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档案管理与交接规范制度范文

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位档案管理与交接工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合本单位实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁及交接等管理活动。

第三条基本原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、真实准确、完整系统、安全保密、规范有序、便于利用的原则。档案交接应坚持当面清点、手续完备、责任明确的原则。

第二章档案管理

第四条档案的收集与整理

各部门应指定专人负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集、积累和初步整理。档案材料应真实反映工作活动的全过程，做到齐全完整、字迹清楚、格式规范。整理时应按照档案形成的规律和特点，进行分类、编号、排列、编目，并装订成册。

第五条档案的归档

（一）归档范围：凡是本单位在各项工作中形成的，具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体范围另行制定《档案归档范围与保管期限表》。

（二）归档时间：日常性文件材料应在次年初完成归档；专项工作、重大活动结束后三个月内完成归档；电子文件应与纸质文件同步归档。

（三）归档要求：归档材料应为原件，如无原件，复印件须注明原件保管处及原因，并由相关负责人签字确认。归档时应填写《档案移交清单》，经交接双方核对无误后签字存档。

第六条档案的保管

（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

（二）档案入库前应进行严格检查，对有破损、霉变的档案应及时修复和处理。

（三）档案应按照不同门类、载体和保管期限进行科学排列和存放。档案柜、架应有明显的标识，便于查找。

（四）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和处理。

第七条档案的利用

（一）本单位员工因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，填写《档案查阅申请表》，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。

（二）外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管领导批准后，在指定地点查阅。

（三）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。

（四）查阅档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出档案的，须经单位主要领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。

（五）档案利用结束后，档案管理人员应及时将档案归位，并在《档案查阅利用登记簿》上做好记录。

第八条档案的保密

档案管理部门及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，严守档案纪律，确保档案安全。涉密档案的管理应按照国家及本单位有关保密规定执行。

第三章档案交接

第九条日常交接

档案管理人员在日常工作中接收或移交档案材料时，必须当面清点核对，确认无误后在《档案交接清单》上签字，并注明交接日期。交接清单应一式两份，交接双方各执一份存档。

第十条人员变动交接

（一）档案管理人员因调动、辞职、退休等原因离开工作岗位前，必须办理档案交接手续。

（二）交接前，移交人应将所保管的档案、档案目录、检索工具、管理制度、工作笔记及未了事项等整理清楚，编制《档案交接清册》。

（三）交接时，应由单位分管领导或档案管理部门负责人监交。移交人、接收人、监交人三方共同对《档案交接清册》所列内容进行逐项清点核对。核对无误后，三方在《档案交接清册》上签字盖章。

（四）交接清册应一式三份，移交人、接收人、档案管理部门各执一份。交接工作结束后，应将交接情况书面报告单位领导。

第十一条档案移交

因机构调整、产权变动等原因需要向其他单位移交档案的，应按照国家有关规定执行。移交前须对档案进行整理、鉴定、清点，并编制《档案移交清册》，经双方单位负责人签字盖章后办理移交手续。

第四章责任追究

第十二条对在档案管理与交接工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，本单位予以表彰和奖励。

第十三条对违反本制度规定，造成档案失真、损毁、丢失、泄密或擅自提供、复制、摘抄、销毁档案等行为的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第五章附则

第十四条本制度未尽事宜，按照国家有关档案法律法规执行。

第十五条本制度由本单位档案管理部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。以往有关档案管理与交接的规定与本制度不一致的，以本制度为准。