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档案管理基础规范与操作指南

档案，作为组织与个人过往活动的原始记录，承载着不可替代的历史凭证与参考价值。科学、规范的档案管理，是确保信息资源得以有效保存、合理利用，并服务于当下与未来决策的重要基础。本指南旨在阐述档案管理的基础规范与核心操作流程，为相关从业人员提供系统性的实践参考。

一、档案管理的基本原则

档案管理工作需在统一标准下进行，同时兼顾灵活性与实际需求，其核心原则包括：

1.真实性原则：档案必须是历史活动中形成的原始记录，其内容和形式均需真实可靠，严禁伪造、篡改。

2.完整性原则：确保档案的齐全完整，不仅指单份文件的完整，也包括相关文件之间的有机联系，避免零散化和碎片化。

3.系统性原则：档案应按照其形成规律和内在联系，进行科学的分类、排列和组织，形成有序的体系。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案在实体和信息层面的安全，防止失泄密、损毁、丢失和不当使用。

5.可利用性原则：档案管理的最终目的是为了利用。应建立便捷的检索体系，在符合规定的前提下，满足合法的利用需求。

二、档案管理操作实务

（一）档案的收集

档案收集是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作。

*范围明确：根据单位或组织的职能与业务范围，确定应归档文件材料的具体范围，避免遗漏重要文件或收录无关材料。

*及时主动：各项工作活动中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集，避免拖延积压导致散失。档案管理人员应主动向各部门或相关人员催收。

*质量把关：收集的文件材料需符合归档要求，如手续齐全、内容完整、格式规范、字迹清晰耐久（手写应使用蓝黑墨水或碳素墨水，禁用铅笔、圆珠笔及易褪色墨水）。

（二）档案的整理

整理是档案管理的核心环节，目的是使零散的文件系统化、条理化。

1.分类：

*根据档案的形成规律、内容性质、载体形式或保管期限等，选择适宜的分类方法。常见的有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可单独使用或结合使用。

*分类体系应具有逻辑性和稳定性，便于理解和操作。

2.排序：在同一类别内，按照文件形成的时间顺序、重要程度或关联程度进行排列。

3.编号：

*依据分类方案和排列顺序，对档案进行编号，赋予每份档案唯一的“身份标识”。

*常用的编号方法有年度-组织机构-保管期限-件号（或卷号）等，具体可根据档案数量和管理需求确定。

4.编目：

*著录：对档案的主题内容、形式特征等进行分析、选择和记录，形成著录条目。

*编制目录：将著录条目按照一定规则组织起来，形成档案目录，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录等，为检索提供工具。

（三）档案的保管

档案保管旨在创造适宜的环境，延长档案寿命，并确保其安全。

*库房要求：

*选址应考虑地势、环境，避免潮湿、高温、光照直射、粉尘、有害气体及鼠虫危害。

*库房内应保持适宜的温湿度（通常温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%），并配备必要的调控设备。

*库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。

*装具规范：档案应存放在符合标准的档案柜、档案盒（袋）中，不同载体的档案应选择相应的装具，避免相互影响。

*日常管理：

*建立库房管理制度，明确管理人员职责。

*档案入库、出库应履行登记手续，定期对库存档案进行清点核对。

*保持库房清洁卫生，定期检查防护设施的有效性。

*对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

（四）档案的利用

档案利用是实现档案价值的关键环节，应在严格遵守保密规定的前提下，提供高效服务。

*利用制度：建立健全档案借阅、复制、查阅等管理制度，明确利用范围、审批权限和借阅期限。

*检索服务：根据利用者需求，通过档案目录、检索工具或计算机检索系统，快速准确地定位所需档案。

*借阅管理：

*借阅档案需办理借阅手续，重要档案的借阅需经相关领导批准。

*借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制未经允许的档案材料。

*档案借阅到期应及时归还，如需续借应办理续借手续。

*利用反馈：关注利用效果，收集利用者的意见和建议，不断改进档案管理和服务工作。

*保密原则：严格遵守国家及单位的保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应依法依规进行管理，严防泄密。

（五）档案的鉴定与处置

档案具有生命周期，需定期进行鉴定，对已到保管期限的档案做出相应处置。

*定期鉴定：按照档案保管期限表，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对已到保管期限的档案进行价值鉴定。

*销毁处置：

*对经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销