合同审核流程标准化工具包.docVIP

合同审核流程标准化工具包

一、适用场景与价值

本工具包适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同审核管理场景，尤其适用于需规范合同全流程管控、降低法律风险、提升审核效率的场景。具体包括：

企业日常采购、销售、服务、合作等合同的内部审核；

法务部门对业务部门提交合同的合规性审查；

跨部门协作中合同条款的风险排查与协同修订；

合同标准化管理体系的搭建与落地执行。

通过流程标准化与工具化，可统一审核标准、减少重复沟通、缩短审核周期，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效规避履约风险。

二、标准化操作流程详解

（一）合同接收与初步登记

提交材料：业务部门发起合同审核时，需提交完整的合同草案（含电子版及纸质版）、背景说明（如合作需求、前期沟通情况等）、对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等，首次合作方需提供）。

登记备案：法务/行政部门指定专人负责接收，填写《合同审核登记表》（见表1），记录合同名称、编号、提交部门、提交人、联系方式、合同类型、金额、预计签订日期等基本信息，并分配唯一审核编号，同步录入合同管理系统（如有）。

材料完整性检查：审核人员核对提交材料是否齐全，若材料缺失（如缺少对方主体证明、关键条款空白等），需在1个工作日内退回业务部门补充，并说明补充要求。

（二）初步形式审查

主体资格审查：

核对对方营业执照（或事业单位法人登记证等）载明的主体信息（名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人等）与合同签约主体是否一致；

检查授权委托书（若签约非法定代表人）：授权范围是否明确、是否在有效期内、授权委托书是否加盖对方公章或合同专用章；

特殊行业主体（如医疗、建筑等）需核查相应资质证书（如许可证、资质等级证书）是否在有效期内。

合同形式审查：

检查合同文本是否完整（含封面、附件、签字页等），有无缺页、漏页；

核对合同文本份数是否满足签署及存档要求；

检查合同签字页是否预留双方签字、盖章位置，关键条款（如金额、履行期限、违约责任等）是否无空白或手写涂改（涂改处需双方盖章确认）。

出具初步意见：若主体或形式存在明显问题（如对方营业执照过期、授权委托书无公章等），审核人员需在1个工作日内出具《初步审查意见表》（见表2），明确指出问题并要求业务部门限期整改；若通过初步审查，进入下一环节。

（三）专项条款审核

根据合同类型及业务需求，组织法务、财务、业务等相关人员进行专项审核，保证各维度风险可控：

法务专项审核（由法务部门负责）：

合同合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如违反法律强制性规定、恶意串通损害他人利益等）；

条款完整性：是否包含标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等核心条款；

权责对等性：双方权利义务是否明确、对等，是否存在单方限制对方权利或加重对方责任的“霸王条款”；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如诉讼需明确至某地方法院，仲裁需明确至某仲裁委员会）。

财务专项审核（由财务部门负责）：

价款与支付条款：金额是否准确，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）、支付节点（如“验收合格后7个工作日内”）是否明确，是否涉及税务合规（如发票类型、开具时间）；

履约保证金/质保金：金额、返还条件及时间是否合理，是否纳入公司资金管理流程；

财务相关违约责任：如逾期付款的违约金计算方式是否合理，是否超过法定上限（通常不超过LPR的4倍）。

业务专项审核（由业务部门负责）：

业务可行性：合同内容是否符合公司业务发展规划，合作需求是否明确；

履约能力：对方是否具备履行合同所需的资源、技术、资质（如生产、服务能力）；

业务条款匹配性：标的物规格、服务标准、交付要求等是否与业务需求一致，验收标准是否具体可操作。

专项审核需在收到完整材料后3个工作日内完成，审核人员填写《专项审核意见表》（见表3），明确“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改意见。

（四）综合风险评估与修订汇总

风险汇总：法务部门收集各专项审核意见，梳理合同存在的法律、财务、业务风险点，形成《合同风险排查清单》（见表4），明确风险等级（高/中/低）及应对建议。

修订协调：法务部门组织业务、财务等部门召开审核协调会（若争议较大），对高风险条款进行逐项讨论，形成统一修订意见；若需与对方协商，由业务部门牵头沟通，法务部门提供支持。

修订确认：业务部门根据审核意见修订合同草案，修订完成后再次提交法务部门复核；法务部门重点检查高风险条款是否整改到位，确认后形成《合同修订确认表》（见表5），由各审核部门签字确认。

（五）最终审批与签署

审批流程：根据合同金额及重要性，履行最终审批权限（例如：金额≤10万元由部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元由分管副总审批；金额＞50万元由总