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2025年零售药店进销存自查自纠报告

本次自查工作自2025年3月启动，围绕2024年度（1月1日-12月31日）药品采购、库存、销售全流程展开，由企业质量负责人牵头成立专项工作组，成员包括采购部、仓储部、销售部、质管部骨干共8人，通过系统数据调取、纸质档案核查、现场盘点、人员访谈等方式，覆盖12个连锁门店及1个配送中心，累计核查采购订单1268份、验收记录2356条、库存台账387本、销售单据41230张，抽样盘点药品586个品规，形成问题清单3类17项，现将自查情况汇报如下：

一、采购环节合规性核查情况

（一）供应商管理。2024年度合作供应商共127家（生产企业43家、批发企业84家），核查发现：98%供应商资质文件（《药品生产许可证》《药品经营许可证》《营业执照》、GMP/GSP证书、法人授权书等）在有效期内，留存形式均为加盖公章的复印件；但3家批发企业（A医药、B药业、C供应链）的《药品经营许可证》复核时间分别超期15天、20天、25天，系采购人员变动导致交接遗漏。此外，全年未与任何无资质或资质不全的供应商发生交易，所有采购均通过“湖南省药品流通追溯系统”完成备案，票、账、货、款一致性符合率99.6%，仅1例因物流延迟导致随货同行单与药品到货间隔超24小时（已补正说明）。

（二）特殊药品采购。2024年共采购含麻黄碱复方制剂（如复方盐酸伪麻黄碱缓释胶囊）12个品规，总量2350盒；胰岛素（如门冬胰岛素注射液）8个品规，总量1860支；中药毒性饮片（如制川乌）3个品规，总量56kg。所有特殊药品采购均向属地药监部门备案，供应商资质除常规文件外，额外核查了含麻黄碱复方制剂定点经营资质（8家供应商均持有）、胰岛素冷链运输协议（与D冷链公司签订，温度记录完整）、中药毒性饮片生产批准证明文件（均符合《医疗用毒性药品管理办法》）。采购量方面，含麻黄碱复方制剂月均采购量200盒，未超过年度备案计划（2400盒）；胰岛素采购量与门店月均销量（150支/月）匹配；中药毒性饮片采购量较2023年下降12%（因临床使用量减少），无超计划采购情况。

（三）采购合同与票据管理。抽查200份采购合同，均明确质量条款（包括药品质量标准、验收方式、退换货责任等），其中15份合同未注明“随货同行单需加盖供应商药品出库专用章”（已补充修订模板）。票据方面，增值税专用发票、随货同行单、采购订单“三流一致”率100%，未发现“走票”“挂靠”等违规行为；但2笔采购（注射用头孢曲松钠、维生素C片）存在发票开具日期早于订单日期的情况（分别为提前3天、5天），经核实系供应商系统自动生成错误，已要求其更正并提交书面说明。

二、库存管理规范性核查情况

（一）仓储条件与设施。配送中心及门店仓库均配备温湿度自动监测系统（2024年8月升级为物联网版），全年温湿度超标记录共9次（其中阴凉库3次，因空调故障导致温度升至22℃；冷藏柜6次，因开门时间过长导致温度升至10℃），均在10分钟内触发报警，现场人员30分钟内完成故障排查（空调维修2次、加装门帘防冷气流失4次、更换温控模块3次），并留存异常处理记录。设施设备方面，冷藏柜（共15台）均定期校准（每季度1次），校准证书齐全；避光储存药品（如硝酸甘油片）均存放于遮光容器或专区，未发现因光照导致的药品变质；中药饮片柜斗标识清晰，未出现串斗现象（抽查100个柜斗，标识与实物匹配率100%）。

（二）库存台账与盘点。系统台账与实物盘点比对显示，97%品规账实一致；3%品规存在差异（共17个品规），其中12个品规为拆零销售导致的小数位误差（如阿莫西林胶囊，系统显示12.5盒，实物12盒，因最后1盒拆零销售5粒未及时更新系统），已通过每日闭店前核对拆零记录修正；5个品规为入库时扫码错误（如将“感冒灵颗粒10g10袋”误录为“感冒灵颗粒10g9袋”），经溯源采购验收单后更正系统数据。全年共组织4次全面盘点（每季度1次）、12次门店飞检（每月1次），盘点差异率由1季度的1.2%降至4季度的0.3%，整改效果显著。

（三）效期与质量管控。近效期药品（距失效期6个月内）管理方面，系统设置自动预警（提前9个月提示），2024年共预警药品112个品规，其中85个品规通过促销、调拨至效期需求门店等方式在6个月内售出，剩余27个品规（主要为心脑血管类处方药，销量较低）在失效前3个月下架，按《过期药品销毁管理制度》委托E环保公司集中销毁（销毁数量126盒/瓶，留存销毁照片、视频及双方签字确认单）。质量管控方面，全年退回不合格药品32批次（其中包装破损18批、性状异常14批），均登记《不合格药品处理记录》，并在24小时内退回供应商，未发生不合格药品流入销售环节的情况。

（四）特殊药品库存管理。含麻黄碱复方制剂、胰岛素、中