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学校综合办公室工作流程安排

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、保障学校高效运转。为确保工作流程规范、高效、有序，特制定本工作流程安排。

二、主要工作内容及流程

（一）日常行政事务管理

1.**文件收发与流转**

(1)接收文件：每日固定时间（如上午9:00、下午2:00）集中接收各部门及外部来文，登记文件编号、来源、日期，并立即分送给相关责任人。

(2)文件传阅：重要文件需经办公室主任审批后，按部门顺序传阅，传阅记录需存档备查。

(3)文件归档：每月终了前，将纸质及电子文件分类整理，按年度编号存档，确保查阅方便。

2.**会议组织与管理**

(1)会议通知：提前3日发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题，并提醒相关方准备材料。

(2)会议记录：指定专人记录会议内容，会后24小时内整理成文，分发给参会人员。

(3)决议落实：对会议决议事项，指定责任人跟进执行，定期汇报进展。

（二）印章与证照管理

1.**印章使用审批**

(1)申请流程：使用部门填写《印章使用申请单》，经办公室主任签字确认后，方可盖章。

(2)盖章记录：每次盖章需记录使用时间、事由、经手人，并双人核对。

(3)异常处理：如遇紧急情况需临时盖章，需加急报备，事后补办手续。

2.**证照年检与维护**

(1)清点核对：每年10月前，全面清点学校证照（如办学许可证、组织机构代码证等），核对有效期。

(2)提前续办：对即将到期的证照，提前1-2个月联系相关部门办理续期手续。

(3)保管安全：证照原件存放在保险柜中，复印件按需发放，并登记使用情况。

（三）后勤与保障服务

1.**物资采购与管理**

(1)需求申报：各部门每月5日前提交物资需求清单，经办公室汇总审核后报采购。

(2)采购流程：采用比价采购，确保价格合理、质量合格，签订采购合同并验收。

(3)库存管理：建立物资台账，定期盘点，报废物资需报批后处理。

2.**环境与安全管理**

(1)区域划分：明确办公区、教学区、食堂等区域的管理责任，每日巡查检查。

(2)设备维护：对空调、电梯等公共设施，每月检查记录，及时报修。

(3)应急预案：制定消防、停电等突发情况预案，每季度组织演练。

（四）信息与沟通协调

1.**内部通知发布**

(1)通知形式：通过公告栏、企业微信、邮件等多渠道发布，确保覆盖所有教职工。

(2)内容审核：重要通知需经主管领导审核，避免信息错误或遗漏。

(3)反馈收集：发布后24小时内收集反馈，如遇争议及时澄清。

2.**跨部门协作**

(1)事项协调：涉及多部门的工作，由办公室牵头召开协调会，明确分工和时间节点。

(2)进度跟踪：每周汇总协作事项进展，向相关领导汇报，确保按时完成。

(3)争议解决：如遇部门间分歧，需记录争议点，提交主管领导裁决。

三、工作监督与改进

1.**定期自查**：每月25日，办公室内部对工作流程执行情况进行自查，形成问题清单。

2.**优化建议**：鼓励各部门提出流程改进建议，办公室每季度评估并调整优化方案。

3.**培训与考核**：每季度组织岗位培训，结合工作完成情况开展绩效考核，提升团队效率。

二、主要工作内容及流程

（一）日常行政事务管理

1.**文件收发与流转**

(1)接收文件：每日固定时间（如上午9:00、下午2:00）集中接收各部门及外部来文，登记文件编号、来源、日期，并立即分送给相关责任人。具体操作包括：

-使用《文件收文登记表》记录文件信息，包括收文号、标题、发文字号、发文单位、签收人、签收日期等。

-对涉密文件需双人签收，并在《涉密文件签收记录》中注明保管要求。

-优先处理紧急文件，需在《紧急文件处理单》中登记并注明原因。

(2)文件传阅：重要文件需经办公室主任审批后，按部门顺序传阅，传阅记录需存档备查。具体步骤如下：

-办公室根据文件内容确定传阅范围，并在《文件传阅单》中列出传阅部门及顺序。

-每个部门指定专人负责接收和传递文件，传阅人在传阅单上签字确认。

-传阅完毕后，传阅单随文件一并归档，保存期限为1年。

(3)文件归档：每月终了前，将纸质及电子文件分类整理，按年度编号存档，确保查阅方便。具体要求如下：

-纸质文件按“年度—类别—编号”顺序排列，使用档案盒存放，并贴上标签。

-电子文件需备份至专用硬盘，并建立电子目录，方便检索。

-每半年对档案进行一次检查，确保完整无损。

2.**会议组织与管理**

(1)会议通知：提前3日发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题，并提醒相关方准备材料。具体操作包括：

-使用《会议通知模板》填写会议信息，包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程等。