小件藏品入库收纳管理手册（标准版）.docVIP

小件藏品入库收纳管理手册（标准版）

第1章总则

1.1目的

1.2适用范围

1.3术语定义

1.4管理职责

第2章收藏品入库管理

2.1入库申请与审批

2.2入库检验与登记

2.3信息录入与系统管理

2.4验收与异议处理

第3章收藏品分类与标识

3.1分类标准与方法

3.2标识规范与制作

3.3标识粘贴与维护

3.4分类调整与更新

第4章收藏品存放要求

4.1存放环境要求

4.2存放设备与设施

4.3存放方式与间距

4.4特殊藏品存放规定

第5章收藏品盘点与核对

5.1盘点周期与方式

5.2盘点流程与记录

5.3盘点差异处理

5.4盘点结果分析

第6章收藏品借阅与调拨

6.1借阅申请与审批

6.2借阅登记与手续

6.3借阅期限与保管

6.4返还与验收

第7章收藏品维护与修复

7.1日常维护规范

7.2保养周期与方法

7.3简单修复技术

7.4专业修复协作

第8章安全管理与应急预案

8.1库房安全制度

8.2防盗防火措施

8.3防潮防虫管理

8.4应急处置流程

第9章质量控制与改进

9.1质量检查标准

9.2问题反馈与整改

9.3管理评审

9.4持续改进措施

第10章记录与档案管理

10.1记录种类与要求

10.2档案保存期限

10.3档案保管与保密

10.4电子档案管理

第11章培训与考核

11.1培训内容与计划

11.2培训实施与评估

11.3人员考核标准

11.4持续培训机制

第12章附则

12.1制度解释

12.2制度修订

12.3实施日期

第1章总则

1.1目的

本手册旨在规范小件藏品的入库、收纳及管理流程，确保藏品安全、完整、可追溯。通过标准化操作，降低藏品损耗风险，提高工作效率，满足藏品长期保存和展示需求。

-规范入库流程，确保藏品信息准确录入系统。

-统一收纳标准，减少藏品在存储过程中的物理损伤。

-明确管理职责，避免因责任不清导致的操作失误。

-适应数字化管理需求，为藏品数据库提供可靠数据支持。

1.2适用范围

本手册适用于所有小件藏品的入库、分类、登记、存储及日常维护工作。涉及藏品类型包括但不限于：

-文件类：档案、书信、合同等（厚度≤5mm，尺寸≤50cm×30cm）。

-被服类：衣物、布艺制品等（重量≤2kg，无复杂结构）。

-纪念品类：徽章、纪念币、小摆件等（材质轻便，无易碎部件）。

不适用于大型藏品（如家具、雕塑等）、易损品（如精密仪器、玻璃制品）及需特殊温湿度控制的藏品。

1.3术语定义

为确保操作一致性，特对以下术语进行明确：

-藏品编号：唯一标识藏品的6位数字编码（如：A001234，首位字母代表大类，后五位为流水号）。

-入库登记：藏品进入存储区前的信息采集，包括名称、材质、来源、尺寸、入库时间等。

-分类编码：根据藏品属性（如材质、年代、主题）赋予的二级分类标签（如：布艺-清代-节庆）。

-存储密度：每平方米可存放藏品的数量，文件类建议≤10件/平方米，布艺类≤5件/平方米。

-定期盘点：每年至少进行一次的全区域藏品核对，误差率应控制在1%以内。

1.4管理职责

明确各岗位职责，确保流程高效执行：

-入库专员：负责藏品验收、编号、系统录入，需通过初级藏品管理培训（如3天理论+实操考核）。

-收纳管理员：负责分区规划、装具选择、堆叠规范，需熟悉EAS存储系统（如能独立完成货架调整）。

-库房主管：监督日常操作，处理异常情况，需具备2年以上管理经验及中级文物修复知识。

-技术支持：维护藏品管理系统，定期备份数据，响应时间≤4小时。

-安全负责人：定期检查消防、防潮设施，确保环境温湿度符合标准（如纸质藏品湿度50±5%）。

2收藏品入库管理

2.1入库申请与审批

-收藏部门需填写《入库申请表》，列明藏品名称、数量、来源、捐赠者或购入凭证编号等基本信息。

-申请表需经部门主管签字确认，并按机构规定流程提交至仓储管理部门审批。

-对于珍贵或特殊藏品，需附带专业鉴定报告，审批流程可能需要更高级别主管签字。

-入库申请一般需要提前3个工作日提交，确保仓储部门有足够时间准备存储空间和准备相关手续。

-申请表中必须注明藏品是否需要特殊存储条件，如恒温、避光或防尘等。

2.2入库检验与登记

-所有入库藏品需进行实物检验，核对申请表信息与实物是否一致，检查有无损坏或缺失。

-检验人员需使用专业工具检测藏品状况，并填写《入库检验记录表》，记录检验结果。

-对于需要修复的藏品，应立即转交修复部门处理，并注明修复状态和预