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采购流程审批及成本控制方案模板

一、适用范围与场景说明

二、采购流程全阶段操作指南

（一）需求发起与预算提报

需求部门发起：

需求部门根据业务需求（如新增设备、物料补充、服务外包等），填写《采购申请表》（见表1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间等关键信息。

需求部门负责人对采购需求的合理性（必要性、数量准确性）及预算匹配性进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购部预算预审：

采购部收到申请后，重点核对预算金额是否符合公司年度/季度采购预算，若超预算，需需求部门补充说明或调整采购方案（如降低规格、分批采购等）。

预算初审通过后，将《采购申请表》流转至财务部进行预算复核。

（二）供应商选择与价格确认

供应商寻源：

采购部根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购（仅限独家代理等特殊情形）等方式筛选供应商。

对于金额较大（如超过5万元）或关键物料采购，需至少邀请3家合格供应商参与报价，并留存供应商资质文件（如营业执照、相关资质证书、过往合作业绩等）。

供应商评估与比价：

采购部组织相关部门（如需求部、质量部、财务部）成立评估小组，从价格、质量、交期、信誉、服务能力等维度对供应商进行评分（见表2），形成《供应商评估报告》。

比价后确定最优供应商，若价格浮动超过预算10%，需重新报批预算或调整采购方案。

（三）采购审批与合同签订

分级审批流程：

根据采购金额及重要性，设置审批权限（示例）：

金额≤1万元：需求部门负责人→采购部经理→财务*审核

1万元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务→分管副总

金额＞5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务→分管副总→总经理*

审批人需重点审核采购必要性、预算合规性、供应商选择合理性，审批通过后进入合同签订环节。

合同拟定与审核：

采购部根据审批结果与供应商拟定《采购合同》（见表3），明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

法务部（或指定法务人员）对合同条款的合规性、法律风险进行审核，审核通过后由双方授权代表签字盖章，合同生效。

（四）采购执行与验收

订单下达与跟踪：

采购部根据合同向供应商下达《采购订单》，同步跟踪生产/备货进度，保证按期交付。若需变更交付时间或数量，需书面通知供应商并经需求部门确认。

到货验收：

货物到货后，需求部门联合质量部、采购部共同验收：

核对实物与订单信息（名称、规格、数量、外观等）是否一致；

按技术参数或行业标准进行质量检测（如送检、试用等）；

验收合格后填写《到货验收单》（见表4），三方签字确认；不合格则拒收并启动退货/索赔流程。

（五）付款结算与成本核算

付款申请：

供应商凭《采购合同》《到货验收单》《发票》（需与合同信息一致）向采购部提交付款申请。

采购部核对单据完整性、准确性后，提交财务部审核。

成本核算与分析：

财务部根据实际付款金额、采购数量，核算本次采购的实际单价，与预算单价、历史采购单价对比，形成《采购成本分析表》（见表5）。

定期（如每月/每季度）汇总采购数据，分析成本波动原因（如市场价格变化、供应商调整等），提出成本优化建议（如更换供应商、集中采购等）。

三、核心工具表格模板

表1：采购申请表

申请部门

申请日期

采购编号

申请人

联系方式

需求日期

采购物品/服务信息

名称

规格型号

单位

用途说明

技术参数/服务要求

审批意见

需求部门负责人：

日期：

采购部经理：

日期：

财务*：

日期：

分管副总/总经理：

日期：

表2：供应商评估表

供应商名称

评估日期

采购项目

评估小组

需求部：、采购部：、质量部：、财务部：

评估维度

评分标准（10分制）

得分

备注

价格（30%）

低于预算10%以上10分，5%-10%8分，基本持平5分，超预算0分

质量（25%）

历史验收合格率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分，＜90%0分

交期（20%）

按时交付率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分，＜90%0分

服务（15%）

响应及时性、售后保障完善度10分，8分，5分，0分

信誉（10%）

合同履约率、行业口碑10分，8分，5分，0分

总分

评估结论

□推荐合作□备选□淘汰

评估小组签字：

表3：采购合同（模板节选）

合同编号：________

甲方（采购方）：________公司

乙方（供应商）：________公司

签订日期：____年__月__日

第一条采购标的物

名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

总价（元）

交付时间

交付地点

第二条质量标准：符合________（国家/行业/甲方）标准，验收以甲方《到货验收单》为准。

第三条付款方式：

预付款：合同签订后__个工作日内，