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文档编写与排版格式规范模板
一、适用范围与典型场景
本规范模板适用于各类需统一格式、提升专业性的文档编写场景，具体包括但不限于：企业内部管理制度（如考勤、流程规范）、项目交付文档（如可行性研究报告、验收报告）、技术知识文档（如产品手册、操作指南）、行政公文（如通知、会议纪要）等。通过标准化模板，可保证文档结构清晰、格式统一，便于阅读、归档及跨部门协作，尤其适合多成员共同参与编写或需长期迭代维护的文档场景。
二、模板使用全流程指南
（一）前置准备：明确文档定位与需求
确定文档类型与核心目标
明确文档属于“管理类”“技术类”“报告类”还是“公文类”，不同类型文档的结构侧重点不同（如技术类需突出逻辑步骤，管理类需强调权责划分）。
梳理文档核心目标（如“指导新员工操作”“规范审批流程”），保证后续内容与目标高度契合。
收集基础信息与参考资料
收编与文档相关的背景资料（如政策文件、过往版本文档、数据来源），保证内容准确性和延续性。
列出文档需覆盖的关键模块（如“适用范围”“职责分工”“操作流程”“附则”等），避免遗漏重要内容。
（二）模板选择与基础信息填写
匹配对应模板类型
根据文档类型选择基础模板框架（以下为通用可根据实际需求增删模块）：
封面页：包含文档标题、编号、版本号、编制/审核/批准人、发布日期、密级（如“内部公开”“机密”）。
目录页：自动章节标题及对应页码（建议3级目录，如“1.1”“1.1.1”）。
按“引言→主体内容→附则”逻辑展开，主体内容分章节细化。
附录/引用页：记录术语解释、参考资料列表、图表索引等。
填写标准化基础信息
文档编号：按“部门代码-文档类型-年份-序号”规则编制（如“HR-ZD-2023-001”代表“人力资源部-制度-2023年-第1号”），避免重复编号。
版本号：采用“主版本号.次版本号”格式（如“V1.0”“V1.1”），主版本号重大内容修订时递增，次版本号细节调整时递增。
人员信息：编制人、审核人、批准人需填写姓名（用“某”代替，如“**”）、岗位及日期，保证权责可追溯。
（三）内容编写与格式规范
章节结构编排
采用“章-节-条-款”四级标题体系，层级清晰：
章如“1总则”，居中、黑体、三号字，段前段后间距1行。
节如“1.1适用范围”，左对齐、黑体、四号字，段前间距0.5行。
条如“1.1.1定义”，左对齐、楷体_GB2312、四号字，段前间距0.3行。
款内容：如“本规范适用于公司全体员工”，宋体、小四号字，首行缩进2字符，行距1.5倍。
文字与标点规范
文字：使用简体中文，避免错别字（如“的/得/地”正确使用）、网络用语（如“YYDS”“躺平”等非正式表述需转化为规范语言）。
数字：日期统一用“YYYY年MM月DD日”格式（如“2023年10月01日”），数字≥1000时用千分位分隔符（如“1,000”），百分比用“%”（如“50%”）。
标点：中文文档使用全角标点（如“，。”“；：？”“！”），避免中英文标点混用（如“,”“.”为半角，不可用于中文文本）。
图表与公式规范
图表：图表需有编号（如图1、表1）和标题，标题置于图表上方，宋体、五号字、居中；图表内文字用宋体、五号字，坐标轴、图例清晰可辨；图表与需有对应说明（如“如图1所示”“详见表2”）。
公式：公式居中显示，编号右对齐（如“（1-1）”），公式中变量需用斜体，常数（如π、e）用正体，公式下方需注明变量含义（如“式中：Q——流量，m3/s；A——截面积，m2”）。
（四）校对与审核：保证内容与格式准确
自校阶段
检查内容完整性：是否覆盖预设模块，数据、案例是否准确（如日期、数字、条款逻辑是否矛盾）。
检查格式一致性：标题层级、字体字号、行距缩进、图表编号是否统一，有无错页、漏页。
交叉审核与修订
将文档交由相关部门负责人或专业岗位人员审核（如技术类文档交技术部审核，管理类文档交行政部审核），重点核查内容合规性、实操性。
根据审核意见修订后，再次校对格式，保证修订后的内容与原有格式无冲突（如新增章节后目录自动更新）。
最终批准与发布
由授权领导（如部门总监、分管副总）在封面“批准人”处签字（或电子签章），确认文档定稿。
发布时需明确生效日期，同步归档至公司文档管理系统（如SharePoint、钉钉文档），并通知相关人员查阅路径。
三、文档信息标准化表格
以下为文档基础信息表模板，需在封面页或首页填写：
项目
填写规范
示例
文档编号
部门代码（2-3位字母）-文档类型（2-3位字母）-年份（4位数字）-序号（3位数字）
HR-ZD-2023-001
文档标题
简明扼要概括核心内容，不超过20字
《员工考勤管理制度》
版本号
主版本号.次版本号（初始版本为V1.0，重大修订V2.0，细节调整V1.1）
V2.1
密级
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