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企业资源计划与采购管理工具应用指南

一、适用场景与价值体现

本工具适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的采购全流程管理，尤其适合存在多部门协同采购、供应商资源分散、采购成本难控制、流程追溯需求等场景。通过系统化工具应用，可实现采购需求规范化、供应商管理动态化、采购流程透明化、成本分析精准化，最终提升采购效率、降低运营成本、强化风险管控。具体场景包括：

日常生产采购：制造业企业原材料、零部件的定期采购需求；

项目专项采购：企业新项目启动时的设备、物资集中采购；

紧急补货采购：库存不足或突发需求时的快速采购响应；

供应商优化：现有供应商绩效评估与新供应商准入管理。

二、工具操作全流程指南

（一）基础信息配置（初始化阶段）

操作主体：IT部门/采购部门负责人*

操作内容：

组织架构设置：在系统中录入企业部门层级（如采购部、财务部、仓库部、各生产车间等），明确各部门负责人及权限（如需求发起权、审批权、订单录入权等）；

物料信息维护：建立企业物料编码体系，录入物料名称、规格型号、单位、分类（如原材料、办公用品、设备等）、安全库存量等信息；

审批流程配置：根据企业采购制度，设置不同采购金额、物料类型的审批流程（如常规采购：需求部门→部门经理→采购经理→财务总监；紧急采购：需求部门→分管副总→采购经理*）；

供应商信息初始化：导入现有供应商基础信息（名称、联系人、联系方式、主营品类、合作年限等），设置供应商分级标准（如战略供应商、核心供应商、普通供应商）。

（二）采购需求发起与审批

操作主体：需求部门员工/部门经理*

操作内容：

需求提报：需求部门员工在系统中填写《采购需求申请表》，填写物料信息（名称、规格、数量、用途）、预计到货日期、预算金额，并相关附件（如技术参数图纸、项目审批单等）；

部门审核：部门经理*审核需求的合理性与必要性，重点核对物料需求与生产/工作计划的匹配度，预算是否在部门可控范围内，审核通过后提交至采购部门；

采购复核：采购经理*复核需求的可行性（如物料是否存在替代品、供应商是否可满足交期），若需调整（如数量优化、规格替代），则与需求部门沟通后修改，确认后提交至财务部门；

财务审批：财务总监*审核预算合规性及资金安排，确认无误后批准，系统自动采购需求编号，状态更新为“已审批”，流转至供应商选择环节。

（三）供应商选择与管理

操作主体：采购专员*

操作内容：

供应商寻源：根据采购需求，通过系统供应商库筛选符合条件的供应商（如按主营品类、资质等级、历史合作绩效），或通过公开招标、询价等方式新增供应商；

询价比价：向3家及以上合格供应商发出询价单，要求在规定时间内报价，系统自动汇总报价信息（含单价、总价、交货期、付款条件等），《询价比价表》；

供应商评估：组织技术、质量、财务等部门成立评估小组，从价格（权重30%）、质量（历史质量合格率，权重25%）、交期（准时交货率，权重20%）、服务（响应速度，权重15%）、资质（认证证书，权重10%）等维度打分，综合得分≥80分为合格供应商；

供应商确定：选择综合得分最高或性价比最优的供应商，特殊情况（如唯一供应商、战略合作）需提交分管副总*审批，审批通过后锁定供应商。

（四）采购订单与下达

操作主体：采购专员*

操作内容：

订单创建：在系统中根据已审批的需求及确定的供应商信息，《采购订单》，明确订单编号、供应商名称、物料信息（名称、规格、数量、单价）、总价、交货地点、交货日期、质量标准、付款方式、违约责任等条款；

订单审核：采购经理*审核订单信息的准确性（数量、价格、交期等）与合规性（是否符合采购合同约定），审核通过后提交至供应商；

订单确认：供应商在系统中确认订单内容（若有异议需在24小时内反馈，协商一致后修改订单），确认无误后系统正式订单，状态更新为“已下达”，同步至仓库、财务部门。

（五）订单执行与跟踪

操作主体：采购专员/仓库管理员

操作内容：

生产/备货跟踪：采购专员*定期与供应商沟通，知晓订单生产/备货进度，在系统中更新“生产状态”（如已排产、已完工、已发货），保证按交期交付；

物流信息录入：供应商发货后，将物流单号（如运单号）录入系统，采购专员*实时跟踪物流动态，若出现延迟（如天气影响、交通拥堵），及时与供应商协商解决方案并通知需求部门；

到货预警：系统根据订单交期自动发送“到货提醒”至采购专员及仓库管理员，提前1天确认收货准备（如库容、验收人员安排）。

（六）入库验收与结算

操作主体：仓库管理员/质量检验员/财务专员*

操作内容：

实物验收：供应商送货至仓库后，仓库管理员*核对送货单与采购订单信息（物料名称、规格、数量），确认无误后组织卸货；

质量检验：质量检验员*按采购订单约定的质量标准（如国标、行企标、技术协议）进行检验，填写《质量检验报告》，合格物料办理入库