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公司内部沟通协调工具会议管理与信息传递手册
前言
为规范公司内部会议管理流程，提升跨部门沟通效率，保证信息传递的及时性与准确性，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、各层级的会议组织、信息同步及协作场景，旨在通过标准化操作减少沟通成本，保障工作有序推进。
一、适用场景与业务价值
（一）会议管理核心场景
项目启动与推进会：用于明确项目目标、分工节点，同步进展并解决跨部门协作障碍。
部门周/月例会：总结阶段性工作，规划下一周期任务，对齐团队目标。
跨部门协调会：针对涉及多部门的工作事项（如资源调配、流程优化），组织专项讨论达成共识。
紧急问题处理会：突发情况需快速决策时，召集相关人员集中研讨解决方案。
（二）信息传递核心场景
常规通知同步：如制度更新、假期安排、活动通知等需全员或定向传达的信息。
任务指令下发：上级向下属分配具体工作，明确要求、时限及交付标准。
工作成果反馈：跨部门间共享工作进展、交付物，保证信息对称。
经验知识共享：如优秀案例、操作指南等需沉淀并传递给团队的内容。
二、标准化操作流程
（一）会议管理全流程操作
1.会前筹备
目标：明确会议目的，提前准备资源，保证会议高效开展。
步骤
操作说明
责任人
输出物
1.1确定会议必要性
优先通过即时沟通或邮件解决简单问题，仅对“需多方讨论、决策或信息同步复杂”的事项召开会议。
会议发起人
——
1.2明确会议要素
确定会议主题（需体现核心议题，如“项目Q3目标对齐会”）、时间（避开工作高峰期，如非紧急会议建议选9:30-11:00或14:30-16:00）、地点（会议室/线上会议）、预计时长（一般不超过90分钟）。
会议发起人
会议基本信息清单
1.3确定参会人员
区分“决策层”（需拍板人员）、“执行层”（具体落地人员）、“支持层”（提供信息人员），避免无关人员参会。
会议发起人
参会人员名单
1.4制定会议议程
按逻辑顺序排列议题（如“背景介绍→问题讨论→方案确认→任务分工”），明确每个议题的讨论时长和负责人。
会议发起人
会议议程表（见模板1）
1.5准备会议材料
提前1个工作日将议程、背景资料、数据报表等材料发送至参会人员，保证其提前熟悉内容。
材料提供人
会议材料包（电子版/纸质版）
1.6发送会议通知
通过内部通讯工具发送正式通知，包含会议要素、议程摘要、材料及“是否需提前反馈意见”的提示。
会议发起人
会议通知记录
2.会中执行
目标：聚焦议题，高效讨论，形成明确结论。
步骤
操作说明
责任人
注意事项
2.1会议签到
提前5分钟开放会议室/线上会议，参会人员通过签到表（见模板2）或线上工具签到。
主持人/助理
迟到超过10分钟需简要说明原因
2.2开场与议程确认
主持人开场重申会议目标、时长及纪律（如“手机静音、聚焦发言、不随意打断”），确认议程无异议后按序推进。
主持人
控制开场时间不超过5分钟
2.3议题讨论
按议程逐项讨论，主持人引导发言（如“请经理先介绍项目背景”“主管请补充具体数据”），避免跑题或垄断发言。
主持人/发言人
发言需简明扼要，每人单次发言不超过3分钟
2.4决策与结论
对每个议题形成明确结论（如“通过方案”“明确*部门负责任务，X月X日前完成”），避免模糊表述（如“后续再讨论”）。
全体参会人员
结论需经关键决策人确认
2.5任务分工确认
明确每项任务的负责人、具体内容、完成及时限，记录人同步至任务跟踪表（见模板3）。
主持人/记录人
任务需SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）
3.会后跟进
目标：落实会议结论，保证行动闭环。
步骤
操作说明
责任人
输出物
3.1整理会议纪要
会后2个工作日内，记录人整理会议纪要，包含会议基本信息、各议题讨论要点、决策结论、任务分工（含负责人、时限），经主持人审核无误后发送。
记录人/主持人
会议纪要（见模板4）
3.2任务跟进
任务负责人按节点推进工作，每日通过即时工具同步进度；主持人/助理每周汇总任务完成情况，对逾期任务预警。
任务负责人/助理
任务进度周报
3.3资料归档
将会议通知、议程、纪要、材料等资料整理归档至共享文件夹（按“年份-月份-会议主题”分类），便于后续查阅。
行政/助理
会议档案库
（二）信息传递标准化操作
1.常规信息同步
适用场景：制度更新、通知公告、工作计划等非紧急信息。
步骤
操作说明
责任人
注意事项
1.1信息审核
保证信息内容准确、表述清晰，无错别字或歧义；涉及敏感信息（如人员调整、未公开数据）需经部门负责人审批。
信息发布人
避免使用“大概”“可能”等模糊词汇
1.2选择传递渠道
全员信息通过公司公告栏发布；部门信息通过部门群发送；定向信息通过私聊或指定群组发送。
信息发布人
重要信息需同时在2个渠道
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