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会议纪要快速编写与复用工具

一、适用场景与价值

无论是日常部门例会、项目推进会、跨部门协作会，还是专题研讨会、问题复盘会，会议纪要都是沉淀共识、明确行动的核心载体。本工具旨在通过标准化模板与复用机制，解决传统会议纪要编写中“信息遗漏重点不突出”“格式混乱难以追溯”“重复劳动效率低下”等问题，帮助参会人员快速梳理会议成果，保证决议落地有依据、信息传递无偏差。

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确有的放矢

梳理会议基本信息

提前与会议组织者确认会议主题、目标、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、核心发言嘉宾）、会议议程及预期成果。例如：“2024年Q3产品迭代规划会”需明确是否需输出“功能优先级排序”“资源分配方案”等具体成果。

准备模板与术语库

根据会议类型（如项目类、决策类、沟通类）从模板库中调取基础模板，并补充该领域常用术语（如“敏捷开发”“OKR拆解”等），避免记录时因术语不统一造成理解偏差。

预设记录结构

在模板中标注“待填写项”（如议题编号、决议类型、负责人等），预留关键信息填写区域，保证会中记录时能快速定位重点。

（二）会中记录：抓取关键，实时标记

聚焦核心信息

重点记录“议题讨论结论”“明确决议事项”“待办任务”“争议点及待跟进方向”，避免逐字逐句记录冗余内容。例如：“关于用户反馈的‘支付流程卡顿’问题，决议为：优化接口响应时间（负责），9月15日前完成测试（跟进）”。

使用缩写与符号标记

对高频内容（如人名、项目名）建立临时缩写（如“产品部-”记为“产-张”），用“▲”标记决议、“△”标记待办、“！”标记争议点，提升记录速度。

实时核对关键要素

每完成一个议题的记录后，快速检查是否包含“决议内容、负责人、截止时间、所需资源”四要素，避免遗漏关键行动项。

（三）会后整理：核对补充，规范输出

信息补全与核对

会后1小时内整理记录，对照会议录音/录像（如有）补充遗漏细节，重点核对待办事项的负责人、截止时间是否准确，并与相关人员确认“决议表述”是否与原意一致。

套用模板结构化输出

将整理后的内容填入通用模板，按“会议基本信息-议程与讨论要点-待办事项-其他事项”顺序排版，保证逻辑清晰、层级分明。

标注复用标签

为纪要添加可复用的标签（如“#产品迭代”“#跨部门协作”“#风险预警”），便于后续按主题检索调用。

（四）复用优化：沉淀经验，迭代升级

模板库更新

对高频召开的同类型会议（如周例会），会后根据实际需求优化模板（如增加“风险项跟踪”栏位），形成该场景下的专用模板。

术语库扩充

将会议中出现的新术语、专有名词补充到术语库，并附简要说明（如“MVP：最小可行产品，指包含核心功能的产品版本”），统一团队认知。

历史纪要调用

需编写类似会议纪要时，通过标签检索历史纪要，参考其“议题拆解逻辑”“决议表述方式”“待办事项格式”，快速搭建新纪要减少重复劳动。

三、会议纪要通用模板

会议基本信息

会议主题

（例：2024年Q3产品迭代规划会）

会议时间

（例：2024年8月20日14:00-16:00）

会议地点/形式

（例：3号会议室/线上腾讯会议）

主持人

（例：*经理）

记录人

（例：*助理）

参会人员

（例：产品部-、技术部-、运营部-、市场部-赵六）

缺席人员及原因

（例：研发部-周七，因客户拜访请假）

会议目标

（例：明确Q3产品迭代优先级，分配开发资源，确定关键里程碑）

议程与讨论要点

议题一：【用户反馈优先级排序】讨论内容：1.运营部-反馈：“支付流程卡顿”用户投诉占比40%，需优先处理；2.技术部-建议：“卡顿问题”根源为接口响应慢，优化周期约2周；3.产品部-补充：“新用户注册流程繁琐”投诉占比30%，建议同步优化。▲决议：1.优先处理“支付流程卡顿”问题，技术部-负责，9月15日前完成上线；2.“注册流程优化”纳入下阶段迭代，产品部-9月30日前输出新方案。

待办事项跟踪表

任务描述

负责人

优化支付接口响应时间

（技术部）

输出注册流程优化方案

（产品部）

其他事项|（例：下次会议时间为9月6日14:00，地点暂定3号会议室，请各负责人提前准备进度汇报）|

四、使用关键提示

信息准确性优先

决议事项、待办负责人、截止时间等关键信息必须经当事人确认，避免因表述模糊导致执行偏差。如“尽快完成”需明确具体日期，“相关部门配合”需指定对接人。

突出“行动导向”

会议纪要的核心是推动行动，减少描述性内容（如“大家一致认为…”），增加“决议+负责人+时间”的明确表述，保证每个待办事项可追溯、可考核。

术语与格式统一

持续更新术语库，保证团队对关键概念理解一致；模板排版保持简洁，避免花哨格式，重点信息（如负责人、截止时间）可加粗或用不同颜色标记（需打印时清晰可辨）。

及时分发与归档

会议结