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内控访谈记录

在企业内部控制体系建设与优化过程中，访谈是获取信息、识别风险、评估控制措施有效性的关键手段。而访谈记录，则是访谈过程的客观见证与成果固化，是后续风险分析、控制缺陷认定、整改方案制定以及内控评价报告编制的重要依据。一份高质量的访谈记录，不仅能够准确反映访谈的真实情况，更能为内控工作的深入开展提供坚实的数据支撑。因此，掌握访谈记录的规范撰写方法，对于每一位内控从业人员而言，至关重要。

二、内控访谈记录的核心原则

在着手撰写访谈记录前，需明确并遵循以下核心原则，以确保记录的质量与效用：

1.客观性原则：访谈记录应如实反映被访谈人的陈述，避免加入记录人的主观臆断或个人评价。对关键信息的记录应力求准确，必要时可采用被访谈人的原话（需加引号注明）。

2.准确性原则：涉及时间、地点、人物、事件、数据（若提及且重要）、流程节点等关键信息，必须准确无误。对于不确定的信息，应及时向被访谈人确认。

3.完整性原则：记录应涵盖访谈的主要议题、关键问题、核心观点、以及被访谈人提出的疑虑、建议或承诺。避免因记录不全导致信息丢失或误解。

4.清晰性原则：语言表达应简洁明了，逻辑层次分明，便于阅读者快速理解访谈内容。避免使用模糊不清、模棱两可或过于专业生僻的术语（除非是行业通用且必要的表述，并可适当注解）。

5.保密性原则：访谈记录通常涉及企业经营管理的敏感信息，需严格遵守保密规定，妥善保管，仅限内控项目组及相关授权人员查阅。

三、访谈记录的构成要素与撰写方法

一份规范的内控访谈记录，通常应包含以下构成要素，并按合理逻辑组织：

（一）访谈基本信息

此部分位于记录首页的最上方，清晰列出访谈的核心元数据：

*访谈主题：简明扼要地概括本次访谈的核心内容，例如“采购付款流程内控节点访谈”、“销售合同审批权限访谈”。

*访谈对象：记录被访谈人的姓名、所在部门、担任职务。若访谈对象有多人，应分别列出。

*访谈时间：精确到上午/下午/具体时段，例如“X年X月X日上午X时至X时”。

*访谈地点：例如“XX会议室”、“被访谈人办公室”。

*访谈参与人：记录内控项目组参与本次访谈的人员姓名及职务/角色。

*记录人：明确本次访谈的记录人员。

（二）访谈目的与议程（或访谈提纲概要）

简要说明本次访谈旨在了解的主要问题、希望达成的目标，以及预先准备的访谈提纲要点（或实际执行的访谈议程）。这有助于阅读者理解访谈的背景和方向。例如：“本次访谈旨在了解XX业务流程的实际操作情况、现有控制措施的执行有效性，以及潜在的风险点。访谈提纲主要涵盖：流程概述、关键控制点、职责分工、信息系统支持、以及近期发生的异常情况等。”

（三）访谈主要内容与记录

这是访谈记录的核心部分，应详尽、有条理地记录访谈过程中双方的交流要点。

*结构化记录：建议按照访谈提纲的顺序或讨论的自然话题模块，分点、分层次进行记录。每个话题模块可设置小标题，使记录脉络清晰。

*问题与回答对应：对于重要的提问，可以简要记录问题（或问题核心），然后紧接着记录被访谈人的回答要点。避免将所有问题和回答混为一团。

*突出关键信息：对于被访谈人提及的关键流程节点、控制措施（包括现有措施和缺失环节）、职责分工、权限设置、实际操作中的困难、发现的问题、提出的建议、以及承诺事项等，应重点记录，确保信息完整。

*区分事实与观点：在记录时，应注意区分被访谈人陈述的客观事实（如“我们的付款审批需要经过部门经理和财务经理签字”）和个人观点或判断（如“我认为目前的审批流程有些繁琐，影响效率”）。对于观点性内容，可注明“被访谈人认为/表示...”。

*记录疑义与待核实点：若访谈过程中发现信息不一致、模糊不清或需要进一步核实的内容，应在记录中明确标注，例如使用“【待核实】”或“【需进一步了解：XXX】”等标记。

*语言精炼：在保证信息完整的前提下，避免冗余和不必要的修饰，力求语言精炼、准确。直接引用被访谈人原话时，应确保准确，并加上引号。

（四）被访谈人确认与补充（可选）

在访谈结束前，可将访谈记录的核心要点向被访谈人复述，或请其阅读记录初稿，以确认记录的准确性，并允许其进行补充或修正。如有此环节，应记录确认情况及补充内容。例如：“访谈结束时，已就本次访谈记录的主要内容与被访谈人进行确认，被访谈人对记录内容无异议，并补充说明：XXX。”

访谈结束后，记录人应尽快整理访谈记录，并可在记录末尾（或另附页）加入访谈小结。小结内容可包括：本次访谈达成的主要共识、发现的主要问题或风险点、需要关注的异常情况、下一步需要采取的行动（如补充访谈、查阅文件等）。此部分内容主要为内控项目组内部分析和工作安排所用，可根据需要决定是否纳入正式对外的访谈记录。

四、访谈记录的使用与后