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库存盘点操作规范协议

引言与目的

为确保公司库存数据的准确性、完整性，优化库存管理，降低运营风险，提高决策效率，特制定并签署本协议。

本协议旨在明确库存盘点工作的基本原则、操作流程、职责分工、时间安排、质量控制及异常处理等内容，作为公司库存盘点活动开展的规范性依据。

定义与解释

库存盘点指对指定时间点，公司仓库、车间、营业场所等地点存放的原材料、半成品、产成品、商品、辅料、包装物等所有实物库存进行数量、质量、状态等方面的清点、核对和记录活动。

账面库存指公司会计或仓储系统记录的、某一特定时间点的库存数量和价值。

实物库存指通过实际清点确认的库存数量和状态。

盘点周期指进行库存盘点的时间间隔，如月度、季度、年度或按需临盘。

盘点小组由相关部门人员组成的负责具体盘点工作的团队，通常包括仓储管理人员、财务人员、相关业务人员等。

盘盈指账面库存与实物库存数量不符，库存数量超出账面记录的情况。

盘亏指账面库存与实物库存数量不符，库存数量低于账面记录的情况。

质量检查盘点过程中对库存物品外观、包装、有效期、损坏程度等进行评估的过程。

盘点原则

全面性原则确保被盘点范围内的所有库存项目均被纳入盘点范围，无遗漏。

准确性原则确保盘点数量、质量记录的准确无误，账实相符。

及时性原则盘点工作应在预定时间内完成，盘点结果应及时处理和反馈。

客观性原则盘点过程应客观公正，不受主观因素或个人偏见影响。

责任性原则明确各方在盘点工作中的职责，确保责任到人。

安全原则盘点过程中应遵守安全操作规程，确保人身和财产安全。

职责分工

管理层/决策层负责审批盘点计划、预算及重大盘点活动；提供必要的资源支持；监督盘点工作的整体进展和质量；对盘点结果进行分析，并作出相应决策。

仓储/物流部门负责提供准确的库存账面数据；负责组织或配合实施库存实物盘点；负责提供盘点所需的场地、工具、指示标识等；负责对库存物品进行初步的质量检查和状态标识；负责保管盘点过程中产生的相关单据和记录。

财务部门负责提供准确的账面库存数据并进行核对；负责盘点结果的数据汇总、分析及财务影响评估；负责处理因盘点差异产生的财务调整事项；负责监督盘点数据的准确性和完整性。

采购/销售/生产部门根据需要，配合提供相关库存物品的来源、去向或使用记录；参与特定品类或重点库存的盘点工作；对盘盈、盘亏的原因进行分析并提出改进建议。

盘点小组成员（具体执行人员）严格按照规范执行盘点操作；负责清点数量、检查质量、记录结果；签名确认盘点记录的真实性；及时报告盘点过程中发现的问题和异常情况。

盘点计划与准备

盘点周期根据公司管理需要和库存特性，确定盘点周期（如每月末、每季末、年末或特定项目完成后）。

盘点范围确定明确本次盘点涉及的具体仓库、区域、物料编码范围。

盘点方案制定确定盘点方法（如全面盘点、重点盘点、抽盘）、时间表、人员安排、场地布置、工具准备（如盘点表、笔、扫描枪、量具、相机等）。

盘点前准备数据冻结在盘点开始前，冻结账面库存数据，防止在此期间发生出入库变动影响结果；物品整理对盘点区域内的库存进行整理、分区，保持通道畅通，标识清晰；人员培训对参与盘点的人员进行操作规程、盘点方法、系统使用等方面的培训；系统准备确保盘点所需软件系统（如WMS、ERP）运行正常，数据接口可用。

盘点操作流程

现场盘点点数严格按照指定方法逐项清点库存数量，对于大件或大宗物料可采用量方、称重等方法辅助；质检对库存物品的外观、包装、标识、有效期、损坏情况等进行检查，记录质量状态；记录将清点数量和质量检查结果，准确、清晰地记录在盘点表或其他指定记录工具上，并注明物料编码、名称、规格、批号（如适用）；复核盘点人员应相互复核或由指定人员进行复核，减少错误；异常处理对盘点中发现的破损、过期、毁损、丢失等情况，应单独标识、隔离，并立即上报。

数据录入与核对盘点完成后，将纸质盘点表数据录入系统或指定电子表格；进行账实初步核对，生成盘点差异报告（盘盈/盘亏清单）。

复盘（如需要）对首次盘点结果有较大差异或存在明显疑点的区域/项目，应组织复盘，查找原因。

盘点结果处理与分析

差异报告盘点小组根据盘点记录编制详细的盘点差异报告，列明盘盈、盘亏的物料名称、规格、数量、账面金额、实盘金额及差异金额。

原因分析相关部门（仓储、财务、业务等）对盘点差异（特别是盘亏）产生的原因进行深入分析，可能的原因包括：记录错误、收发货差错、计量不准、管理不善、盗窃、损耗、自然挥发/过期、毁损等。

责任认定根据原因分析，初步认定产生差异的责任部门或人员。

审批与调整盘点差异报告需按公司规定流程报送管理层审批。经批准后，财务部门根据审批结果进行库存账务调整。

持续改进对盘点中暴露出的问题和管理漏洞，相关部门应制定并落实改进措施，如优化收发货流程、加强库区管理、改进计量工具、完善系统功