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会计凭证装订流程规范

作为在财务岗位摸爬滚打了十年的“老会计”，我始终记得带我的师傅说过：“凭证装订不是简单的‘扎本子’，这是财务档案的‘门面’，更是企业经济活动的‘活账本’。”这些年经手过几千册凭证，从最初手忙脚乱把线绳勒破凭证纸，到现在闭着眼都能把包角折得方方正正，我愈发明白：规范的装订流程，藏着财务人对细节的敬畏，对责任的坚守。下面，我就以亲身实践为底，把这门“手艺活”的流程和盘托出。

一、前期准备：兵马未动，粮草先行

装订前的准备工作，就像炒菜前备齐食材——看似琐碎，却直接影响后续操作的顺畅度。我刚入行时总想着“先干起来再说”，结果不是找锥子翻遍抽屉，就是发现封面尺寸不对，浪费了不少时间。后来师傅一句话点醒我：“准备不充分，装订必打盹。”

1.1工具与材料清单

首先得备齐“家伙事儿”。常用的工具有：

装订机（电动或手动均可，手动适合厚度不超过2厘米的凭证，电动效率更高但需注意电压稳定）；

锥子（金属细锥，用于手工打孔时精准定位）；

棉线（选择蜡质粗棉线，拉力强且不易磨损凭证）；

胶水（建议用固体胶或白乳胶，液体胶水易渗透导致凭证粘连）；

封面与包角纸（必须选用牛皮纸或硬卡纸材质，尺寸需与凭证一致，一般为24cm×15cm）；

裁纸刀与直尺（用于修剪超出尺寸的附件或对齐凭证边缘）；

回形针与长尾夹（临时固定凭证，防止整理时散页）。

1.2待装订资料整理

除了工具，核心是整理待装订的会计凭证。每月结账后，我会把所有已审核的记账凭证（含科目汇总表）和原始凭证（发票、收据、合同复印件等）集中到装订区。这时候要做三件事：

一是核对完整性：按凭证编号逐张检查，确保从“记字1号”到“记字X号”连续无缺失，若发现漏号或重号，必须马上找制单会计确认；

二是分类排序：先按日期从早到晚排列，同日期的按凭证号升序排列，这样装订后查阅时能直接按时间线追溯；

三是去除金属物：原始凭证上的订书钉、别针要全部拆掉——我吃过亏，有次没拆干净，装订机加热时金属物烫穿了封面，最后整册重新装订，麻烦得很。

二、凭证整理：细节里见真章

准备工作做完，就到了“打磨”凭证的关键环节。这一步像编辫子，每根头发都要理顺，否则辫子就会歪歪扭扭。

2.1对齐与压平

我习惯把整理好的凭证正面朝上，左上角对齐，放在平整的桌面上。这时候用右手掌根压住凭证顶部，左手从下往上推，反复几次，让所有凭证边缘完全贴合。遇到厚度不均的（比如某张附件特别多），就用重物（比如厚字典）压半小时，避免装订后出现“鼓包”。

2.2附件折叠与粘贴

原始凭证的大小参差不齐，这是最考验耐心的地方。师傅教过我“三不原则”：不超出凭证边缘、不遮挡凭证内容、不影响翻阅。具体操作分三种情况：

大尺寸附件（如A4纸大小的合同）：先沿凭证左边缘对齐，多余部分向右折叠；若上下超出，就沿凭证上边缘对齐，多余部分向下折叠，折叠后呈“L”形，确保折叠处平整无褶皱；

小尺寸附件（如出租车票、餐饮小票）：用固体胶在背面均匀涂抹，从右往左、从上往下错层粘贴在一张与凭证同大的空白纸上，像贴邮票一样留出1厘米的装订边，避免粘贴过紧导致翻页困难；

特殊附件（如银行回单、工资表）：若数量多且厚度大，可单独装订成册，但必须在主凭证上注明“附件另册”，并在另册封面标注关联的主凭证号。

2.3确定装订线位置

这一步是为打孔做准备。我一般用直尺量出凭证左侧1.5厘米处画一条虚线，这就是装订线的位置。之所以留1.5厘米，是因为太窄了线绳容易勒破凭证，太宽了会遮挡“摘要”“金额”等关键信息。画好线后，用长尾夹在顶部、中部、底部固定，防止后续操作移位。

三、装订操作：手稳心细方得法

到了真正“下针”的时候，我通常会深吸一口气——这一步出错，前面的功夫全白费。装订分“手工装订”和“机器装订”两种，企业可根据凭证厚度和设备条件选择，我更推荐手工装订，因为能更好控制细节。

3.1手工装订步骤

手工装订像缝补衣服，讲究“进针准、拉线匀、打结牢”。具体分四步：

打孔：用锥子沿装订线均匀打三个孔（上、中、下各一个，间距3-4厘米），打孔时左手按住凭证，右手拿锥子垂直用力，避免孔位偏移。如果凭证太厚（超过3厘米），可分两次打孔，防止锥子断裂；

穿线：取一根60厘米长的棉线，对折成两股，从中间孔由内向外穿出，再将两端分别从上下孔由外向内穿出，形成“倒U”形；

绕线：将两端线绳交叉绕到凭证背面，在中间孔处打结（结要打在凭证背面，避免正面凸起），然后拉紧线绳，注意力度——太松了凭证会散页，太紧了可能扯破纸张；

包角：这是最见“手艺”的一步。取包角纸（直角三角形，边长8cm×8cm），将直角边对齐凭证左上角，背面涂满胶水，先将水平边向下折叠覆盖装订线，再将垂直边向右折叠覆盖侧面，最后用手指压实包角，确保无气泡。包角折好后，在折角处用铅笔轻轻写上凭证号（如“1/5