保证条款表述规范、无歧义，避免口语化或模糊约定。

责任主体：法务部门（主导）或业务部门（配合），需求经办人提供基础信息。

输出成果：合同初稿（含附件，如技术协议、验收标准等）。

步骤3：内部多维度审查

操作内容：

合同初稿需通过以下环节审查，保证全面性、合规性与可行性：

法务审查：重点审查合同主体合法性（如对方营业执照、授权委托书）、条款合规性（是否符合法律法规及行业监管要求）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式约定（如仲裁/诉讼管辖地）；

财务审查：审查付款方式、币种、周期与企业财务制度是否匹配，发票开具要求（如税率、类型）、税务合规性及成本控制；

业务审查：审查合作标的的技术可行性、交付期限的合理性、验收标准的可操作性、特殊需求是否满足；

风控审查（如涉及重大项目）：评估合作方信用风险、履约能力、行业政策变动等潜在风险。

责任主体：法务、财务、业务、风控部门（按职责分工），各部门填写《合同审查清单》并签字确认。

输出成果：审查后的合同修订版及《合同审查清单》（含各部门意见及整改要求）。

步骤4：外部沟通与条款修订

操作内容：

将审查修订后的合同文本与对方沟通，就分歧条款进行协商（如价格调整、交付期限顺延、违约责任细化等）；

每次沟通需留存书面记录（如邮件往来、会议纪要），明确双方达成一致的条款及未决问题；

根据协商结果，修订合同文本，直至双方就全部条款达成一致。

责任主体：业务部门（主导沟通）、法务部门（提供法律支持）。

输出成果：双方确认的合同终稿（需双方签字盖章页）。

步骤5：最终审批与授权签署

操作内容：

合同终稿按企业审批权限逐级报批（如部门负责人→法务负责人→分管领导→总经理），重大项目需提交董事会审议；

审批通过后，由授权签署人（法定代表人或其授权代表）在合同上签字并加盖企业公章/合同专用章；

若对方为自然人，需核对证件号码信息并由本人签字；若对方为企业，需加盖其公章及法定代表人签字/盖章。

责任主体：审批权限对应领导、授权签署人、行政公章管理部门。

输出成果：正式签署的合同文本（一式多份，双方各执一份，企业留存至少两份原件）。

步骤6：合同归档与履约跟踪

操作内容：

行政部门或合同管理部门将签署完成的合同原件分类归档（按合同类型、签订日期编号），同步录入合同管理系统（如电子台账），记录合同编号、双方信息、签订日期、生效日期、履行期限、关键条款摘要等；

业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点），定期向法务及财务部门反馈履约状态，保证双方按约定履行义务；

合同履行完毕或终止后，归档文件需保存至少合同履行期限+3年（法律法规另有规定的除外）。

责任主体：行政部门（归档管理）、业务部门（履约跟踪）、法务部门（监督）。

输出成果：合同档案（纸质+电子）、履约跟踪记录表。

三、核心工具模板

模板1：合同需求申请表

项目名称

合作方名称

合作方统一社会信用代码

合作标的

（如：型号设备采购/软件开发服务）

需求提出部门

核心需求描述

（明确合作目的、主要内容、预期成果）

需求经办人

商务条款初步约定

价格：__________；付款方式：__________；交付期限：__________

部门负责人签字

特殊要求

（如：质量标准、验收方式、保密要求等）

申请日期

附件清单

（如：技术参数表、对方资质文件等）

模板2：合同审查清单

审查项目

审查要点

审查结果（通过/不通过/需修改）

整改建议

审查人签字

主体信息

双方名称、地址