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通用费用报销申请模板

一、适用情形

二、操作流程详解

第一步：申请前准备——确认费用合规性与凭证完整性

费用性质核实：明确费用是否属于因公支出，是否符合公司费用管理制度（如差旅标准、招待限额等），避免将与工作无关的费用纳入报销范围。

凭证收集整理：根据费用类型准备对应的消费凭证，保证凭证真实、合法、有效（如消费明细单、付款记录、审批通过的行程单等），凭证上需清晰注明消费事由、金额及日期。

第二步：填写申请单——信息准确完整，无遗漏

基础信息填报：在申请单中如实填写申请人姓名（某某）、所属部门、申请日期、联系方式等基本信息，保证与员工档案一致。

费用明细列示：按费用类别逐项填写明细，包括费用项目（如“市内交通费”“住宿费”）、消费日期、金额（大写和小写需一致）、费用事由（简要说明消费背景，如“拜访客户A公司洽谈合作项目”）。若涉及多项费用，需分项列明，避免合并填写导致明细不清晰。

预算与关联信息：如费用涉及预算项目，需填写对应预算编码；若与特定业务项目相关，需注明项目名称及编号，便于财务核算。

第三步：附件整理——凭证与申请内容对应

附件清单填写：在申请单“附件清单”栏中，详细列出所有凭证的名称、数量及备注（如“出租车发票1张，金额85元；酒店住宿明细单1份，金额1200元”），保证附件数量与清单一致。

附件规范粘贴：将所有凭证按顺序整齐粘贴在申请单背面（或附后），每张凭证需清晰可见关键信息（如金额、日期、消费单位名称），避免折叠或遮挡重要内容。

第四步：提交审批——按流程逐级报批

部门负责人审核：将填写完整的申请单及附件提交至直接部门负责人（某某经理），负责人需审核费用的事由真实性、必要性及是否符合部门预算，确认无误后签字。

跨部门协同审批：若费用涉及其他部门（如行政部、市场部），需提前获得相关部门负责人的审批意见；大额费用（如超过5000元）需同时提交分管领导（某某总监）审批。

财务部门复核：审批通过后，将申请单及附件提交至财务部门，财务人员将核对凭证合规性、金额准确性、审批流程完整性，若有疑问会及时与申请人沟通补充材料。

第五步：报销到账——跟踪进度，确认结果

审核反馈：财务部门一般在收到申请后3-5个工作日内完成审核，并通过邮件或系统反馈审核结果（“通过”“需补充材料”“驳回”）。

款项发放：审核通过后，财务部门将在约定时间内（如每月10日、25日统一处理）将报销款项发放至员工工资卡或对公账户，申请人可通过财务系统查询到账情况。

三、申请单模板内容

通用费用报销申请单

基础信息

申请人姓名

某某

所属部门

申请日期

年月日

联系方式

费用归属项目/预算

（若有，填写项目名称或预算编码）

费用明细

序号

费用项目

发生日期

金额（元）

事由说明

1

年月日

2

年月日

3

年月日

合计金额（大写）

仟佰拾万仟佰拾元角分

小写：￥

附件清单

序号

附件名称

数量

备注（如凭证类型）

1

2

3

审批意见

部门负责人签字：

日期：

财务审核意见：

签字：

日期：

分管领导审批（若需）

签字：

日期：

四、填写与提交要点

信息真实准确：申请人需对填写内容及附件的真实性负责，严禁虚构费用、伪造凭证或拆分报销违规费用。

金额规范填写：费用金额需同时填写大写和小写，两者必须一致；小写金额前加货币符号“￥”，大写金额顶格书写，不得涂改。

附件要求齐全：每项费用需对应至少一张有效凭证，凭证抬头需为公司全称或与公司业务相关，凭证缺失或信息不全将导致审核不通过。

审批流程完整：需按部门负责人→财务部门→分管领导（若需）的顺序逐级审批，不得跳级或遗漏审批环节。

时限要求：费用应在消费发生后30天内提交申请，逾期未申请需说明原因并经分管领导特批；跨月费用需在次月中旬前提交。

特殊情况说明：若费用超出标准（如差旅住宿超标）或事由特殊（如紧急采购），需在申请单中“备注”栏详细说明，并附相关证明材料（如紧急情况说明、领导审批邮件等）。