行政文件档案管理工具.docVIP

行政文件档案管理工具模板类内容

一、工具概述

本工具旨在规范行政文件档案的全生命周期管理，通过系统化的流程设计、标准化表格模板及关键要点提示，帮助各类组织（如企业、事业单位、机关等）实现档案的有序收集、安全保管、高效利用及合规处置，保证档案信息的完整性、保密性和可追溯性。

二、适用对象与典型场景

（一）适用对象

企业行政部门、综合管理部、档案室专职/兼职管理人员

事业单位办公室、档案管理部门工作人员

机关各科室档案管理员

（二）典型应用场景

日常办公文件归档：对收文、发文、会议纪要、内部通知等常规行政文件进行定期整理归档。

年度档案专项整理：每年年末对当年形成的各类档案进行分类、编号、登记及入库。

历史档案调阅利用：针对审计、核查、决策参考等需求，快速定位并提取历史档案信息。

项目文件专项管理：对跨部门项目（如基建、研发、活动组织）的全过程文件进行集中归档。

到期档案合规处置：对超过保管期限的档案进行鉴定、审批及销毁处理。

三、档案管理操作流程说明

（一）文件收集与初步整理

明确收集范围

重点关注：上级单位来文（红头文件、批复）、本单位发文（通知、函件、报告）、会议材料（会议纪要、签到表）、合同协议、重要报表（年度财务报表、统计报表）、专项工作资料（项目方案、验收报告）等具有保存价值的行政文件。

排除范围：临时性草稿、无签批手续的便函、重复性非正式通知等。

落实收集责任

各部门指定1名兼职档案联络员，负责本部门形成文件的初步收集，每月25日前将上月文件移交至档案室。

档案室接收文件时，检查文件是否齐全（如、附件、签批页是否完整），如有缺失，及时联系补充。

文件预处理

去除文件金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补（如粘贴、托裱）。

文件排序：按“正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，印件在前、定稿在后”的原则排列。

（二）文件分类与编号

分类标准

一级分类：按部门/职能划分，如“综合管理部”“财务部”“业务部”“人力资源部”等。

二级分类：按文件类型划分，如“收文”“发文”“会议纪要”“合同”“报表”“专项资料”等。

三级分类：按年度或项目划分，如“2024年度”“项目（2023-2024）”。

编号规则

采用“部门代码-二级分类代码-年度-流水号”格式，示例：

综合管理部2024年收文：ZB-SW-2024-001（ZB：综合部；SW：收文；2024：年度；001：流水号）

财务部2024年合同：CW-HT-2024-005（CW：财务部；HT：合同；2024：年度；005：流水号）

部门代码、二级分类代码需提前统一制定（如无固定代码，可直接使用部门/文件类型全称拼音首字母，保证全公司一致）。

（三）档案登记与建档

填写归档登记表

根据后续“常用表格模板”中的《文件归档登记表》，逐项录入文件信息，包括文件名称、文号/编号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置等，保证信息准确无误。

编制档案目录

以部门为单位，按分类层级编制纸质目录（一式两份）及电子目录（Excel或档案管理系统），目录需包含序号、档案编号、文件名称、形成日期、页数、存放位置等核心字段。

装订与封装

归档文件采用左侧装订（对特殊无法装订的文件，如照片、电子截图，使用档案盒或文件袋封装）。

每份文件装入统一规格的无酸档案袋，袋面标注“档案编号”“文件名称”“形成年度”“页数”等信息，字迹清晰、不易褪色。

（四）档案存放与保管

存放要求

档案室需配备专用密集架或档案柜，按“部门-分类-年度”顺序存放，做到“定位存放、标识清晰”。

存放位置标注：档案柜侧面贴“部门+分类”标签（如“综合管理部-收文2024”），档案盒侧面贴“档案编号+文件名称”标签。

环境管理

档案室保持通风干燥（温度14-24℃，湿度45%-60%），配备温湿度计、灭火器、防虫防霉药物（如樟脑丸），定期检查（每周1次）并记录。

禁止在档案室内吸烟、存放易燃易爆物品，严禁非档案管理人员随意翻阅。

电子档案管理

电子文件需同步备份至服务器或云存储（如企业网盘），定期检查备份完整性（每月1次），重要电子档案可刻录光盘保存（一式两份，异地存放）。

（五）档案借阅与归还

借阅申请

借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅部门、借阅人、联系方式、档案名称/编号、借阅事由、归还期限，经部门负责人*审批后，提交档案室。

涉密档案需经分管领导*审批，借阅范围仅限与工作直接相关的内容，严禁复制外传。

借阅登记

档案管理员核对审批手续后，按《档案借阅登记表》记录借阅信息，将档案交予借阅人，提醒“爱护档案、不得涂改、拆散、勾画”。

归还检查

借阅人需在归还期限内归还档案，管理员检查档案完整性（有无破损、缺页、增删），确认无误后登记归还日期，档案入库归位。

（六）档案鉴定与销毁

到期鉴定

保管期限届满前1个