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企业文件归档与档案管理标准模板

一、适用范围与工作场景

日常文件处理：各部门收发的公文、合同、报告、会议纪要等需长期保存的文件；

年度档案整理：每年末对当年形成的文件进行系统化归档，保证档案完整可追溯；

审计与合规检查：应对内外部审计、监管检查时，快速提供档案支持；

历史资料查阅：员工因业务需求（如项目复盘、合同续签、纠纷处理）调阅历史档案；

档案移交与交接：部门人员变动或机构调整时，档案的规范交接与管理责任延续。

二、标准化操作流程

1.文件分类与预归档

分类标准：按文件属性分为行政类（如通知、制度、会议纪要）、业务类（如合同、项目方案、客户资料）、财务类（如报销凭证、报表、审计报告）、人事类（如劳动合同、考核记录、培训资料）、技术类（如研发图纸、专利文件、技术标准）五大类，每类下设子类（如行政类可分为“收文”“发文”“内部管理”）。

预归档要求：文件形成后3个工作日内，由经办人完成初步整理，检查文件是否齐全（如附件、签字版是否完整）、内容是否清晰（纸质文件无污损，电子文件可正常打开），并在文件右上角标注“临时归档”及经办人姓名（**）。

2.文件整理与编目

整理规范：

纸质文件：按“件”为单位排序（同一事件的正件、附件、批复等作为一件），去除金属夹，使用牛皮纸文件夹装订，每份文件编写唯一归档号（格式：部门代码-年份-类别流水号，如“XZ-2024-001”）；

电子文件：按“件”存储，文件名命名为“归档号+文件名称”（如“XZ-2024-001-关于2024年春节放假的通知”），刻录至光盘或存储至企业档案管理系统服务器，定期备份（每月1次）。

编目登记：填写《文件归档登记表》（见模板1），详细记录文件名称、文号、形成部门、形成日期、页数、密级、保管期限等信息，由部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。

3.档案移交与接收

移交流程：

每月25日前，各部门将预归档文件整理完毕，连同《文件归档登记表》一并移交至档案管理部门；

档案管理部门接收时，核对文件数量、归档号、完整性，核对无误后双方在《档案移交清单》（见模板2）上签字确认，一联由档案管理部门留存，一联由移交部门留存。

特殊情况处理：跨年度形成的文件（如跨期项目资料），应在文件全部完成后1个月内完成归档；涉密文件需单独标注密级（“秘密”“机密”“绝密”），按保密规定单独存放和管理。

4.档案保管与维护

纸质档案保管：存入符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫、防鼠），库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，每季度检查1次库房环境，及时更换防虫剂、干燥剂；

电子档案保管：存储服务器需具备冗余备份功能，每年进行1次数据恢复测试，保证电子档案可读性；重要电子档案（如合同、专利文件）需同时保存纸质副本和电子副本；

档案借阅管理：借阅档案需填写《档案借阅登记表》（见模板3），注明借阅人、部门、用途、借阅期限（一般不超过7个工作日），经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，方可借阅；涉密档案借阅需经分管领导审批。

5.档案鉴定与销毁

鉴定周期：档案保管期限届满前3个月，由档案管理部门会同业务部门、法务部门组成鉴定小组，对档案进行价值鉴定；

鉴定标准：仍有保存价值的档案（如涉及企业核心权益、法律纠纷的文件），重新划定保管期限；无保存价值的档案，经鉴定小组全体成员签字确认后，方可销毁；

销毁流程：填写《档案销毁清单》，由分管领导审批，监销人（档案管理部门人员及监察部门人员**）监督销毁，销毁后在清单上签字确认，销毁清单永久保存。

三、核心表格模板

模板1：文件归档登记表

序号

文件名称

文号/编号

形成部门

形成日期

页数

密级

保管期限

存放位置

归档人

归档日期

审核人

1

2024年度工作计划

XZ-2024-001

行政部

2024-01-05

15

普通

10年

A01-001

*

2024-01-10

*

2

项目合同

YW-2024-002

市场部

2024-02-20

28

秘密

长期

B02-005

*赵六

2024-02-25

*

模板2：档案移交清单

移交部门

移交日期

档案类别

数量（件/卷）

移交人

接收人

备注

行政部

2024-03-01

行政类

25

*

*

无

财务部

2024-03-01

财务类

18

*孙七

*

含2023年度审计报告

模板3：档案借阅登记表

借阅人

部门

借阅日期

档案名称/编号

借阅用途

借阅期限

归还日期

审批人

备注

*周八

研发部

2024-03-10

JS-2023-005（项目技术图纸）

项目复盘

2024-03-17

2024-03-16

*吴九

复印后归还

*郑十

法务部

2024-03-15

YW-2024-002（项目合同）

合同纠纷处理

2024-03-22

2024-03-21

*

涉密，