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公文写作基础知识培训教材

前言

公文，作为党政机关、企事业单位和社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理公务的重要工具。其质量直接关系到工作的效率与效果，也体现了发文单位的政策水平、业务能力和工作作风。因此，掌握公文写作的基础知识，提升公文处理能力，是每一位从事行政管理和文秘工作同志的基本要求。本教材旨在系统梳理公文写作的核心要素与规范，助力学习者夯实基础，写出规范、高效、得体的公文。

一、公文的概念与特点

（一）公文的定义

公文是各类社会组织在履行职能、处理公务过程中，按照特定体式形成并使用的，具有法定效力和规范格式的文书。它是社会组织意志的体现，是开展公务活动的重要载体。

（二）公文的主要特点

1.政治性与政策性：公文往往体现党和国家的路线、方针、政策，或是本单位的决策部署，具有鲜明的政治倾向和政策导向。

2.法定权威性：公文一经发布，在其法定效力范围内，对受文单位和相关人员具有强制性的约束力和权威性。

3.规范性与程式性：公文的种类、格式、行文规则、办理程序等都有严格的规定，必须遵循统一的规范和标准。

4.实用性与时效性：公文是为解决实际问题而制发的，内容必须具体、明确，具有现实指导意义和可操作性。同时，公文的效用往往有明确的时间限制。

5.庄重性与严肃性：公文的语言风格要求庄重、平实、准确、简洁，体现其作为公务文书的严肃性。

二、公文的种类

根据《党政机关公文处理工作条例》，党政机关公文主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等十五种。日常工作中，以下几类较为常用：

（一）指挥性公文

如命令（令）、决定、通知、意见等，主要用于发布法规规章、部署工作、提出要求、指示方向。

（二）报请性公文

如报告、请示、议案等，主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、请求指示批准或向国家权力机关提出议事事项。

（三）知照性公文

如公告、通告、通报等，主要用于向社会公众或一定范围内的人员公布事项、告知情况、表彰先进、批评错误。

（四）联系性公文

如函，主要用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（五）记录性公文

如纪要，主要用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文的格式规范

公文格式是公文严肃性、规范性的重要体现，是保证公文质量和有效性的基础。标准的公文格式一般由版头、主体、版记三部分组成。

（一）版头部分

包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。这些要素主要用于标识公文的来源、紧急程度、秘密等级等核心信息。

（二）主体部分

这是公文的核心内容所在，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。

1.标题：应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由“发文机关名称+事由+文种”组成。标题力求简洁明了，避免冗长和歧义。

2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

3.正文：是公文的主体，用来表述公文的内容。正文的结构一般包括开头、主体、结尾三部分。开头说明发文缘由或依据；主体阐述具体事项、要求或意见；结尾提出希望、要求或作出结论。

4.附件说明：如有附件，应注明附件的顺序和名称。

5.发文机关署名与成文日期：发文机关署名应使用全称或规范化简称。成文日期通常以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

6.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章是公文生效的重要标志。

（三）版记部分

包括抄送机关、印发机关和印发日期等，用于标识公文的发送范围和印发责任。

四、公文写作的基本要求

（一）主题鲜明，观点正确

公文的主题必须明确，紧紧围绕发文目的展开，观点要符合党和国家的方针政策，符合客观实际，具有针对性和指导性。

（二）实事求是，内容真实

公文内容必须真实可靠，数据准确无误，情况反映客观全面。切忌主观臆断、弄虚作假。

（三）结构完整，逻辑严密

公文的结构应符合规范要求，层次分明，段落清晰。各部分之间要有内在的逻辑联系，做到言之有序，论证充分。

（四）语言准确，简明得体

1.准确：用词造句必须精准，避免歧义，确保公文内容不被误解。

2.简明：文字精炼，言简意赅，避免空话、套话、冗余信息。

3.庄重：使用规范的书面语，语气得体，符合公文的严肃性特点。

4.规范：使用国家通用语言文字，正确运用标点符号和数字。

（五）格式规范，符合标准

严格按照国家规定的公文格式进行撰写和排版，确保公文的规范性和严肃性。

五、公文写作的一般步骤

（一）明确行文目的与要求

动笔之前，首先要清楚为什