美术协会会员退会管理规范手册（标准版）.docVIP

美术协会会员退会管理规范手册（标准版）

第1章会员资格管理

1.1会员申请条件

1.2会员注册流程

1.3会员资格审核

1.4会员资格变更

1.5会员资格终止

第2章退会申请管理

2.1退会申请提交

2.2退会申请审核

2.3退会申请确认

2.4退会申请记录

第3章退会流程规范

3.1退会申请时限

3.2退会申请材料

3.3退会申请处理周期

3.4退会申请特殊情况处理

第4章会籍管理

4.1会籍变更登记

4.2会籍信息更新

4.3会籍信息保密

4.4会籍档案管理

第5章退会权利与义务

5.1退会会员权利

5.2退会会员义务

5.3退会会员责任

5.4退会会员荣誉保留

第6章退会后续管理

6.1退会会员资料处理

6.2退会会员关系维护

6.3退会会员反馈收集

6.4退会会员档案归档

第7章会员沟通与协调

7.1退会会员沟通渠道

7.2退会会员意见收集

7.3退会会员争议解决

7.4退会会员关系协调

第8章退会管理监督

8.1退会管理监督机制

8.2退会管理监督流程

8.3退会管理监督记录

8.4退会管理监督报告

第9章退会信息公示

9.1退会信息公示内容

9.2退会信息公示方式

9.3退会信息公示时限

9.4退会信息公示监督

第10章退会管理评估

10.1退会管理评估指标

10.2退会管理评估流程

10.3退会管理评估结果

10.4退会管理评估改进

第11章退会管理政策

11.1退会管理政策制定

11.2退会管理政策修订

11.3退会管理政策实施

11.4退会管理政策监督

第12章附则

12.1名词解释

12.2实施日期

12.3解释权归属

12.4附件清单

第1章会员资格管理

1.1会员申请条件

1.2会员注册流程

1.3会员资格审核

1.4会员资格变更

1.5会员资格终止

2.退会申请管理

2.1退会申请提交

-会员需通过协会指定在线系统提交退会申请，系统需支持PDF或Word格式文件。

-申请应包含会员ID、姓名、联系方式及退会原因，退会原因需选择预设选项如“学业原因”“工作变动”“个人原因”等。

-协会要求提交时间需至少提前30天，以保证工作交接的完整性，逾期提交将视为无效申请。

-系统应自动申请编号，编号格式为“TY2024X”，其中X为顺序码，方便追踪。

2.2退会申请审核

-协会秘书处应在收到申请后的5个工作日内完成初步审核，审核内容包括申请材料完整性及退会原因的真实性。

-对于“工作变动”类退会申请，需要求会员提供新工作单位证明，证明文件需加盖公章，否则视为无效。

-审核过程中发现信息不完整，秘书处应通过系统消息通知会员补充材料，会员需在24小时内完成补充。

-审核结果分为“通过”“需补充材料”“不通过”三种，审核意见需明确记录在系统数据库中。

2.3退会申请确认

-审核通过后，协会需在7个工作日内发送电子版退会确认函至会员注册邮箱，确认函包含退会生效日期及后续流程说明。

-退会生效日期统一为每月5号，即收到确认函后的次月5日正式脱离协会。

-会员需在收到确认函后3天内确认签收，可通过系统“确认签收”按钮完成，未确认者视为自动放弃退会。

-协会需保留退会确认函的电子存档，存档期限为永久，以备后续查证。

2.4退会申请记录

-所有退会申请记录需录入协会会员管理系统，系统需支持按月份、会员类型等多维度检索。

-记录内容应包括申请提交时间、审核完成时间、确认签收时间及退会生效日期等关键节点。

-协会每季度需对退会记录进行统计分析，《退会情况季度报告》，分析内容涵盖退会原因分布、会员类型占比等数据。

-系统需设置权限管理，只有秘书处及协会主席团成员可查看完整退会记录，普通成员仅可查看自己提交的记录。

3.退会流程规范

3.1退会申请时限

-会员应在计划退会时提前30个工作日提交退会申请，以确保协会有足够时间处理相关手续。

-如遇紧急情况需立即退会，应提交书面说明并附上合理理由，协会将酌情处理。

-超过规定时限的申请将被视为无效，协会不予受理。

3.2退会申请材料

-申请表：需填写完整的退会信息，包括会员编号、姓名、联系方式及退会原因。

-财务结算：提交会费缴纳证明，协会将根据章程进行退费计算（一般退还未缴纳的会费，已产生的活动费用不予退还）。

-资产归还：如会员持有协会物资（如画材、证书等），需在申请时一并归还，协会将核实后确认。

-特殊情况说明：如会员参与过协会重要项目或担任职务，需提交交接计划，确保工作平稳过渡。

3.3退会申请处理周期