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采购流程及操作手册

一、适用范围与场景说明

本手册适用于企业内部各类采购业务场景，涵盖办公物资、生产原材料、设备购置、服务外包等采购类型。无论是行政部门日常办公用品补充、生产部门原材料紧急采购，还是项目组专项设备采购，均可通过本流程实现规范化管理。旨在保证采购过程合规、透明，有效控制成本，保障物资及时供应，同时明确各环节职责，避免操作风险。

二、采购流程全步骤操作指南

（一）需求发起与提报

发起主体：各部门根据实际业务需求（如新项目启动、物资消耗补充、设备故障更换等），由部门负责人指定专人（如*专员）作为采购需求发起人。

填写需求申请：发起人登录采购管理系统（或填写纸质版《采购需求申请表》），详细填写以下信息：

需求部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购物资/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、总预算；

采购用途（如“办公日常消耗”“项目生产原料”“研发设备补充”）、期望交付日期、特殊要求（如品牌授权、质量认证等）。

部门初审：需求部门负责人（如*经理）对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，确认无误后提交至采购部门。

（二）预算与需求复核

预算审核：采购部门收到需求后，同步将申请推送至财务部门。财务专员（如*会计）核对采购总预算是否在部门年度预算额度内，重点检查大额采购（如单笔超5万元）是否已履行预算调整程序（若需）。

需求复核：采购专员（如*主管）对需求的完整性、规格参数的明确性进行复核，必要时与需求部门沟通补充细节（如技术参数模糊需提供具体标准）。

结果反馈：审核通过后，采购部门在1个工作日内反馈至需求部门，启动后续流程；若审核不通过（如超预算、需求描述不清），需明确原因并退回需求部门修改。

（三）供应商选择与比价

确定采购方式：根据采购金额、物资类型及紧急程度，选择对应采购方式：

小额采购（单笔≤1万元）：可直接从“合格供应商库”中筛选1-3家供应商进行询价，优先选择历史合作良好、报价合理的供应商。

中额采购（1万元＜单笔≤5万元）：需至少邀请3家合格供应商进行书面比价，填写《供应商比价记录表》，记录报价、交货期、付款条件、售后服务等信息。

大额采购（单笔＞5万元）：需启动招标流程（公开招标或邀请招标），由采购部门牵头，联合需求部门、财务部门、法务部门组成评标小组，按“价格（40%）、质量（30%）、交付期（20%）、服务（10%）”综合评分确定中标供应商。

供应商资质核查：无论何种方式，均需核查供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证等），保证供应商具备合法经营资格及履约能力。

（四）合同拟定与审批

合同起草：采购部门根据供应商选择结果，由法务专员（或采购专员）拟定《采购合同》，明确以下核心条款：

合同双方信息（供应商全称、地址、联系人；采购方信息）；

采购标的（名称、规格型号、数量、单价、总价）；

质量标准（需符合国家/行业标准或双方约定技术参数）；

交付要求（时间、地点、方式、验收标准）；

付款方式（如“预付款30%到货验收后付60%，质保期10%无息返还”）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标的具体赔偿标准）。

合同审批：合同按以下流程审批：

采购部门负责人审核合同条款合规性；

需求部门负责人审核技术参数、交付要求是否匹配需求；

财务部门审核价格、付款方式是否合理；

法务部门审核法律风险（如条款歧义、违约责任是否明确）；

总经理（或授权分管领导）签署最终审批意见。

合同签订：审批通过后，由采购部门加盖公司公章，供应商加盖公章（或合同章），双方各执一份原件，扫描件同步存档至采购管理系统。

（五）订单下达与履约跟踪

订单：合同签订后，采购专员在采购管理系统中《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物资明细、交付时间、收货地址等，并加盖采购订单章（或公章）后发送至供应商。

履约跟踪：采购专员需主动跟进供应商生产/备货进度，关键节点包括：

确认供应商是否已收到订单（2个工作日内反馈）；

大额/定制化物资需定期（如每周）更新生产进度；

若供应商可能无法按期交付，需提前3个工作日通知采购部门，协商调整交付时间或启动备选供应商方案。

（六）验收入库与差异处理

到货通知：供应商按约定时间送达物资后，需提前1个工作日通知采购专员及需求部门/仓库。

现场验收：

数量验收：仓库管理员（或需求部门指定人员）核对实际到货数量与订单数量是否一致，如有短缺需当场记录并由送货员签字确认。

质量验收：需求部门技术人员（或质检专员）按合同约定的质量标准进行检验，包括外观检查、功能测试、资料核对（如合格证、检测报告等）。

单据签署：验收合格后，填写《验收入库单》，由验收人（如*主管）、仓库管理员、供应商送货员三方签字确认；验收不合格的，需填写《采购物资拒收单》，注明不合格原因（如“规格不符”“功能不达标