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涉密资料安全管理操作流程

前言

涉密资料，作为组织核心竞争力与国家安全利益的重要载体，其安全管理是一项系统性、长期性且责任重大的基础工作。任何疏忽都可能造成不可估量的损失。本操作流程旨在规范涉密资料从产生、流转、使用到销毁的全过程管理，明确各环节的操作要点与责任边界，确保涉密信息的绝对安全。所有接触、处理涉密资料的人员必须严格遵守本流程规定，将安全意识内化于心、外化于行。

一、资料的产生与标识

涉密资料的安全管理，始于其产生的源头。对这一环节的严格把控，是后续所有安全措施的基础。

1.1定密与审批

资料产生部门或项目负责人，应依据国家及组织内部有关保密规定，对拟形成的资料内容进行初步的密级判定。判定过程需结合信息的敏感性、影响范围及一旦泄露可能造成的危害程度综合考量。初步判定后，须提交至组织指定的定密工作小组或负责人进行审核与批准。严禁个人擅自定密或随意提高、降低密级。对于疑难或敏感的定密事项，应及时向上级保密管理部门咨询。

1.2编号与登记

经批准确定密级的资料，应由专人负责进行统一编号。编号规则应具有唯一性，能够追溯资料的来源、密级及产生时间等关键信息。同时，建立详细的涉密资料登记台账，准确记录资料名称、编号、密级、份数、产生日期、制作人、保管人等核心要素，确保每一份涉密资料都有据可查。

1.3制作与印制

涉密资料的制作与印制，必须在符合相应保密级别的办公场所内进行。优先使用组织内部指定的、经过安全检测的设备。制作过程中产生的废弃稿件、校对稿等，均视同涉密资料进行管理，不得随意丢弃。印制份数应严格按照实际工作需要确定，多余份数需及时交回并登记销毁。

1.4标识与标注

所有涉密资料，必须在其封面或首页的显著位置，用规范的保密标识（如“绝密”、“机密”、“秘密”）进行清晰标注。同时，可根据需要注明发放范围、传阅（复印）限制等提示性文字。电子文档的标识应嵌入文件属性或在文档首页明确体现。

二、资料的流转与传递

涉密资料的流转与传递，是泄密风险较高的环节，必须实施严密的监控与管理。

2.1内部借阅与使用

内部人员因工作需要借阅涉密资料时，需履行严格的借阅审批手续，经相关负责人签字同意后方可借阅。借阅时，应在台账上登记借阅人、借阅日期、预计归还日期及用途。原则上，涉密资料不得带出指定办公区域。确因工作需要带出的，须报请更高层级负责人批准，并采取可靠的保密措施，明确责任人及归还时限。借阅人员应妥善保管所借资料，不得擅自转借、复制或扩大知悉范围。

2.2复制与摘录

复制涉密资料，必须事先获得原产生部门或保密管理部门的批准。复制件视同原件管理，需进行同样的编号、登记和标识。复制过程应在指定的涉密设备上进行，严禁使用非涉密设备或连接互联网的设备复制涉密内容。摘录涉密资料内容，应使用专用的涉密笔记本或载体，并对摘录本进行同样严格的管理。

2.3外部传递与交接

因工作需要向外部单位传递涉密资料时，必须通过符合国家保密规定的渠道进行，如机要交换、派专人送达等。严禁通过普通邮寄、快递、电子邮件、即时通讯工具等非保密方式传递。交接双方应履行严格的签收手续，确保资料安全送达指定接收人。

2.4携带外出管理

确需携带涉密资料外出的，必须严格履行审批程序，明确携带人责任。外出期间，携带人应将资料置于有效控制之下，不得随意放置或离开视线范围。禁止携带涉密资料进入公共场所或进行非工作性活动。返回后，应及时将资料交回保管人，并在台账上注销外出记录。

三、资料的使用与保管

规范涉密资料的使用行为，确保其在可控范围内被安全使用，并采取妥善措施进行保管，是日常管理的核心。

3.1使用环境与条件

涉密资料的使用，应在符合相应保密级别的办公场所内进行。绝密级资料应在专门的、具备完善保密措施的场所使用。使用过程中，无关人员不得在场。禁止在非涉密计算机、网络环境中处理、存储涉密信息。严禁将涉密资料内容擅自告知或传播给不应知悉的人员。

3.2阅读与查阅

阅读涉密资料时，应集中精力，不得边阅读边做与工作无关的事情。查阅完毕后，应及时将资料放回原处或交回保管人。未经允许，不得擅自摘录、拍摄、录音涉密资料内容。确需对资料内容进行讨论的，应在符合保密要求的环境中进行，且参与人员仅限于工作需要的范围。

3.3保管责任与措施

涉密资料应指定专人负责保管，保管人对资料的安全负直接责任。保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等基本条件。涉密资料应存放在专用的保密柜或密码文件柜中，并做到人走柜锁。不同密级的资料应分类存放，便于管理和查阅。保管人员工作变动时，必须办理严格的资料交接手续，逐项清点核对，并由监交人签字确认。

3.4定期清查与核对

保管人应定期对所保管的涉密资料进行清查与核对，确保账物相符、资料完好。清查周期可根据资料数量和重要程度确定，一般不应过长