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企业财务管理系统日常运营手册

前言

本手册旨在规范企业财务管理系统的日常操作流程，明确各环节职责分工，保证财务数据处理的准确性、及时性与合规性，同时提升财务工作效率，降低操作风险。手册适用于企业财务部门全体人员及各业务部门涉及财务操作的经办人，请相关人员认真学习并严格遵照执行。

一、系统功能模块与核心应用场景

1.1总账管理模块

应用场景：用于企业日常会计核算，包括凭证录入、审核、记账，以及月末结账、账簿查询等，是财务数据的核心处理模块。适用于财务会计人员完成日常账务处理及月末结账工作。

1.2费用报销管理模块

应用场景：支持员工差旅费、办公费等日常费用的线上申请、审批与报销流程，实现费用报销全流程电子化管理。适用于各业务部门员工发起报销申请，部门负责人、财务部门进行审批与核算。

1.3固定资产管理模块

应用场景：对企业固定资产（如办公设备、生产设备等）进行新增、变更、折计提、盘点等全生命周期管理，保证资产账实相符。适用于行政管理部门、财务部门完成资产新增登记、定期盘点及处置操作。

1.4应收应付管理模块

应用场景：管理企业客户应收账款与供应商应付账款，包括发票核销、账龄分析、付款计划制定等，优化资金调度。适用于销售部门、采购部门、财务部门跟踪往来账款，控制信用风险。

1.5财务报表管理模块

应用场景：自动资产负债表、利润表、现金流量表等法定报表及自定义管理报表，为企业决策提供数据支持。适用于财务部门完成月度、季度、年度财务报表的编制与报送。

二、日常操作流程与分步骤说明

2.1费用报销全流程操作指南

2.1.1报销申请发起

操作路径：登录系统→“费用报销”模块→“新建报销单”

步骤说明：

选择报销类型（如“差旅费”“办公费”），填写报销所属部门、报销日期、申请人信息；

添加费用明细：逐项录入费用发生日期、事由、金额、对应的费用辅助核算项目（如部门、项目）；

附件：扫描费用原始凭证（如行程单、发票、付款凭证等），保证附件清晰、完整，每份附件需命名规范（如“2024-05-北京-酒店住宿费发票”）；

检无误后提交系统，自动流转至部门负责人审批。

2.1.2部门负责人审核

操作路径：登录系统→“待办事项”→“报销单审批”

步骤说明：

查看报销单详情，重点核对费用真实性、合理性是否符合公司制度（如差旅费标准是否超标、事由是否与业务相关）；

审核附件是否齐全、金额是否与报销单一致；

审核通过后提交至财务部门，若不通过需填写驳回理由并退回申请人。

2.1.3财务部门复核

操作路径：登录系统→“待办事项”→“报销单复核”

步骤说明：

财务会计人员复核报销单是否符合会计准则及公司财务制度（如费用是否计入正确会计科目、发票是否合规、有无重复报销等）；

核对附件与报销单信息的一致性，检查发票抬头、税号、金额等关键信息是否准确；

复核通过后提交至出纳岗，若发觉问题可联系申请人补充材料或驳回修改。

2.1.4出纳付款与凭证归档

操作路径：登录系统→“费用报销”→“待付款单据”

步骤说明：

出纳根据复核通过的报销单，核对付款账户信息（申请人银行卡号、开户行等），确认无误后安排付款；

付款完成后在系统中标记“已付款”，并关联付款凭证；

财务凭证会计定期将报销单及附件打印装订，完成凭证归档。

2.2固定资产新增与盘点操作步骤

2.2.1资产新增登记

操作路径：登录系统→“固定资产”→“资产新增”

步骤说明：

选择资产类别（如“电子设备”“办公家具”），填写资产名称、规格型号、数量、购置日期、原值、资金来源等信息；

录入资产保管信息：保管部门、保管人、存放地点；

资产相关凭证（如采购合同、发票、验收单）；

提交系统资产卡片，自动计入资产台账。

2.2.2定期资产盘点

操作路径：登录系统→“固定资产”→“资产盘点”

步骤说明：

财务部门提前创建盘点任务，选择盘点范围（如某部门某类资产）、盘点日期，指派盘点人员（如资产专员、部门对接人*）；

盘点人员根据系统的盘点清单，实地核对资产实物信息（名称、数量、状态）与系统卡片是否一致；

若账实不符，在系统中记录差异原因（如盘盈、盘亏、毁损），盘点照片作为佐证；

盘点任务完成后提交审核，财务部门根据盘点结果更新资产台账，编制盘点报告。

2.3月度财务报表流程

2.3.1期末结账前检查

操作路径：登录系统→“总账”→“期末处理”

步骤说明：

检查当期所有会计凭证是否已审核过账，保证无遗漏凭证；

核对总账与明细账余额是否一致，检查往来账款、资产类科目余额是否异常；

完成计提折旧、摊销费用、结转损益等期末结转凭证的与审核。

2.3.2报表与审核

操作路径：登录系统→“财务报表”→“报表”

步骤说明：

选择报表类型（如“资产负债表”“利润表”），设置报表期间（如2024年5月）；

系统自动从账套