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会议承办协议书

甲方（委托方）：

法定代表人/授权代表：

通讯地址：

联系电话：

电子邮箱：

乙方（承办方）：

法定代表人/授权代表：

通讯地址：

联系电话：

电子邮箱：

鉴于：

甲方拟举办“[会议全称]”（以下简称“本次会议”），并就本次会议的承办事宜，经过与乙方友好协商，达成如下协议，以兹共同遵守。

第一条会议基本信息

1.会议名称：[会议全称]

2.会议主题：[会议核心议题]

3.会议时间：自[起始日期]至[结束日期]，具体日程安排详见附件一《会议议程方案》。

4.会议地点：[会议主要举办场所，可包括主会场、分会场等]

5.预计参会人数：约[数字]人（具体以实际签到为准）

6.会议形式：[例如：线下会议、线上会议、线上线下结合等]

第二条委托承办范围及内容

甲方委托乙方承办本次会议的下列事项，乙方同意按照本协议约定及甲方确认的方案负责执行：

1.方案策划与执行：负责本次会议整体方案的策划、细化，并根据甲方确认的方案组织实施，包括但不限于会议流程设计、议程安排、嘉宾邀请协助等。

2.场地安排与布置：

*负责会议所需主会场、分会场、签到区、茶歇区等场地的租赁、预订、布置与搭建。

*负责会场内灯光、音响、投影、LED屏等设备的租赁、安装、调试及现场技术支持。

*负责会议背景板、指示牌、席卡、横幅等会议物料的设计、制作与摆放。

3.物料设计与制作：负责会议邀请函、议程手册、参会证、手提袋等会议相关物料的设计、制作、印刷及分发（如甲方提供设计稿，则乙方负责制作）。

4.人员组织与服务：

*负责会议期间所需工作人员（如主持人、礼仪、签到人员、引导员、技术人员、翻译等）的招募、培训与管理。

*提供会议期间的咨询、引导等现场服务。

5.餐饮与住宿安排（如包含）：如会议涉及餐饮或住宿，乙方负责根据甲方确认的标准和人数，联系并安排相关事宜，确保服务质量。具体标准及安排另行协商确认。

6.交通安排（如包含）：如涉及参会人员接送、考察等交通需求，乙方负责车辆的租赁、调度与管理。

7.宣传推广协助（如包含）：根据甲方要求，协助进行会议的宣传推广工作，如设计发布会议信息、管理会议报名系统等。

8.嘉宾邀请协助：根据甲方提供的嘉宾名单及要求，协助进行联络、邀请及接待服务。

9.会议资料整理与总结：负责会议期间照片、视频的拍摄与后期制作（如约定），并在会议结束后[时间]内向甲方提交会议总结报告及相关资料。

10.其他：[双方约定的其他具体承办事项，如礼品采购、特殊环节安排等]

第三条双方的权利与义务

（一）甲方的权利与义务

1.按照本协议约定，及时向乙方提供承办本次会议所需的基础资料、信息及必要的协助，并对所提供资料的真实性、准确性负责。

2.负责审核并书面确认乙方提交的会议策划方案、预算方案、场地布置方案、物料设计稿等关键文件，审核期限不超过[数字]个工作日。逾期未提出书面异议的，视为认可。

3.有权对乙方的承办工作进行指导、监督和检查，并对会议重要环节（如议程、嘉宾、场地布置等）享有最终决定权。

4.按照本协议第四条约定，及时足额向乙方支付会议承办费用。

5.负责处理因甲方自身原因（如提供虚假信息、决策失误等）引发的问题，并承担相应责任。

6.指派[姓名]为甲方项目联系人，负责与乙方的日常沟通、文件传递及事项确认。联系人信息如有变更，应及时书面通知乙方。

（二）乙方的权利与义务

1.严格按照本协议约定及甲方确认的各项方案，勤勉尽责地组织实施本次会议的承办工作，确保会议顺利进行。

2.负责组建专业的项目团队，指派[姓名]为乙方项目负责人，负责与甲方的日常对接、方案汇报及具体执行。项目负责人如有变更，应提前[数字]个工作日书面通知甲方并获得甲方同意。

3.确保所租赁的会议场地、采购的物料、提供的服务符合国家及地方相关法律法规要求，且质量合格、安全可靠。

4.严格遵守甲方确认的预算方案，控制会议成本。如确需超出预算，应提前书面征得甲方同意，否则超出部分由乙方自行承担。

5.负责会议期间的安全保障工作，制定应急预案并妥善处理可能发生的突发事件。

6.对在承办过程中知悉的甲方商业秘密及参会人员信息负有保密义务，该保密义务在本协议终止后仍然有效。

7.按照甲方要求，及时向甲方汇报会议筹备及进展情况。

8.会议结束后，按照约定向甲方移交会议相关资料，并配合甲方完成会议费用的结算。

第四条费用及支付方式

1.会议总费用：经双方协商确认，本次会议承办总费用为人民币[金额]元（大写：人民币[中文大写金额]整）。此费用为包干价，包含乙方为完成本协议第二条约定承办事项所需的一切费用（如