气象部门公文处理规范手册（标准版）.docVIP

气象部门公文处理规范手册（标准版）

第1章总则

1.1指导思想

1.2基本原则

1.3适用范围

1.4工作要求

1.5术语定义

第2章组织机构与职责

2.1组织架构

2.2部门职责

2.3工作流程

2.4人员要求

第3章文件管理

3.1文件分类

3.2文件收发

3.3文件登记

3.4文件传阅

3.5文件归档

第4章文件起草

4.1起草要求

4.2格式规范

4.3内容要求

4.4审核程序

第5章文件签发

5.1签发权限

5.2签发程序

5.3签发要求

5.4特殊情况处理

第6章文件印制与分发

6.1印制要求

6.2分发范围

6.3分发程序

6.4印制管理

第7章文件催办与查办

7.1催办制度

7.2查办流程

7.3结果反馈

7.4跟踪管理

第8章文件清退与销毁

8.1清退范围

8.2清退程序

8.3销毁条件

8.4销毁流程

第9章电子文件管理

9.1系统要求

9.2数据备份

9.3安全管理

9.4使用规范

第10章监督检查

10.1监督机制

10.2检查内容

10.3问题整改

10.4责任追究

第11章附则

11.1解释权

11.2实施日期

11.3附件清单

第12章附则

12.1术语解释

12.2制度修订

12.3其他事项

第1章总则

1.1指导思想

气象部门公文处理应遵循科学、规范、高效、安全的指导思想，确保公文工作与气象业务发展需求紧密结合。

-体现气象工作的专业性，注重技术术语的准确使用，如气象预报、灾害预警、气候分析等。

-坚持标准化流程，参照国家《党政机关公文处理工作条例》及气象行业相关标准，如QX/T2-系列规范。

-强调时效性，确保重要气象信息（如台风路径、暴雨强度）在规定时限内（如2小时内）传达至相关单位。

1.2基本原则

公文处理需遵循以下原则，保障工作有序开展。

-依法依规：严格依据《中华人民共和国气象法》及部门内部规定，如气象信息发布管理办法。

-统一归口：所有气象公文由综合管理或业务部门集中处理，避免多头管理导致信息混乱。

-保密优先：涉密公文（如台风红色预警发布方案）需采取分级管理，传递范围限定在授权人员（如高级预报员）。

-闭环管理：公文从拟稿到归档需全程留痕，如会议纪要需记录参会人员、决策事项、责任部门，确保可追溯。

1.3适用范围

本规范适用于气象部门各级单位（省局、市局、县局）及所属机构的公文处理工作，涵盖以下类型。

-法定文件：如气象灾害应急预案、气象监测报告等，需符合《气象灾害防御条例》要求。

-业务函件：如与水利部门联合的洪水预警会商函，需明确责任分工（如水利部门负责河道调度，气象部门负责雨情监测）。

-内部管理：如人事任免通知、设备维护申请，需通过部门OA系统审批（一般流程不超过3个工作日）。

1.4工作要求

公文处理需达到以下标准，确保工作质量。

-格式规范：标题需明确层级，如“省气象局关于开展暴雨风险排查的通知”，正文需分条列项（如“排查范围”“责任分工”）。

-内容准确：数据需经二次审核，如雷电定位数据必须与国家级数据库（如CMAQ系统）核对，误差不得超±5%。

-响应迅速：突发事件（如短时强降水）的应急公文需即办即传，电话通知后30分钟内补发正式函件。

-归档完整：每年12月31日前完成上一年度公文整理，涉密文件需单独存放于恒温防火档案柜（温度范围10-25℃）。

1.5术语定义

本规范中部分专业术语解释如下，确保理解一致。

-气象预报：指对未来一定时段（如24小时）的天气现象（如气温、风力）的预测，需基于集合预报（成员数≥30）结果。

-灾害预警：指根据预警信号发布标准（如台风预警分四级）发布的紧急信息，需通过多渠道发布系统（电视、广播、短信）。

-公文流转：指文件从拟稿到办结的传递过程，如请示类公文需经分管领导（副处级以上）签发。

-电子签章：指通过部门认证的电子印章（如“气象局”电子章）对电子公文进行效力确认，与手签具有同等法律效力。

2.1组织架构

气象部门公文处理的组织架构通常采用层级制，确保高效协同。

-最高层级为气象局领导层，负责整体公文处理的审批和监督。

-中层包括办公室、业务处、技术处等，分别承担不同类型的公文管理职责。