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企业内部文件归档标准流程

一、总则与目的

为规范企业内部文件管理，确保各类文件的系统性、安全性与可追溯性，提高工作效率，降低信息查找成本，特制定本标准流程。本流程适用于企业各部门在日常运营中产生的具有保存价值的各类文件，旨在实现文件从形成、流转、归档至最终销毁的全生命周期规范化管理。

二、归档范围与责任界定

（一）归档文件范围

凡在企业经营管理、业务开展、行政管理、人力资源、财务审计、对外交往等活动中形成的，具有查考利用价值、凭证价值或历史研究价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，均属于归档范围。具体包括但不限于：

*各类合同、协议、备忘录；

*重要的会议纪要、决议、通知、通报；

*工作计划、总结、报告、请示、批复；

*项目立项、方案、过程资料、验收报告；

*财务凭证、账簿、报表（按财务制度规定）；

*员工档案核心材料、重要人事任免与奖惩文件；

*对外正式发文及重要收文；

*其他经部门负责人认定需归档的重要文件。

（二）责任主体

1.文件形成部门：各部门负责人为本部门文件归档工作的第一责任人，负责监督本部门文件的规范形成、及时整理与定期归档。文件形成人是文件归档的直接责任人，确保所产生文件的完整性、准确性，并按要求提交归档。

2.档案管理部门/岗位：企业指定的档案管理部门（如综合管理部或行政部下设档案岗）负责统筹、指导、监督全公司的文件归档工作，制定和维护归档标准，提供专业支持，并对归档文件进行最终的审核、接收、保管与提供利用。

三、文件形成与预处理

（一）文件格式规范

*电子文件应优先采用通用、开放的格式，如PDF（不可编辑版用于归档）、DOCX、XLSX、PPTX等。特殊格式文件应同时归档其读取工具或转换为通用格式。

*纸质文件应使用符合归档要求的纸张，字迹清晰、耐久。

（二）文件命名规则

文件命名应具有唯一性和可读性，能准确反映文件内容。建议采用“部门/项目-年份-文件类型-核心主题-版本号（如适用）”的组合方式。各部门可在此基础上，结合自身业务特点进行细化，但需保持一致性。

（三）版本控制

对于存在多版本的文件，应明确最终归档版本。重要文件的关键版本变更记录可一并归档。

（四）涉密文件处理

涉及企业商业秘密或敏感信息的文件，应在文件形成时明确密级，并按照企业保密规定进行标识、传递和预处理，归档时需单独存放并采取加密等安全措施。

四、文件分类与归档操作

（一）分类体系构建

企业应建立统一的文件分类体系，可结合部门、业务类型、项目、年度等多维度进行层级划分。分类体系应具有逻辑性、稳定性和可扩展性。档案管理部门负责制定和发布分类指引。

（二）归档时限

*日常业务文件应在办理完毕或项目阶段性结束后及时整理归档，最迟不超过次月底。

*年度性、总结性文件应在次年规定时间内完成归档。

*特殊项目文件应在项目验收或结束后规定时间内完成归档。

（三）归档流程

1.部门整理：文件形成人或部门档案员按照分类体系和预处理要求，对本部门需归档文件进行整理、组卷（或打包），填写《文件归档登记表》。

2.部门审核：部门负责人或其指定人员对本部门拟归档文件的完整性、准确性、规范性进行审核。

3.提交归档：审核通过后，将电子文件上传至指定的档案管理系统或存储位置，纸质文件连同《文件归档登记表》一并提交给档案管理部门。

4.接收与验收：档案管理部门对接收的文件进行检查验收，核对文件数量、质量、分类、著录等是否符合要求。验收合格的予以接收登记；不合格的，退回形成部门补充完善。

5.编号与存放：档案管理部门对接收的档案进行统一编号（如适用），并按照分类体系和存储规范进行有序存放。电子档案应确保存储路径清晰，备份完整；纸质档案应进行必要的装订、装盒。

五、归档后管理与利用

（一）档案保管

*电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。

*纸质档案应存放在符合“九防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体）要求的档案库房或柜具中。

（二）档案检索与利用

*档案管理部门应建立便捷的档案检索系统，确保用户能够快速准确地查找所需档案。

*严格执行档案借阅、复制、查阅制度。借阅档案需履行审批手续，明确借阅期限和责任。涉密档案的利用应符合保密规定。

*档案利用过程中，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。

（三）档案统计与鉴定

档案管理部门应定期对档案的收进、移出、利用、保管等情况进行统计。根据档案保管期限表，定期对已到保管期限的档案进行价值鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见，报相关领导审批后执行。

六、档案销毁

（一）销毁范围

经鉴定确认已无保存