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采购的管理制度范本(通用5篇)

第一篇采购授权与岗位分离制度

1目的

通过授权审批、岗位分离、责任追溯，确保采购需求真实、过程透明、结果可控，降低舞弊与差错风险。

2适用范围

适用于公司所有物资、服务、工程类采购，包括固定资产、低值易耗品、外包服务、租赁、维修、技术改造及应急采购。

3术语定义

3.1采购申请人：指提出采购需求的部门指定人员。

3.2采购执行人：指采购部或获授权执行采购的专职人员。

3.3审批人：指按金额及类别拥有电子或书面审批权限的管理层。

3.4验收人：指由使用部门、仓储、质检共同组成的验收小组。

4授权矩阵

4.1预算内生产性原材料

??≤5万元：采购经理审批；

??5–30万元：分管副总审批；

??＞30万元：总经理办公会审议。

4.2非生产性物资

??≤1万元：部门负责人审批；

??1–10万元：采购经理+财务经理联签；

??＞10万元：总经理审批。

4.3固定资产

??不论金额，均需总经理审批并附董事会备案表。

4.4紧急采购

??因安全、环保、抢险、生产线抢修导致无法按正常流程时，可由值班总经理口头授权，48小时内补齐书面手续。

5岗位分离原则

5.1采购申请人不得同时担任采购执行人；

5.2采购执行人不得担任验收人；

5.3审批人不得参与供应商遴选或价格谈判；

5.4财务人员不得修改采购合同条款；

5.5付款审批人与合同签署人分离。

6操作流程

6.1需求提出

??a)使用部门在ERP提交《采购申请单》，注明名称、规格、数量、预算、需求日期、用途、是否指定品牌；

??b)预算外需求须先走《预算调整单》，经财务总监、总经理签字后方可生成采购申请。

6.2询价与比价

??a)金额＜1万元：采购执行人可在合格供应商库中直接下单；

??b)金额1–10万元：至少比价三家，填写《比价记录表》；

??c)金额＞10万元：必须招标或竞争性谈判，形成《招标评审报告》。

6.3合同签订

??a)标准模板由法务部统一维护，任何修改须用修订模式；

??b)合同须包含：标的、数量、价格、税率、交付方式、质保期、违约责任、不可抗力、争议解决条款；

??c)合同章与公章分离，合同章由采购部保管，公章由综合办保管。

6.4验收

??a)物资到货后24小时内启动验收，填写《到货验收单》；

??b)出现不合格品，验收人出具《不合格品处置单》，可退货、让步接收或扣款；

??c)验收结果同步到ERP，自动生成入库单。

6.5付款

??a)采购执行人收集合同、发票、验收单、入库单，提交《付款申请》；

??b)财务核对四单一致后，按账期付款；

??c)预付款比例原则上≤30%，超比例须总经理特批。

7记录与档案

7.1采购申请单、比价表、合同、验收单、付款单、会议纪要须按项目编号顺序装订；

7.2纸质档案保存10年，电子档案永久保存；

7.3审计部可随时调阅，拒绝提供或损毁档案视为严重违纪。

8考核与问责

8.1采购节约率=（预算金额－实际金额）/预算金额×100%，每提高1%，奖励采购团队0.2万元；

8.2出现下列情形，对直接责任人扣减绩效10%–100%，情节严重者移交监察：

??a)化整为零规避招标；

??b)与供应商串通抬高价格；

??c)伪造验收单提前付款；

??d)泄露标底或商业机密。

9制度迭代

本制度由采购部牵头，每年12月根据审计报告、法律变化、业务规模修订一次，经总经理办公会批准后生效。

第二篇供应商全生命周期管理制度

1目的

建立“准入—绩效—退出”闭环，确保供应商质量、交付、成本、服务、合规持续满足公司战略。

2供应商分类

2.1关键供应商：原材料占比≥5%或不可替代专利部件；

2.2重要供应商：年交易额≥100万元或涉及安全认证；

2.3一般供应商：低值易耗、替代充分；

2.4一次性供应商：临时需求、金额＜1万元。

3准入流程

3.1资料收集

??a)营业执照、行业许可、环评、安评、社会责任报告；

??b)近三年财报、银行资信、客户名单、专利证书；

??c)填写《供应商调查问卷》，含产能、良品率、研发占比。

3.2现场审核

??a)由采购、质量、技术、财务、法务五方组成审核组；

??b)使用《供应商现场审核表》打分，≥80