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供应链管理规范指南

一、总则

1.1指南目的

为规范企业供应链全流程管理，提升运营效率、降低成本、控制风险，保证各环节协同有序，特制定本指南。本指南旨在为供应链相关岗位人员提供标准化操作依据，保障供应链活动的合规性、及时性与经济性。

1.2适用范围

本指南适用于企业内部供应链管理相关活动，包括但不限于采购管理、库存控制、物流配送、供应商协作及风险监控等环节，涉及部门包括采购部、仓储部、物流部、生产部、财务部及需求部门。

1.3基本原则

合规优先：严格遵守国家法律法规及企业内部管理制度，保证流程合法合规。

协同高效：强化跨部门沟通协作，打破信息壁垒，实现资源优化配置。

成本可控：通过精细化管理控制采购、库存、物流等环节成本，提升投入产出比。

风险预控：建立风险识别与应对机制，提前防范供应链中断、质量异常等潜在风险。

二、采购管理规范

2.1应用情境

适用于企业生产所需原材料、零部件、办公用品等各类物资的采购需求发起、供应商选择、合同签订及订单执行全流程管理，旨在保障物资供应及时、质量合格、价格合理。

2.2标准化操作流程

2.2.1需求提报与审核

需求部门根据生产计划、库存情况或实际需求，填写《采购需求申请表》（见表2-1），明确物料名称、规格型号、需求数量、需求日期、用途说明等信息，提交至部门负责人审批。

采购部门收到需求后，核对库存余量、在途订单及预算额度，重点审核需求的合理性与紧急性，必要时与需求部门沟通调整数量或时间，审核通过后进入寻源环节。

2.2.2供应商寻源与评估

采购专员通过企业供应商库、公开招标、行业推荐等方式筛选潜在供应商，要求供应商提供资质文件（营业执照、相关认证等）、产品样品及报价单。

评估小组（由采购、质量、技术部门人员组成）从供应商资质、产品质量、价格水平、交货能力、服务水平、合作历史等维度进行综合评估（评分标准参考表2-2），形成《供应商评估报告》，选定合格供应商。

2.2.3合同签订与订单下达

采购部门与选定供应商就价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款进行谈判，达成一致后拟定《采购合同》，经法务部审核、总经理审批后签订。

采购专员根据合同内容《采购订单》（见表2-3），通过系统或书面形式下达给供应商，同时抄送仓储部、财务部备案，明确交货时间、地点及验收标准。

2.2.4订单跟踪与入库验收

采购专员实时跟踪订单执行进度，与供应商保持沟通，保证按期交货；若出现延期风险，立即启动应急预案（如调整订单、寻找替代供应商），并通知需求部门。

仓储部收到货物后，核对订单信息（物料名称、数量、批次），配合质检部门进行质量检验（检验标准依据《质量验收规范》）；检验合格后办理入库手续，《入库单》（见表2-4）；不合格品则按《不合格品控制程序》处理，如退货、换货等。

2.2.5结算与供应商评价

财务部收到入库单、发票（此处“发票”仅指合规票据，非特指某类票据，下同）、合同等单据后，审核无误安排付款；付款方式需与合同约定一致（如预付款、货到付款、分期付款等）。

采购部门每季度对合作供应商进行绩效评价，指标包括交货准时率、合格率、价格竞争力、服务响应速度等，形成《供应商绩效评价表》（见表2-5），作为后续合作、淘汰或升级的重要依据。

2.3配套工具表格

表2-1采购需求申请表（物料名称、规格型号、需求数量、需求日期、用途、申请人、部门负责人审批、采购部审核意见、备注）

表2-2供应商评估评分表（评估维度：资质文件20分、产品质量30分、价格25分、交货能力15分、服务10分；得分≥80分为合格，60-79分为待改进，＜60分为不合格）

表2-3采购订单（订单编号、供应商名称、物料信息、数量、单价、金额、交货日期、交货地点、验收标准、订单状态、下单人、下单日期）

表2-4入库单（入库单号、物料名称、规格型号、批次、数量、供应商、入库日期、质检结果、仓管员、验收人）

表2-5供应商绩效评价表（供应商名称、评价周期、交货准时率%、合格率%、价格水平（同行业对比）、服务投诉次数、综合得分、评级（A/B/C）、改进建议、采购部负责人签字）

2.4关键控制要点

需求审核需结合库存与预算，避免过量采购或超预算支出；

供应商评估需坚持“公平、公正、公开”原则，避免单一供应商依赖；

合同条款需明确权责，特别是违约责任与争议解决方式；

入库验收需严格执行“三检制”（外观、规格、数量），不合格品严禁入库；

供应商评价结果需与订单分配、合作深度挂钩，激励优秀供应商。

三、库存管理规范

3.1应用情境

适用于企业各类原材料、半成品、成品的库存控制与管理，旨在通过合理规划库存水平，减少资金占用、降低仓储成本，同时保障生产与销售需求。

3.2标准化操作流程

3.2.1库存信息维护

仓储部通过ERP系统