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采购订单处理与供应商管理工具集

一、适用场景与业务价值

本工具集适用于企业日常采购业务中的供应商全生命周期管理及采购订单标准化处理，尤其适合制造业、零售业、服务业等需要进行频繁采购和供应商协作的场景。通过系统化的流程设计和工具模板，可帮助企业实现：

规范供应商引入与评估流程，降低合作风险；

标准化采购订单创建、审批与执行跟踪，提升订单处理效率；

建立供应商绩效数据体系，为采购决策提供依据；

加强采购过程透明度，减少人为操作误差，控制采购成本。

二、供应商管理全流程操作

（一）新供应商准入管理

供应商申请提交

采购部门根据业务需求，向潜在供应商发放《供应商准入申请表》（含公司基本信息、主营业务、资质文件、产品/服务目录等）；

供应商按要求填写完整并加盖公章后，通过指定渠道（如采购系统、邮件）提交至采购专员*。

资质初审与资料核实

采购专员*核对供应商提交的营业执照、行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证等）、质量检测报告等文件的真实性与有效性；

对资质符合初步要求的供应商，纳入“待考察供应商名单”。

现场考察（如需）

对于关键物料或服务供应商，由采购经理*组织技术、质量部门组成考察小组，对供应商的生产场地、工艺流程、质量控制体系、仓储条件等进行实地评估；

填写《供应商现场考察记录表》，记录考察发觉的优势与风险点。

评审决议与系统建档

采购部门联合技术、财务、法务等部门召开供应商评审会，结合资质审核、现场考察结果，对供应商进行综合评分（评分维度包括资质能力、质量保障、价格水平、交付能力等）；

评审通过的供应商，由采购专员*在供应商管理系统中创建档案，录入统一编码、基本信息、资质文件等，并分配等级（如A/B/C类供应商）。

（二）供应商信息动态维护

信息更新

供应商如发生名称、地址、联系人、银行账户、资质证书变更等，需提前10个工作日书面通知采购专员*；

采购专员*在收到变更申请后3个工作日内完成系统信息更新，并同步通知相关部门。

年度复审

每年12月，采购部门组织对现有供应商进行年度复审，复审内容包括资质有效性、年度合作表现、质量稳定性等；

复审通过者可继续保留合作资格，未通过者启动降级或淘汰流程。

（三）供应商绩效评估

数据收集

每季度末，采购专员*从采购订单系统、质量部门、仓库等部门收集供应商绩效数据，包括：

质量指标：来料批次合格率、质量问题整改及时率；

交期指标：订单准时交付率、延期交付时长；

服务指标：响应速度、配合度投诉次数；

价格指标：价格稳定性、同比降幅。

评分与评级

依据《供应商绩效评估表》（权重可调整，如质量40%、交期30%、服务20%、价格10%），计算供应商季度得分；

根据得分划分等级：90分以上（优秀，A级）、80-89分（良好，B级）、70-79分（合格，C级）、70分以下（不合格，D级）。

结果应用

对A级供应商，优先分配订单，给予付款周期优惠；

对C级供应商，发出改进通知，要求提交整改计划；

对D级供应商，暂停合作资格，启动淘汰流程。

三、采购订单处理全流程操作

（一）采购需求提报与审核

需求提报

各部门根据生产经营计划，填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交期、预算金额、用途等；

部门负责人审核需求合理性与必要性后，提交至采购部门。

需求汇总与平衡

采购专员*汇总各部门需求，结合库存情况、供应商产能、采购周期等，制定《采购需求汇总表》；

对于超出预算的需求，需报财务部门审核确认。

（二）采购订单创建与审批

订单信息录入

采购专员*根据审核通过的采购需求，在采购系统中创建采购订单，录入以下信息：

订单基本信息：订单编号、订单日期、供应商编码、供应商名称；

物料/服务信息：名称、规格型号、单位、数量、单价、金额；

交付信息：交货地点、交货日期、运输方式；

其他条款：质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等。

订单审批流程

系统根据订单金额自动触发审批流程（示例）：

金额≤5万元：采购经理*审批；

5万元＜金额≤20万元：采购总监*审批；

金额＞20万元：总经理*审批；

审批通过后，订单生效；驳回时，采购专员*需根据审批意见修改后重新提交。

（三）订单下达与执行跟踪

订单下达

采购专员*将生效的采购订单通过系统或书面形式发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内签回确认；

供应商签回后，订单正式进入执行阶段。

执行跟踪

采购专员*通过采购系统实时跟踪订单进度，重点监控：

生产/备货情况：要求供应商定期反馈生产计划或库存状态；

物流状态：对于大宗物料，协调供应商提供物流单号，跟踪运输轨迹；

异常处理：如供应商可能延期交货，需提前3个工作日预警，协调调整交期或寻找替代方案。

填写《采购订单执行跟踪表》，记录关键节点进展与异常情况。

（四）收货验收与结算

到货通知与初步验收