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酒店物资报损管理制度,报损比例规定、报损物资处理办法

为规范酒店物资管理流程，有效控制运营成本，明确物资报损责任边界，杜绝因管理疏漏或人为过失导致的资产流失，保障酒店资产安全与财务数据准确性，结合酒店实际运营需求与行业通行标准，制定本物资报损管理制度。本制度适用于酒店各部门（含客房部、餐饮部、前厅部、后勤部、工程部等）所有固定资产、低值易耗品、消耗性物资的报损管理，涵盖布草、餐具、清洁用品、设备设施、食品原料等全品类物资。

一、管理职责划分

各部门需严格履行物资管理主体责任，形成“使用部门申报-仓储部门核验-财务部门监督-管理层审批”的闭环管理机制：

1.使用部门：负责本部门物资的日常保管、使用及维护，建立物资领用、消耗台账；发现物资损坏或达到报废标准时，第一时间填写《物资报损申请单》，注明物资名称、规格、数量、购入时间、原值、报损原因（区分自然损耗、人为损坏、意外事故等）及责任认定（无责任/部分责任/全责），经部门负责人初审签字后提交至仓储部与财务部。

2.仓储部门：负责核对报损物资的库存记录，确认申报数量与实际库存是否一致；现场查验报损物资的物理状态（如破损程度、使用年限、是否可修复），判断是否符合报损标准；对可回收再利用的物资进行分类登记，建立《报损物资回收台账》。

3.财务部门：审核报损单据的完整性与合规性，核对物资购入凭证、折旧记录（针对固定资产）及历史报损数据；分析报损原因是否合理，对超比例或异常报损（如短期内同一物资多次报损）启动责任追溯程序；监督报损物资处置过程，确保残值回收款及时入账。

4.管理层：根据报损金额或影响程度履行审批职责。单次报损金额500元（含）以下的，由使用部门负责人审批；500元至2000元（含）的，由财务总监审批；2000元以上或涉及固定资产（如空调、电视）的报损，需经总经理审批。

二、报损流程规范

物资报损需严格遵循“发现-申报-核查-审批-处置-归档”的全流程操作，确保每个环节可追溯：

1.报损发现与申报：使用部门员工在日常操作中发现物资损坏（如布草破损洞眼、餐具裂痕、设备无法修复）或过期（如食品原料超过保质期）时，需立即向部门主管报告。主管确认后，24小时内填写《物资报损申请单》，附报损物资照片（至少2张，需显示物资全貌及破损细节），提交部门负责人初审。

2.联合核查：仓储部与财务部收到申请单后，需在48小时内完成现场核查。仓储部重点核查物资数量、规格与库存台账是否一致，确认无挪用、丢失情况；财务部核查物资原值、已使用年限、折旧金额（固定资产），并结合历史数据判断报损比例是否合理。若涉及人为责任（如操作不当导致设备损坏），需由使用部门提供责任认定说明及责任人签字确认。

3.分级审批：经核查符合报损条件的申请单，按金额分级提交审批。审批人需重点审核报损原因的真实性与处置方案的合理性（如是否可修复再利用），对存疑事项可要求补充材料或现场复勘。未通过审批的申请单需注明理由，退回使用部门重新处理。

4.物资处置与记录：审批通过后，使用部门需在3个工作日内将报损物资移交仓储部。仓储部按类别（可回收/不可回收）分类存放，填写《报损物资处置记录表》，记录物资名称、数量、处置方式（回收再利用/专业销毁/变卖）、处置时间及经手人。财务部门同步更新物资台账，登记报损金额及残值收入（如有）。

5.档案归档：所有报损单据（申请单、核查记录、审批意见、处置凭证）需由财务部整理归档，保存期限不少于3年，以备审计或追溯查询。

三、报损比例规定

为平衡运营成本与服务质量，结合各品类物资的使用特性与行业平均损耗水平，制定差异化报损比例标准，超出标准部分需说明原因并落实责任：

1.布草类（毛巾、床单、桌布等）：

以自然损耗为主，年损耗率（报损数量/年度平均库存量）不超过5%。其中，客房布草（床单、被罩）因清洗频率高，年损耗率不超过6%；餐饮布草（桌布、口布）因接触油污概率大，年损耗率不超过7%。人为损坏（如烟头烫洞、尖锐物划裂）不计入自然损耗比例，由责任人按物资原值的80%赔偿；部门累计人为损坏占比超过布草总报损量20%的，扣减部门当月绩效分5分。

2.餐具/瓷器类（餐盘、碗碟、玻璃器皿等）：

月损耗率（报损数量/月度平均使用量）不超过3‰。其中，玻璃器皿因易碎性，月损耗率可放宽至5‰；骨瓷餐具因材质坚固，月损耗率严格控制在2‰以内。因清洗操作不当（如堆码过高、用力碰撞）或服务失误（如托盘滑落）导致的破损，视为人为责任，由直接责任人按物资原值的100%赔偿；部门月损耗率超标的，超出部分按原值的30%扣减部门运营经费。

3.清洁用品类（清洁剂、百洁布、手套等）：

属于消耗性物资，正常使用损耗