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公司烟酒采购管理规范

一、总则

为进一步规范公司烟酒类物品的采购、管理与使用行为，确保此类物品的采购合理、使用合规、管理有序，有效控制成本，杜绝浪费及不当行为，维护公司良好形象与经济利益，特制定本规范。本规范适用于公司及各下属部门、分支机构所有涉及烟酒类物品的采购活动。

二、基本原则

1.必要性与合规性原则：烟酒采购应严格限定于公司对外商务接待、重要客户维护、企业文化建设等确属必要的公务活动。所有采购行为必须符合国家法律法规及公司内部相关制度规定。

2.成本控制与效益原则：在满足必要公务需求的前提下，力求以最合理的成本进行采购，注重性价比，避免铺张浪费，确保每一笔采购都能产生应有的正面效益。

3.公开透明与廉洁自律原则：采购过程应坚持公开、公平、公正，杜绝任何形式的暗箱操作。相关人员需恪守廉洁自律准则，不得利用采购之便谋取私利。

4.统一管理与分级负责原则：公司烟酒采购实行统一管理、分级审批的制度，明确各部门及相关人员的职责权限，确保责任落实到人。

三、管理职责

1.行政部（或指定综合管理部门）：作为烟酒采购的归口管理部门，负责本规范的制定、修订、解释与监督执行；负责统筹规划公司烟酒采购需求，建立合格供应商名录，组织实施集中采购；负责烟酒的入库、保管、出库登记与库存盘点工作；定期向公司管理层汇报烟酒采购及使用情况。

2.各需求部门：根据实际公务需要，提出烟酒采购申请，对申请的真实性、必要性负责；严格按照审批后的用途和标准使用烟酒，做好使用登记，并对使用的合规性负责。

3.财务部：负责对烟酒采购的预算审核、费用报销进行财务监督与控制，确保采购支出符合公司财务制度及本规范要求。

4.采购部（若有）：协助行政部进行供应商的筛选、比价及采购合同的洽谈与签订（如适用）。

四、采购管理

1.申请与审批：

*各需求部门因公务确需采购烟酒时，须提前填写《物品采购申请表》，详细注明物品名称、规格、数量、预估单价、总金额、用途、拟使用时间等信息，经部门负责人审核签字后，按审批权限逐级报批。

*审批权限：根据采购金额设定不同层级的审批权限，小额采购由部门负责人及行政部负责人审批；较大金额采购需报请公司分管领导审批；大额采购须经公司主要领导审批。具体金额标准由公司根据实际情况另行制定。

2.供应商选择：

*行政部应通过多方询价、综合评估等方式，选择资质齐全、信誉良好、价格合理、供货稳定的供应商建立合作关系，并建立合格供应商名录，实行动态管理。

*对于长期或大额采购，应优先考虑与供应商签订框架协议，明确价格、质量、配送、售后服务及结算方式等。

*原则上，应至少选择两家以上合格供应商进行比价，确保采购价格的合理性。

3.采购实施与验收：

*经批准的采购申请，由行政部（或协同采购部）统一向合格供应商进行采购。

*烟酒物品送达后，行政部相关人员须会同需求部门（若为专项采购）共同对物品的数量、规格、外观、质量、保质期等进行查验，确认无误后在送货单上签字验收，并及时办理入库手续，登记《库存物品台账》。如发现问题，应立即与供应商联系处理。

4.付款结算：

*采购款项的支付，由行政部根据采购合同（或订单）、验收单、合法有效的发票等凭证，按照公司财务审批流程及结算制度办理付款手续。

*财务部在审核付款时，应对相关凭证的完整性、合规性进行严格审查。

五、库存管理

1.入库登记：所有采购的烟酒物品，均须由行政部指定专人负责入库登记，详细记录物品名称、规格、数量、采购日期、供应商、采购单价、总金额、存放位置等信息。

2.妥善保管：烟酒应存放在干燥、通风、避光、安全的专用库房或柜中，防止损坏、变质或遗失。不同种类、规格的烟酒应分类存放，做到井然有序。

3.出库管理：

*领用烟酒时，领用人须填写《物品领用登记表》，注明领用部门、领用人、领用物品名称、规格、数量、用途、领用日期等，经相关负责人签字批准后，方可到行政部办理出库手续。

*行政部库管人员凭审批后的《物品领用登记表》发放物品，并及时在《库存物品台账》中进行出库登记，确保账实相符。

4.定期盘点：行政部应每月对库存烟酒进行一次盘点，每季度进行一次全面清查，并将盘点结果形成《库存盘点报告》，报公司管理层及财务部备案。如发现盘盈、盘亏，应及时查明原因，并按规定程序处理。

六、使用管理

1.使用登记：领用部门及相关人员应严格按照申请用途使用烟酒，不得挪作私用或赠送无关人员。使用完毕后，应在《物品领用登记表》的“使用情况”栏中简要注明使用对象、场合等信息。

2.倡导节约：在公务接待等活动中，应本着节约的原则合理使用烟酒，避免铺张浪费，倡导健康、文明的接待方式。

3.禁止行为：严禁任何部门或个