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档案交接标准表格模板

一、档案交接的核心意义与标准化需求

档案交接并非简单的物品传递，而是信息管理权与责任的转移。无论是人员变动、部门调整，还是项目结束、档案归档，规范的交接流程都是防止档案遗失、损坏、篡改或信息泄露的第一道防线。缺乏标准表格的交接，往往导致记录不全、责任不清，一旦发生问题，追溯困难，极易造成不可挽回的损失。因此，制定并推行标准化的档案交接表格，是提升档案管理规范化水平、保障档案资源安全与利用的内在要求。

二、档案交接标准表格模板设计原则

标准表格模板的设计应遵循以下原则：

1.全面性原则：涵盖交接过程中所有关键信息点，确保无遗漏。

2.清晰性原则：栏目设置明确，语言表述简练，易于理解和填写。

3.准确性原则：设计的栏目应能引导填写者提供精确信息，避免模糊不清。

4.责任明确原则：明确划分交接双方及相关人员的责任。

5.实用性原则：表格应简洁易用，符合实际操作需求，避免冗余。

三、档案交接标准表格模板

档案交接单

**交接基本信息**

内容

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**1.交接单号**

（可自行编码，如：JJD-年份-序号）

**2.交接部门/单位**

**3.接收部门/单位**

**4.交接人**

姓名：____________职务：____________

**5.接收人**

姓名：____________职务：____________

**6.监交人**

姓名：____________职务：____________

**7.交接日期**

______年____月____日

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交接档案明细清单

序号

档案名称/编号

档案起止日期/卷数

载体形式(纸质/电子/其他)

数量(册/盒/份/GB)

备注(如存放位置、特殊说明)

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1

2

3

4

5

...

...

...

...

...

...

**合计**

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交接双方声明与确认

交接人声明：

本人已将上述清单所列档案资料完整、真实地移交给接收方，并对移交前档案的真实性、完整性和安全性负责。

交接人签字：______________

日期：______年____月____日

接收人声明：

本人已对上述清单所列档案资料进行了认真核对，确认档案资料完整、准确，符合交接要求，同意接收。接收后，将对档案的保管和利用负责。

接收人签字：______________

日期：______年____月____日

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监交人意见(如适用)

监交人签字：______________

日期：______年____月____日

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其他说明事项

（可填写交接过程中需要特别说明的问题、遗留问题、附件材料等）

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签批栏(根据单位流程设置)

部门负责人审批

签字：____________日期：______年____月____日

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档案管理部门意见

签字：____________日期：______年____月____日

(其他相关部门)

签字：____________日期：______年____月____日

四、使用说明及注意事项

1.交接单号：建议按照“交接类型-年份-流水号”的规则编制，便于追溯和管理。

2.档案明细填写：应尽可能详细、准确。档案名称/编号应与档案实体标注一致；数量单位需明确；载体形式需注明，电子档案还可注明存储介质或路径信息。

3.交接前准备：交接人应提前整理待交接档案，编制明细清单，并确保档案材料的完整与规范；接收人应提前了解档案情况，准备接收条件。

4.核对与确认：交接过程中，交接双方应共同对档案实物与清单进行逐一核对，确保无误后再行签字确认。对于电子档案，还需检查数据的完整性、可读性及相关元数据。

5.监交人：重要档案的交接或在规定情况下，应有监交人在场并履行监交职责。

6.存档要求：交接单一式多份（