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合同信息采集及审批操作手册

一、适用情境与业务场景

本操作手册适用于公司各类合同的全生命周期管理场景，包括但不限于：

新签合同：与外部合作方首次签订的业务合作、采购服务、设备采购等合同；

合同续签：原有合同到期后，经双方协商一致延续合作的合同；

合同变更：对已生效合同的标的、金额、履行期限等核心条款进行修改的补充协议；

合同解除：因履行完毕、协商一致或法定事由需提前终止合同的协议。

无论是业务部门发起的常规合同，还是跨部门协作的重大项目合同，均需遵循本手册的信息采集及审批流程，保证合同内容的合规性、完整性和审批效率。

二、操作流程详解

（一）合同信息采集与发起

发起人准备材料

合同发起人（一般为业务部门负责人或项目负责人）需根据合作内容，提前收集以下基础材料：

合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若为自然人则提供证件号码复印件）；

合同草案（需明确签约主体、合同标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；

与合同相关的支撑材料（如采购需求单、项目立项批文、招投标文件、报价单等）。

填写《合同信息采集表》

发起人登录公司合同管理系统（或使用指定纸质表单），完整填写《合同信息采集表》（模板详见第三部分），保证以下信息准确无误：

合同基本信息：合同名称、合同编号（按规则编制，如“年份-部门-序号”）、签约双方法定代表人/授权代表人、签约地址、合同金额（含大写）、币种、合同类型（如采购类、服务类、销售类）；

合同核心条款：履行期限（起止日期）、履行地点、付款方式（如分期、一次性）、验收标准、违约责任争议解决方式；

附件清单：列明所有支撑材料的名称及份数。

提交初审

发起人将填写完整的《合同信息采集表》及合同草案、支撑材料一并提交至部门负责人进行初审。

（二）部门初审

审核内容

部门负责人需重点审核以下内容：

合同内容是否符合部门业务需求及公司年度目标；

合同金额是否在部门预算范围内，超预算部分是否已履行预算调整流程；

合作方主体资格是否合规（如是否为“失信被执行人”、是否具备相关资质证书）；

合同条款是否明确，是否存在模糊表述或法律风险。

初审处理

审核通过：部门负责人在系统中“通过”，并将材料流转至下一环节（法务审核或财务审核，根据合同类型确定）；

审核不通过：部门负责人需注明退回理由（如“金额超预算”“合作方资质不全”），发起人根据意见修改后重新提交。

（三）专项审核（法务/财务）

1.法务审核

审核内容：

合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；

知识产权、保密条款、争议解决方式等是否完善；

合同文本是否规范，是否存在歧义条款。

审核处理：

通过：法务专员在系统中签署“审核通过”意见；

不通过：法务专员出具《法律意见书》，列明修改建议（如“需增加不可抗力条款”“付款条件需明确”），发起人根据意见修订合同草案后重新提交。

2.财务审核

审核内容：

合同金额、付款方式、开票信息是否符合公司财务管理制度；

资金支付安排是否与公司现金流匹配，是否存在支付风险；

涉及税费、保证金、质保金等条款是否合规。

审核处理：

通过：财务专员在系统中签署“审核通过”意见；

不通过：财务专员注明退回理由（如“付款节点不合理”“缺少发票类型约定”），发起人配合修改后重新提交。

（四）最终审批

审批权限划分

根据合同金额及重要性，最终审批权限

合同金额≤10万元：分管副总审批；

10万元＜合同金额≤50万元：总经理审批；

合同金额＞50万元：总经理办公会集体审批。

审批流程

审批人收到流转材料后，需结合部门初审、法务审核、财务审核意见，对合同的整体合理性、合规性进行最终判断；

审批通过：审批人在系统中签署“批准”意见，合同状态变更为“已审批”；

审批不通过：审批人出具书面意见，合同流程终止，发起人需根据意见调整方案后重新启动流程。

（五）合同签署与归档

合同签署

合同审批通过后，由行政部（或指定专人）统一加盖公司公章或合同专用章；

涉及法定代表人签字的，需提前确认签字授权范围及流程；

合同签署完成后，扫描电子版（PDF格式）至合同管理系统，纸质版正本交行政部归档，副本交业务部门及财务部留存。

合同归档

行政部负责对已签署的合同进行分类整理，建立《合同台账》，记录合同编号、名称、签约方、签署日期、到期日、归档位置等信息；

合同电子版需按“年份-部门-合同类型”规则存储，保证可追溯、可查询；

合同保存期限：一般合同保存不少于10年，涉及重大项目的合同保存不少于20年。

三、合同信息采集表模板

项目

内容

合同名称

（如：公司2024年度IT设备采购合同）

合同编号

（按规则填写，如：2024-采购部-001）

签约主体（甲方）

公司全称、统一社会信用代码、法定代