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行政工作管理标准流程工具集

引言

行政工作是组织高效运转的“润滑剂”，涵盖会议组织、物资管理、资产维护、访客接待、文件流转等核心环节。本工具集旨在通过标准化流程、规范化模板及实操要点，帮助行政人员提升工作效率、降低管理风险，保证各项工作有序落地。

一、会议组织与管理：适用场景与目标

场景描述

适用于部门例会、项目启动会、跨部门协调会、外部对接会等各类会议场景，目标是实现会议“有准备、高效率、有结果”，避免“会前无规划、会中无聚焦、会后无跟进”的问题。

操作步骤详解

（一）会前筹备：明确要素，提前规划

会议发起：需求部门（或项目负责人*）填写《会议申请表》，明确会议主题、目标、时间（建议单次会议不超过2小时）、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员（含主持人、记录人）。

议题收集：主持人提前3个工作日收集会议议题，优先安排核心议题，避免议题发散；对复杂议题，要求相关负责人提前准备背景材料（如数据、方案）。

通知发布：行政部*根据申请表，提前2个工作日通过OA系统/企业发送会议通知，附上会议议程、材料清单及注意事项（如“请携带笔记本电脑参会”）。

会前检查：会议开始前30分钟，行政人员检查会场设备（投影仪、麦克风、空调、灯光等），调试线上会议平台；若需茶歇，提前准备饮品、点心（按10人/份标准）。

（二）会中执行：聚焦目标，控场有序

签到与开场：参会人员签到（线上会议需提前5分钟入会）；主持人准时开场，重申会议目标及议程，明确时间分配（如“议题A讨论30分钟，议题B汇报15分钟”）。

议题讨论：按议程逐项推进，主持人引导发言，避免偏离主题；对争议问题，记录分歧点，约定后续沟通方式（如“会后由*牵头，相关部门3日内形成补充方案”）。

决议与记录：记录人同步记录会议要点，包括：各议题结论、待办事项（明确责任人和截止时间）、下次会议计划（如有）。

（三）会后跟进：闭环管理，落地见效

纪要整理：会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至参会人员及相关部门抄送*（如需）。

任务跟踪：行政部建立《会议任务跟踪表》，每周更新待办事项进度，对逾期未完成的任务提醒责任人，并反馈至部门负责人。

资料归档：会议纪要、签到表、相关材料等整理存档（电子档留存3年，纸质档按年度装订），便于后续查阅。

标准化工具模板

表1：会议申请表

申请部门

申请人

联系方式

会议主题

会议时间

年月日时分

会议地点

□线下□线上（平台：______，：______）

参会人员

（姓名/部门/职务，多人分行填写）

会议议程

1.2.3.

所需材料

□PPT□数据报表□方案草案□其他：______

部门负责人审批

签字：__________日期：______

行政部审核

签字：__________日期：______

表2：会议纪要模板

会议名称：__________会议时间：__________会议地点：__________

主持人：__________记录人：__________参会人员：__________

会议议程与内容：

议题一：__________

结论：__________

待办事项：责任人*，截止时间：__________

议题二：__________

结论：__________

待办事项：责任人*，截止时间：__________

下次会议安排（如有）：__________

分发范围：__________主持人签字：__________日期：__________

关键执行要点

避免临时增补议题，确需新增的需经主持人同意；

线上会议需提前测试设备，要求参会人员开启摄像头（重要会议）；

会议纪要需明确“可执行”的待办事项，避免“尽快研究”“适时推进”等模糊表述；

任务跟踪需坚持“闭环”原则，直至事项完成。

二、办公用品管理：适用场景与目标

场景描述

适用于日常办公文具（笔、本、文件夹）、耗材（硒鼓、纸张）、劳保用品（口罩、消毒液）等物资的申领、采购、库存管理，目标是“按需申领、合理储备、杜绝浪费”，保障办公物资供应及时、成本可控。

操作步骤详解

（一）需求提报：规范流程，避免积压

月度需求汇总：每月25日前，各部门指定专人（如行政对接人）填写《办公用品月度需求表》，列明物资名称、规格、数量（参考上月用量及库存），部门负责人审核后提交至行政部。

紧急需求处理：突发性物资需求（如会议急需物料），由申请人填写《紧急用品申领单》，部门负责人签字后，行政部*优先协调采购（需注明“紧急”及预计使用时间）。

（二）采购执行：比价合规，质量保障

供应商选择：行政部*建立《合格供应商名录》（含2-3家合作供应商），对单价超500元的物资需进行比价（至少2家报价），选择性价比最优供应商。

下单与入库：采购订单需注明物资